WWW.MASH.DOBROTA.BIZ
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - онлайн публикации
 

Pages:     | 1 || 3 |

«ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ...»

-- [ Страница 2 ] --

Вид печати, используемой для заверения, определяется по усмотрению организации [7, 21] .

Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Этот реквизит документа представляет информацию о сотруднике организации, подготовившем документ, и способ установления контактов с ним.

Реквизит включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа и номер его телефона:

П.П. Петров 123-4567 или Петр Петрович Петров 123-4567 Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит документа включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, окончании делопроизводства по нему, или краткие сведения об исполнении, а при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении.

Реквизит также содержит слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, должность лица, направившего документ в дело, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату, когда документ отправлен в дело [7, 21]:

Отправлен факс от 14.04.2007 № 23 В дело № 03-07 (Должность) (Личная подпись) И.И. Иванов (Дата) или Издан приказ от 24.07.2007 № 12 «Об утверждении номенклатуры дел»

В дело № 01-07 (Должность) (Личная подпись) И.И. Иванов (Дата) Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию .

Это реквизит документа, который проставляется от руки или при помощи штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте .

Наличие на документе отметки о его поступлении в организацию свидетельствует о том, что документ включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью .

Структура отметки о поступлении документа в организацию зависит от вида документа, структуры делопроизводства организации, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы .

Обязательными элементами данного реквизита являются порядковый номер и дата поступления документа в организацию. При необходимости проставляются часы и минуты поступления документа. Регистрационный номер может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, кодом корреспондента или иными другими идентификаторами [7, 21] .

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа .

Это реквизит документа, который представляет собой отметку, размещенную в нижнем колонтитуле (отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа) .

Идентификатор электронной копии документа проставляется в момент подготовки документа и включает в себя наименование файла на машинном носителе (где хранится документ) и дату документа. Кроме того, реквизит может включать в себя код оператора, место изготовления документа, количество страниц в документе, количество экземпляров документа и иные данные в зависимости от особенностей структуры информационных систем организации .

Общие требования к бланкам документов. Документы, как правило, изготавливают на бланках. При изготовлении бланков, формировании геометрии полей и площадей размещения конкретных реквизитов следует руководствоваться Приказом Минкультуры России «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и ГОСТ Р 6.30-2003 .

Для бланков применяется бумага форматов А4 (210 297 мм) и А5 (148 210 мм), белого цвета или слабо окрашенная в светлые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта .





Бланки документов, как правило, имеют поля следующих размеров:

- левое поле — 20 мм;

- правое поле — 10 мм;

- верхнее поле – 20 мм;

- нижнее поле – 20 мм .

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на компьютере .

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам соответствующих органов государственной власти .

Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков документов с изображением герба субъекта Российской Федерации или зарегистрированной эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются их порядковые номера .

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) .

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам .

Состав видов и формы бланков документов обычно утверждаются руководителем организации. Например, состав видов и формы бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению службы документального обеспечения управления .

В зависимости от месторасположения реквизитов на бланке существуют угловой и продольный варианты бланков документов. При продольном варианте бланка документа его реквизиты располагают по всей ширине листа бумаги вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом варианте бланка документа его реквизиты располагают в левом верхнем углу листа бумаги и выравнивают либо по левому полю, либо по центру отведенной для реквизитов площади .

Бланки документов могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов .

Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации и эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещение на части площади, занимаемой реквизитом наименования организации .

Общий бланк документа. Формуляр общего бланка может включать следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- дату документа (только постоянная часть реквизита);

- регистрационный номер документа (только постоянная часть реквизита);

- место составления или издания документа .

На общем бланке документа возможно продольное или угловое расположение реквизитов (рис. 7.3) .

Бланк конкретного вида документа. Формуляр бланка конкретного вида документа может включать такие реквизиты, как:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата документа (только постоянная часть реквизита);

- регистрационный номер документа (только постоянная часть реквизита);

- место составления или издания документа .

–  –  –

Бланк письма. Формуляр бланка письма может включать следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации (ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- наименование организации;

- справочные данные юридического лица;

- дату документа (только постоянная часть реквизита);

- регистрационный номер документа (только постоянная часть реквизита);

- ссылку на регистрационный номер и дату документа (только постоянная часть реквизита) .

Образцы порядка размещения реквизитов на бланке письма федерального агентства показаны на рис. 7.4 .

–  –  –

Рис. 7.4. Угловое (а) и продольное (б) расположение реквизитов на бланке письма федерального агентства Бланки должностных лиц и структурных подразделений .

Должностные лица и структурные подразделения организаций могут изготавливать документы на соответствующих бланках, в зависимости от вида документа. Бланки должностных лиц и структурных подразделений делятся, так же как и бланки организации, на следующие виды: бланк письма, бланк конкретного вида документа, общий бланк.

Соответственно, формуляр бланка должностного лица или структурного подразделения может включать реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации (ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- наименование организации (в данном случае включает наименование должностного лица или структурного подразделения);

- наименование вида документа;

- справочные данные юридического лица;

- дату документа (только постоянная часть реквизита);

- регистрационный номер документа (только постоянная часть реквизита);

- ссылку на регистрационный номер и дату документа (только постоянная часть реквизита);

- место составления или издания документа .

Образцы порядка размещения реквизитов на бланке должностного лица федерального агентства приведены на рис. 7.5 .

–  –  –

1. Дайте определение структуры .

2. Что представляет собой простой и составной документ?

3. Раскройте понятия монодокумента и полидокумента .

4. Перечислите реквизиты управленческих документов .

5. Каково расположение реквизитов по бланку документов?

6. Какие существуют виды расположения реквизитов на бланках?

7. Какие виды бланков применяются в организациях?

8. Поясните оформление реквизита «Государственный герб РФ» .

9. Как оформляется реквизит «Эмблема организации или товарный знак»?

10. Опишите оформление реквизита «ОГРН» юридического лица .

11. Как оформляется реквизит «ИНН/КПП»?

12. Как оформляется реквизит «Дата документа»?

13. Как оформляется реквизит «Адресат»?

14. Поясните оформление реквизита «Подпись» .

ГЛАВА 8. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ

К ОФОРМЛЕНИЮ РАЗЛИЧНЫХ СЛУЖЕБНЫХ

ДОКУМЕНТОВ

8.1. Общие требования к составу и назначению организационно-правовых документов .

Порядок подготовки, структура текстов Первым шагом на пути развития юридического лица является процесс создания этого юридического лица, а затем запуск в действие его систем и процессов управления .

Вся эта деятельность может включать в себя следующие этапы:

- документально зафиксированное решение о создании организации (включая выбор ее владельцев и организационно-правовой формы) и назначение ее руководителя на период регистрации;

- регистрация организации;

- назначение руководителя созданной организации;

- утверждение структуры управления;

- определение штатной численности, номенклатуры должностей и тарифной сетки центрального аппарата управления;

- регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

- определение штатной численности, номенклатуры должностей и тарифной сетки структурных подразделений;

- формирование коллегиальных и совещательных органов управления, регламентация деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

- установление режима работы и системы охраны;

- организация труда и оценка труда работников;

- реорганизация организации;

- прекращение деятельности организации .

Все перечисленные этапы фиксируются в организационноправовых документах, содержащих следующие сведения:

- правовой статус организации и компетенцию;

- структуру, штатную численность и должностной состав организации;

- функциональное содержание деятельности организации в целом и каждого ее структурного подразделения;

- обязанности и права работников;

- правила, нормы, положения, которые действуют в организации .

К организационно-правовым документам организации относятся:

- устав организации;

- положение об организации;

- учредительный договор;

- положения о коллегиальных и совещательных органах;

- регламенты работы коллегиальных и совещательных органов аппарата управления;

- положения о структурных подразделениях;

- штатное расписание;

- должностные инструкции работников;

- инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению управления) .

Положения организационно-правовых документов основываются на нормах административного права и являются правовой основой деятельности организации .

Датой вступления в действие организационно-правового документа считается дата его утверждения .

Особое место среди организационно-правовых документов занимают учредительные документы, к которым относятся устав организации или положение об организации и учредительный договор. Это те документы, на основании которых действуют юридические лица и которые подтверждают факт легализации юридического лица на территории Российской Федерации .

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня ее государственной регистрации .

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным, т. е. они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых документов .

Все организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и регистрации, порядок проведения которой зависит от вида этих документов, структуры и организационно-правовой формы организации, например:

- устав организации, положение об организации и учредительный договор в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица, утверждаются общим решением владельцев организации и регистрируются налоговым органом (или территориальным подразделением Министерства юстиции Российской Федерации);

- штатная численность, номенклатура должностей и тарифная сетка центрального аппарата управления утверждаются и регистрируются общим решением владельцев организации;

- положения и регламенты работы коллегиальных и совещательных органов аппарата управления утверждаются и регистрируются общим решением владельцев организации;

- положения о структурных подразделениях, их штатное расписание и должностные инструкции работников утверждаются руководителем организации и регистрируются службой документационного обеспечения управления;

- инструкции по отдельным видам деятельности утверждаются руководителем организации и регистрируются службой документационного обеспечения управления;

- инструкции по технике безопасности и противопожарной безопасности (и другие аналогичные документы) утверждаются руководителем организации и регистрируются службой документационного обеспечения управления .

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов .

Текст организационно-правовых документов состоит из разделов (или статей), имеющих заголовки. Заголовки печатаются полужирным шрифтом, выравниваются по центру и состоят из обозначения и наименования. Обозначение раздела (статьи) включает напечатанное с прописной буквы слово «Раздел» (или «Статья») и порядковый номер, обозначенный римскими или арабскими цифрами (знак «№»

не ставится). Вне зависимости от конфигурации текста все разделы (или статьи) имеют единую сквозную нумерацию. В конце обозначения ставится точка. Наименование раздела (или статьи) печатается с прописной буквы. Точка в конце заголовка статьи не ставится .

В зависимости от содержания раздел (или статья) может подразделяться на пункты и подпункты, при этом порядок их идентификации имеет следующий вид:

- пункты раздела (или статьи) заголовков не имеют. Печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой;

- подпункты раздела (или статьи) заголовков не имеют и нумеруются в пределах одного пункта. Печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой .

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) [7] .

8.2. Оформление учредительных документов

Учредительный договор – это учредительный документ, которым будущие владельцы организации принимают на себя обязательства по созданию юридического лица, определяют порядок функционирования и направления деятельности этого юридического лица, способы реорганизации и ликвидации созданного юридического лица .

Для отдельных видов юридических лиц порядок создания учредительного договора регулируют федеральные законы (например: Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 12.01.1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях») .

Формуляр учредительного договора организации содержит реквизиты:

- наименование организации;

- гриф утверждения документа;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- текст документа;

- подписи;

- идентификатор электронной копии документа;

- визы согласования документа;

- отметку о регистрации документа налоговым органом (или территориальным подразделением Министерства юстиции Российской Федерации);

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Текст учредительного договора организации может включать следующие разделы:

- вводную часть;

- цель заключения договора;

- общие положения (организационно-правовой статус, название организации, ее месторасположение);

- цели создания юридического лица;

- права и обязанности владельцев;

- порядок образования активов и капитала (акционерный или уставный) организации;

- порядок управления доходами организации;

- порядок ответственности владельцев по обязательствам организации;

- порядок управления делами организации;

- порядок ведения учета и отчетности;

- порядок изменения состава владельцев;

- порядок рассмотрения споров;

- порядок изменения и расторжения учредительного договора;

- порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица .

Учредительный договор подписывается всеми владельцами юридического лица [33 – 36] .

Устав организации – локальный нормативный акт, на основании которого действует организация. Это учредительный документ, определяющий организационно-правовой статус юридического лица и его наименование, цели его создания, организационную структуру и порядок деятельности .

В настоящее время не существует нормативного правового акта, который однозначно регламентирует порядок создания рассматриваемого документа. Для получения исходной информации можно использовать ранее действовавший ГОСТ 6.25-70 .

Для отдельных видов юридических лиц порядок создания устава регулируют следующие нормативные правовые акты: Федеральный закон «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», Федеральный закон «Об акционерных обществах», Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон «О некоммерческих организациях» .

Формуляр устава организации может содержать реквизиты:

- наименование организации;

- гриф утверждения документа;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- текст документа;

- идентификатор электронной копии документа;

- визы согласования документа;

- отметку о регистрации документа налоговым органом (или территориальным подразделением Министерства юстиции Российской Федерации);

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Текст устава организации может иметь следующие разделы:

- общие положения (организационно-правовой статус, название организации, ее месторасположение);

- цели создания юридического лица и виды деятельности;

- права и обязанности владельцев;

- порядок образования активов и капитала (акционерный или уставный) организации;

- порядок ответственности владельцев по обязательствам создаваемой организации;

- принципы и способы организации управления;

- порядок ведения учета и отчетности;

- порядок использования доходов;

- порядок создания и ликвидации филиалов и представительств;

- порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица .

Структура и штатная численность оформляется на общем бланке документа или бланке письма. В исключительных случаях, если в организации отсутствуют бланки, документ издается на простом листе бумаги (при этом на листе воспроизводятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юридической силы документа) .

В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании структуры и штатной численности на общем бланке документа или на бланке письма);

- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании структуры и штатной численности на общем бланке документа или на бланке письма);

- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании структуры и штатной численности на общем бланке документа или на бланке письма);

- наименование организации (присутствует всегда, размещается на общем бланке документа или на бланке письма при их наличии);

- справочные данные об организации (присутствует только при издании структуры и штатной численности на бланке письма);

- код организации (присутствует только при издании структуры и штатной численности на бланке письма);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присутствует только при издании структуры и штатной численности на бланке письма);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании структуры и штатной численности на бланке письма);

- гриф утверждения документа;

- оттиск печати;

- наименование вида документа;

- дату создания документа;

- номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись;

- идентификатор электронной копии документа;

- визы согласования документа;

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Текст документа «Структура и штатная численность» обычно оформляется в виде таблицы .

Структура и штатная численность подписывается руководителем кадровой службы организации и бухгалтером (или главным бухгалтером при его наличии) организации, а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Структура и штатная численность вводится в действие приказом по организации, подписанным руководителем организации [7, 33, 34 – 36] .

Штатное расписание – это документ, который в соответствии со структурой и штатной численностью устанавливает перечень должностей в организации, численность персонала по каждой должности, размеры должностных окладов и надбавок к должностным окладам. Штатное расписание в случае отсутствия в организации документа «Структура и штатная численность» устанавливает структуру организации .

Штатное расписание оформляется по форме Т-3, утвержденной Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике, на общем бланке документа или бланке письма. В исключительных случаях, если в организации отсутствуют бланки, документ издается на простом листе бумаги (при этом воспроизводятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юридической силы документа) .

В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании штатного расписания на бланке);

- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании штатного расписания на бланке);

- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании штатного расписания на бланке);

- справочные данные об организации (присутствует только при издании штатного расписания на бланке письма);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присутствует только при издании штатного расписания на бланке письма);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании штатного расписания на бланке письма);

- место составления или издания документа (присутствует только при издании штатного расписания на общем бланке документа);

- наименование организации (присутствует всегда);

- код организации (присутствует всегда);

- код формы документа;

- гриф утверждения документа;

- оттиск печати;

- наименование вида документа;

- дату создания документа;

- номер документа;

- текст документа;

- подпись;

- идентификатор электронной копии документа;

- визы согласования документа;

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы организации и бухгалтером (или главным бухгалтером при его наличии), а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Штатное расписание вводится в действие приказом по организации, подписанным руководителем организации [7, 33 – 36] .

8.3. Особенности оформления различных видов положений

Положение – локальный нормативный акт, обязательный к исполнению всеми лицами, подпадающими под его действие. Этот документ содержит нормы, регулирующие организационные, финансовые, социальные, технологические и иные специальные стороны деятельности организации, ее структурных подразделений и должностных лиц .

В настоящее время не существует нормативного правового акта, который однозначно регламентирует порядок создания рассматриваемого документа. Для получения исходной информации можно использовать ранее действовавший ГОСТ 6.24-70 .

Краткое описание порядка создания данного документа содержат Приказ Минкультуры России «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и Рекомендации ВНИИДАД .

Положение оформляется на общем бланке документа или бланке письма. В исключительных случаях, если в организации отсутствуют бланки, документ издается на простом листе бумаги (при этом воспроизводятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юридической силы документа) .

В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании положения на бланке);

- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании положения на бланке);

- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании положения на бланке);

- наименование организации (присутствует всегда, размещается на общем бланке документа или на бланке письма при их наличии);

- справочные данные об организации (присутствует только при издании положения на бланке письма);

- код организации (присутствует только при издании положения на бланке письма);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (размещается только при издании положения на бланке письма);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании положения на бланке письма);

- гриф утверждения документа;

- оттиск печати;

- наименование вида документа;

- дату создания документа;

- номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись;

- идентификатор электронной копии документа;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Текст положения может включать следующие разделы:

- общие положения (цели и причины издания документа, область приложения, основания для разработки);

- другие разделы, устанавливающие порядок действий (или запрет на действия) сотрудников в зависимости от сложившейся ситуации .

Сотрудник, подпадающий под действие положения, проставляет на нем свою ознакомительную визу .

Положение подписывается специалистом, его разработавшим, а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Положение вводится в действие приказом по организации, подписанным руководителем организации .

Положение об организации – это локальный нормативный акт, на основании которого действует организация. Положение об организации является учредительным документом, определяющим организационно-правовой статус юридического лица и его наименование, цели его создания, организационную структуру и порядок деятельности .

В настоящее время не существует нормативного правового акта, который однозначно регламентирует порядок создания рассматриваемого документа. Для получения исходной информации можно использовать ранее действовавший ГОСТ 6.24-70 .

Краткое описание порядка создания положения об организации содержат Приказ Минкультуры России «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

и Рекомендации ВНИИДАД .

Формуляр положения об организации может содержать реквизиты:

- наименование организации;

- гриф утверждения документа;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- текст документа;

- подпись;

- идентификатор электронной копии документа;

- визы согласования документа;

- отметку о регистрации документа налоговым органом (или территориальным подразделением Министерства юстиции Российской Федерации);

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Текст положения об организации может включать следующие разделы:

- общие положения (организационно-правовой статус, название организации, ее месторасположение);

- цели создания юридического лица и виды деятельности;

- права и обязанности создателей организации;

- порядок образования имущества организации;

- порядок ответственности создателей по обязательствам организации;

- принципы и способы организации управления;

- порядок ведения учета и отчетности;

- порядок использования активов и средств организации;

- порядок создания и ликвидации филиалов и представительств;

- порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица .

Положение о структурном подразделении – это локальный нормативный акт, на основании которого действует структурное подразделение организации. Данный документ устанавливает организационно-правовой статус структурного подразделения, его функции и обязанности, ответственность и права .

В настоящее время не существует нормативного правового акта, который однозначно регламентирует порядок создания рассматриваемого документа. Для получения исходной информации можно использовать ранее действовавший ГОСТ 6.24-70 .

Краткое описание порядка создания рассматриваемого документа содержат Приказ Минкультуры России «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

и Рекомендации ВНИИДАД .

Положения о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

- положения о коллегиальных и совещательных органах аппарата управления организации (совет директоров, правление) и положения о специализированных подразделениях (ученый совет, научно-технический совет);

- положения о постоянно действующих структурных подразделениях;

- положения о временных структурных подразделениях (комиссиях, советах) .

Положения о структурных подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения о структурных подразделениях разрабатываются для схожих структурных подразделений однотипных организаций или группы однотипных структурных подразделений одной организации .

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке документа или бланке письма. В исключительных случаях, если в организации отсутствуют бланки, документ издается на простом листе бумаги (при этом воспроизводятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юридической силы документа) .

В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании положения о структурном подразделении на бланке);

- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании положения о структурном подразделении на бланке);

- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании положения о структурном подразделении на бланке);

- наименование организации (присутствует всегда, размещается на общем бланке документа или на бланке письма при их наличии);

- справочные данные об организации (присутствует только при издании положения о структурном подразделении на бланке письма);

- код организации (присутствует только при издании положения о структурном подразделении на бланке письма);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присутствует только при издании положения о структурном подразделении на бланке письма);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании положения о структурном подразделении на бланке письма);

- гриф утверждения документа;

- оттиск печати;

- наименование вида документа;

- дату создания документа;

- номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись;

- идентификатор электронной копии документа;

- визы согласования документа;

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Текст положения о подразделении включает следующие разделы:

- общие положения (организационно-правовой статус и наименование подразделения, основания его создания и порядок его подчиненности);

- основные задачи;

- порядок функционирования;

- обязанности, ответственность и права;

- порядок взаимодействия с другими подразделениями .

Руководитель, возглавляющий структурное подразделение, проставляет на нем свою ознакомительную визу .

Положение о структурном подразделении подписывается руководителем кадровой службы организации, а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Положение о структурном подразделении вводится в действие приказом по организации, подписанным руководителем организации [7, 22] .

8.4. Порядок оформления, содержание инструкций

Должностная инструкция – это локальный нормативный акт, на основании которого действует должностное лицо организации. Данный документ устанавливает организационно-правовой статус работника, его функции и обязанности, ответственность и права, а также условия труда работника .

В настоящее время отсутствует нормативный правовой акт, который однозначно регламентирует порядок создания рассматриваемого документа. Для получения исходной информации можно использовать ранее действовавший ГОСТ 6.26-70 .

Краткое описание порядка создания рассматриваемого документа содержат Приказ Минкультуры России «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

и Рекомендации ВНИИДАД .

Должностная инструкция разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием организации, оформляется на общем бланке документа или бланке письма. В исключительных случаях, если в организации отсутствуют бланки, документ издается на простом листе бумаги (при этом воспроизводятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юридической силы документа) .

В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании должностной инструкции на бланке);

- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании должностной инструкции на бланке);

- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании должностной инструкции на бланке);

- наименование организации (присутствует всегда, размещается на общем бланке документа или на бланке письма при их наличии);

- справочные данные об организации (присутствует только при издании должностной инструкции на бланке письма);

- код организации (присутствует только при издании должностной инструкции на бланке письма);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (размещается только при издании должностной инструкции на бланке письма);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании должностной инструкции на бланке письма);

- гриф утверждения документа;

- оттиск печати;

- наименование вида документа;

- дату создания документа;

- номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись;

- идентификатор электронной копии документа;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Текст должностной инструкции включает следующие разделы:

- общие положения (организационно-правовой статус работника и наименование его должности, порядок назначения на должность и порядок освобождения от нее, необходимая квалификация и документы, которыми должен руководствоваться работник, порядок должностной подчиненности);

- должностные обязанности работника;

- порядок ответственности работника за проделанную работу;

- права работника;

- порядок взаимоотношений работника с другими сотрудниками .

Работник, подпадающий под действие должностной инструкции, проставляет на ней свою ознакомительную визу .

Должностная инструкция подписывается руководителем кадровой службы организации, а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом; вводится в действие приказом по организации, подписанным руководителем организации .

Инструкция – локальный нормативный акт, обязательный к исполнению всеми лицами, подпадающими под ее действие. Это документ, содержащий нормы, регулирующие организационные, финансовые, социальные, технологические и иные специальные стороны деятельности организации, ее структурных подразделений и должностных лиц .

Инструкции также разрабатываются для предупреждения и предотвращения ситуаций, опасных для здоровья и жизни людей .

В настоящее время не существует нормативного правового акта, который однозначно регламентирует порядок создания рассматриваемого документа. Для получения исходной информации можно использовать ранее действовавший ГОСТ 6.26-70 .

Краткое описание порядка создания инструкции содержат Приказ Минкультуры России «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и Рекомендации ВНИИДАД .

Инструкция оформляется на общем бланке документа или бланке письма. В исключительных случаях, если в организации отсутствует бланк документа, документ издается на простом листе бумаги (при этом на листе бумаги воспроизводятся все реквизиты, необходимые для обеспечения юридической силы документа) .

В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (присутствует только при издании инструкции на бланке);

- герб субъекта Российской Федерации (присутствует только при издании инструкции на бланке);

- эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании инструкции на бланке);

- наименование организации (присутствует всегда, размещается на общем бланке документа или на бланке письма при их наличии);

- справочные данные об организации (присутствует только при издании инструкции на бланке письма);

- код организации (присутствует только при издании инструкции на бланке письма);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присутствует только при издании инструкции на бланке письма);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании инструкции на бланке письма);

- гриф утверждения документа;

- оттиск печати;

- наименование вида документа;

- дату создания документа;

- номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись;

- идентификатор электронной копии документа;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело .

Текст инструкции включает следующие разделы:

- общие положения (цели и причины издания документа, область приложения, основания для разработки);

- другие разделы, устанавливающие порядок действий (или запрет на действия) сотрудников в зависимости от сложившейся ситуации .

Сотрудник, подпадающий под действие инструкции, проставляет на ней свою ознакомительную визу. Инструкция подписывается специалистом, ее разработавшим, а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Инструкция вводится в действие приказом по организации, подписанным руководителем организации [7, 22] .

8.5. Назначение, виды, оформление регламента

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа .

Под регламентацией понимается описание выполняемого организацией процесса в ее локальных нормативных актах. Необходимо отметить, что регламентация далеко не всегда исчерпывается одним документом под названием «регламент» или «стандарт» .

Например, для регламентации процесса технической эксплуатации судов в судоходной компании были разработаны следующие документы:

1. Стандарт «Организация планового ремонта судов» .

2. Стандарт «Организация непланового ремонта судов» .

3. Стандарт «Организация технического обслуживания судов» .

4. Стандарт «Организация технического использования судов» .

5. Стандарт «Организация модернизации судов» .

6. Стандарт «Техническая паспортизация судов» .

7. Стандарт «Мониторинг технического состояния судов» .

8. Стандарт «Стандартизация процессов технической эксплуатации судов» .

9. Положение о Службе технической эксплуатации флота .

10. Должностная инструкция руководителя Службы технической эксплуатации флота .

11. Должностная инструкция Управляющего операционной группой судов .

12. Положение о вознаграждении за услуги Управляющего операционной группой судов .

13. Классификаторы, справочники и соответствующие разделы других положений, инструкций и стандартов .

Регламент (как документ) играет для организации примерно ту же роль, что и партитура для оркестра. Цель в обоих случаях одна – достижение слаженности действий отдельных исполнителей.

Слаженность применительно к процессу означает, что:

- исполнители нацелены на достижение определенных результатов, совокупность которых, в свою очередь, приводит к достижению цели регламентируемого процесса;

- действия исполнителей синхронизированы;

- единство процесса не нарушается, когда управление переходит от работника к работнику и из подразделения в подразделение .

Слаженность достигается, прежде всего, за счет единого для всех исполнителей поля понятий, согласованных требований к входам и выходам подпроцессов, временнoй или событийной синхронизации действий, доступности информации о ходе процесса .

Регламент представляет собой свод правил принятия решений исполнителями в разных ситуациях. При этом регламентирующие документы верхнего уровня содержат общие принципы, цели и границы принятия решений, в то время как документы нижнего уровня излагают готовые решения (или варианты готовых решений), выражающиеся в совокупности определенных действий. Это позволяет оптимизировать «интеллектуальную нагрузку», возлагаемую на исполнителей, избавляя их от обдумывания рутинных действий в пользу решения более сложных, нестандартных задач. По крайней мере, стандартизация поднимает средний уровень компетентности работников .

Стандартизация действий способствует заметному ускорению, повышению качества и снижению стоимости процесса – достижению целей «бережливого производства» .

С правовой точки зрения регламент «легализует» горизонтальные взаимодействия подразделений и/или работников организации, чем существенно облегчает управление организацией. Действительно, в организации, при отсутствии регламентов сквозных процессов, доступен только один способ взаимодействия между работниками разных подразделений – через руководителей: работник-инициатор пишет служебную записку своему руководителю, тот, завизировав ее, направляет своему руководителю и так до тех пор, пока инициатива не достигнет того руководителя, в чьем прямом подчинении находятся все подразделения и работники, которые должны совместно выполнить инициированную работу. Если же локальный нормативный акт устанавливает возможность и определяет порядок прямого взаимодействия подразделений, то «посредничество» руководителей разных уровней становится необязательным .

Регламентированный процесс обеспечивает получение информации о достигнутых результатах (в том числе и промежуточных) и о ходе процесса. А это значит, что регламентация обеспечивает информационную поддержку управления, понимаемого по А.

Файолю:

«предвидение – организация – распоряжение – координирование –

– контроль». В том числе регламент помогает сравнительному анализу (бенчмаркингу) и внутреннему аудиту процесса .

Регламент процесса – важная составляющая интеллектуального капитала организации. Регламентированный процесс допускает тиражирование, анализ и совершенствование, облегчает привлечение и обучение персонала. Наличие регламента служит доказательством прозрачности работы организации, а потому вносит реальный вклад в капитализацию организации. По словам С.П. Никанорова, способ действия организации является более высокой ценностью, чем ее текущие цели .

Однако регламентация процессов, особенно не очень качественная, несет определенные затраты и риски:

- необходимы затраты как на разработку, так и на поддержание актуальности регламентирующей документации;

- чрезмерная регламентация снижает гибкость бизнеса: сказанное слово – серебро, несказанное – золото;

- концентрация в одном месте управленческих ноу-хау организации может способствовать их утечке;

- внедрение регламентов может вызвать сопротивление, так как далеко не всякая регламентация желанна работникам – многие из них держатся в организации только за счет активного участия в создании и поддержании хаоса .

Организация, «пронизанная» регламентами, представляет собой жесткое, но весьма хрупкое образование. Любое внешнее воздействие, изменяющее условия и цели деятельности организации, приводит к необходимости пересмотра значительной части регламентной базы. Любые изменения в коллективе организации, требующие перераспределения обязанностей, также критически сказываются на целостности системы регламентов .

Организация же, свободная от каких-либо принципов, а тем более от официальных регламентирующих документов, несет дополнительные издержки на управление, связанные с необходимостью доведения решений до исполнителей, объяснением последним методов работы и контролем их деятельности. Отсюда следует, что должен существовать некий оптимальный уровень регламентации деятельности организации .

Таким образом, регламентации подлежат:

- процессы, регламентировать которые необходимо в силу действующего законодательства;

- часто повторяющиеся, типовые процессы;

- процессы с большим количеством участников и/или обрабатываемых объектов, в том числе, связанные с формированием и обработкой большого объема информации;

- дорогостоящие процессы;

- процессы, важные для клиентов;

- процессы, нуждающиеся в повышении прозрачности .

Следует отметить, что масштабность или сложность процесса сами по себе не могут служить однозначными критериями необходимости регламентации. Правильнее говорить о рисках, причиной которых служит отсутствие четких правил выполнения процесса. Так, во многих компаниях используются «тревожные папки» – сборники типовых действий при различных инцидентах. Как правило, описываемые там процессы несложны, но скорость и точность их выполнения критичны для живучести организации .

В организациях, как правило, регламентируются процессы, связанные:

- с обслуживанием клиентов, развитием отношений с клиентами;

- обеспечением организации необходимыми ресурсами (управление платежами, управление договорами с поставщиками и подрядчиками, бюджетирование, управление персоналом, управление основным оборудованием);

- обеспечением жизнедеятельности самой организации (обеспечение безопасности, документооборот, работа органов управления и контроля) .

Гораздо реже, к сожалению, регламентируются процессы, связанные с развитием организации .

Если предприятие сертифицируется на соответствие каким-либо стандартам, подразумевающим наличие регламентированных процессов (ISO, OHSAS, SA и т.п.), то состав таких процессов определяется напрямую требованиями этих стандартов или сложившейся практикой их внедрения .

В договорах обычно регламентируются процедуры: направления и согласования заказов, выполнения заказов, приема-передачи результатов выполнения заказов (товаров, работ, услуг), оплаты выполненных заказов, обратной связи, корректировки объемов и цен, расследования инцидентов, представления отчетности, взаимного контроля и т.п .

Структура регламента.

Перечисленные выше цели регламента позволяют определить лишь самые общие требования к структуре документа:

Наименование

Содержание:

1. Общие положения .

1.1. Назначение .

1.2. Область применения .

1.3. Нормативные ссылки .

1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений .

2. Термины, определения и сокращения .

2.1. Термины и определения .

2.2. Сокращения .

3. Описание требований, процессов, методов работы .

4. Ответственность .

5. Контроль .

6. Приложения .

6.1. Классификаторы и справочники .

6.2. Формы и правила оформления документов .

6.3. Схемы процессов .

6.4. Алгоритмы расчетов .

6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов .

При этом раздел «Описание требований, процессов, методов работы» имеет внутреннюю структуру, соответствующую структуре регламентируемого процесса: описывается иерархия подпроцессов, контрольные точки, требования к обрабатываемым объектам и т. п. [9] .

Форма регламента. Форму регламента рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста регламента .

Подписи лиц, согласующих проект регламента, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован .

В конце текста регламента или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки [9, 22] .

Содержание регламента. Ниже рассмотрено содержание разделов регламента процесса .

Наименование регламента. Оно должно быть кратким, точно характеризующим регламентируемый процесс, обеспечивающим правильную классификацию регламента в системе локальных нормативных актов организации. В наименовании регламента не допускаются сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы, кроме условных обозначений продукции .

Как правило, в наименовании регламента указываются: процесс, основные объекты процесса, обстоятельства выполнения процесса .

Например:

Регламент реализации невостребованных ликвидов .

Регламент обеспечения технической готовности нефтепромыслового оборудования .

Регламент подачи заявок на материально-технические ресурсы региональными бизнес-единицами .

Регламент технического обслуживания судов в период зимнего отстоя .

Слово «регламент» происходит от франц. reglement (приведение в порядок), которое в свою очередь происходит от слова regle (порядок, правило). Таким образом, недопустимы наименования документа типа «Регламент порядка подачи заявок» или «Регламент о порядке подачи заявок». Правильным будет наименование «Регламент подачи заявок» .

Содержание является обязательным разделом регламента и, кроме того, представляет собой хороший индикатор структурированности регламентируемого процесса .

Основное требование к содержанию, особенно в разделе, описывающем процессы и методы работы, – однородность заголовков одного уровня. Немаловажно требование краткости в названии разделов. Его соблюдение также отражает степень проработанности регламентируемого процесса: наличие длинных, сбивчивых наименований свидетельствует о неправильной постановке целей процессов или о неправильном определении границ между ними .

Раздел 1 «Общие положения». В этом разделе описаны назначение, область применения регламента, ссылки на нормативные (в том числе внутренние) документы, на основе которых разработан регламент, порядок утверждения, внесения изменений и дополнений в текст регламента, другая информация, мотивирующая сам регламент и кратко комментирующая регламентируемый процесс .

Раздел 1.1 «Назначение» .

В этом разделе четко описывается назначение регламента .

Раздел 1.2 «Область применения». Описывается область применения (предметная область) регламента:

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на описывается область применения регламента .

Для описания области применения кратко, но достаточно определенно указываются:

- основные объекты, задействованные в регламентируемом процессе (например: затраты, основное оборудование, объекты социальной инфраструктуры и т.п.);

- процессы, на которые распространяется регламент;

- работники организации, задействованные как субъекты или объекты регламентируемого процесса .

Для более точной характеристики области применения можно сделать ссылки на приложения (см. далее раздел 6.1).

Например:

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на работников Общества, должности и профессии которых перечислены в Приложении № 6.1.1 к настоящему Регламенту .

Если перечни объектов, процессов или работников, на которые распространяется действие регламента, определяются в зависимости от ситуации, необходимо указать на источник такого перечня .

Например:

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на структурные подразделения Общества, перечень которых определяется приказом генерального директора Общества .

Если описываемый в регламенте процесс достаточно обширен, то в разделе «Область применения» для удобства дальнейшего восприятия целесообразно дать краткое описание этого процесса, назначения его отдельных стадий.

Например:

Требования и правила настоящего Регламента распространяются на научно-исследовательскую деятельность ОАО «НИИ …» (далее

– Институт) .

Научно-исследовательская деятельность Института направлена на создание новых и/или совершенствование существующих технологических процессов, устройств и оборудования, продуктов, реагентов, материалов в области подготовки, транспорта и переработки газа, газового конденсата и нефти, продуктов их переработки, а также поиска новых областей применения полученных знаний .

Настоящий Регламент описывает порядок действий, объем полномочий, обязанностей и ответственности работников и структурных подразделений Института в следующих процессах управления научно-исследовательской деятельностью:

- годовое планирование НИОКР;

- управление выполнением НИОКР;

- управление полученными в ходе НИОКР результатами интеллектуальной деятельности;

- бухгалтерский учет затрат и результатов НИОКР .

Указывается круг подразделений и/или работников организации, для которых регламент является обязательным для исполнения:

Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями Общества .

Раздел 1.3 «Нормативные ссылки». В этом разделе указываются документы-основания для разработки регламента:

Настоящий Регламент разработан в соответствии с: указываются документы-основания .

К документам-основаниям относятся:

- документы с указанием их полных реквизитов, предписывающие или требующие разработку регламента (например: закон, подзаконный акт, приказ руководителя организации или требование стандарта);

- документы, являющиеся методической основой для разработки регламента (внешние или внутренние нормативные документы, специальная методическая литература);

- документы, описывающие смежные процессы, объекты и субъекты, определяющие требования к элементам регламентируемого процесса .

Правила оформления библиографических ссылок приведены в ГОСТ 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка» .

Раздел 1.4 «Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений». В этом разделе определяется порядок утверждения регламента, внесения изменений и дополнений к нему:

Настоящий Регламент, все изменения и дополнения к нему утверждаются указывается название утверждающего органа управления и вводятся в действие указывается название органа управления, вводящего в действие регламент .

Может быть указано, кто из работников организации имеет право выступить с инициативой изменения, дополнения или отмены регламента. Порядок рассмотрения таких инициатив также может быть приведен в регламенте, но правильнее описать такой порядок в отдельном документе, регламентирующем порядок разработки локальных нормативных актов организации .

Если в организации имеется регламент разработки локальных нормативных актов (в том числе и регламентов), то вопросы, регулируемые настоящим разделом, должны быть отражены в указанном регламенте; настоящий раздел тогда не включается в текст регламента .

Раздел 2 «Термины, определения и сокращения». Раздел содержит определения терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента .

Этот раздел является одним из наиболее важных, поскольку характеризует предметную область, в которой разворачивается регламентируемый процесс. Однозначное понимание терминологии обеспечивает согласованность действий исполнителей для достижения цели регламентируемого процесса. Правила разработки административных регламентов не предусматривают такого раздела .

В некоторых организациях словарь терминов и сокращений (глоссарий или тезаурус) создается как отдельный документ. В случае его наличия данный раздел регламента может быть опущен, если он использует термины из текущей редакции словаря; если же в регламенте используются не вошедшие в действующий словарь понятия, то они должны быть описаны непосредственно в тексте регламента .

К терминам, определения которых должны быть даны в данном разделе регламента, относятся:

- термины, вводимые и используемые в регламенте впервые;

- термины, используемые исключительно в рамках данного регламента, в том числе, термины, используемые для сокращения текста;

- общеупотребительные термины, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу;

- общеупотребительные, но редко используемые термины, применяемые в регламенте;

- общеупотребительные термины, если их определения необходимы для полноты и/или логической замкнутости словаря в целом или лучшего понимания других терминов .

Обычно термины приводятся в алфавитном порядке. В некоторых случаях термины перечисляются в порядке важности для описываемого процесса (например, если регламент посвящен процессу закупок, то вначале будет приведен термин «закупка», а уж потом – термины «акт приема-передачи» и «договор»). Такой способ упорядочения удобен, если «словарный» раздел регламента прочитывается вначале по порядку, но неудобен, если к словарю приходится обращаться по мере чтения документа. В качестве компромисса можно использовать группировку терминов по отдельным «участкам» предметной области с алфавитным упорядочением терминов внутри группы .

Например, терминологию, связанную с организацией НИОКР, можно разделить на следующие группы:

- виды научно-исследовательской деятельности;

- виды объектов интеллектуальной собственности;

- права на результаты интеллектуальной деятельности;

- правовая охрана результатов интеллектуальной деятельности;

- бухгалтерский учет НИОКР;

- организация процессов управления НИОКР .

Как правило, термин выражается существительным единственного числа: акт, договор, контрагент и т.п.

Множественное число допустимо использовать, когда термина в единственном числе не существует или когда речь идет о вполне определенной совокупности объектов, например:

Договорные документы – документы, отражающие возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору: договор, дополнительные соглашения к нему, договоры субподряда, протоколы, акты, счета, платежные поручения, счета-фактуры, накладные, письма и т.п .

Впрочем, за счет небольшого усложнения или изменения термина возможно соблюдение «правила единственного числа»:

Комплект договорных документов – комплект документов, отражающих возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору:… или

Досье договора – комплект документов, отражающих возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору:…

Недопустимо употребление множественного числа при определении единичного объекта.

Вместо Первичные документы – документы, подтверждающие исполнение обязательств по заключенным договорам следует писать:

Первичный документ – документ, подтверждающий исполнение обязательства по заключенному договору .

Если термин представляет собой словосочетание, то, как правило, в начале словосочетания стоит наиболее общий термин, а далее – слова, указывающие на разновидности, атрибуты или статусы соответствующего объекта.

Например:

- Ремонт – …

- Ремонт текущий – …

- Ремонт капитальный – … .

или

- Документ – …

- Документ согласованный – …

- Документ утвержденный – … Для определяемого термина возможно указание его синонимов или кратких вариантов (жаргонизмы и просторечия не допускаются), однако для соблюдения строгости изложения рекомендуется использовать единственный вариант термина .

Источниками определений должны являться:

- действующее законодательство Российской Федерации, в том числе действующие государственные стандарты, отраслевые нормативные документы;

- словари общих, специальных терминов, иностранных слов и т.п.;

- неоднократно издававшиеся учебники;

- обычаи, принятые в соответствующей профессиональной среде .

Хорошим тоном будет указание на источник определения.

При этом для терминов, вводимых впервые и/или используемых исключительно в рамках данного регламента, а также общеупотребительных терминов, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу, указывается:

Термин – в настоящем Регламенте – определение термина .

Надо, однако, иметь в виду, что одному и тому же термину в разных нормативных документах, в том числе стандартах, могут даваться разные определения (например, термины «процесс» или «качество»). Поэтому организациям, поддерживающим системы менеджмента качества, следует выбирать определения терминов из ГОСТ Р ИСО 9000-2008 и ГОСТ Р ИСО 9001-2008 .

Нередки случаи, когда разработчик регламента должен ввести новый термин самостоятельно. В этой ситуации следует руководствоваться следующими правилами:

- в определении указывают ближайший род, к которому относится определяемый объект, и отличительные признаки, которыми данный вид объектов выделяется среди других видов объектов, относящихся к данному роду; иными словами, определение должно указывать на родовой признак и видовое отличие;

- в определении указываются важнейшие отличительные признаки объекта, а не малосущественные или случайные;

- определение не должно содержать «порочного круга», т.е. объект не должен определяться через себя же, в частности, определение не должно быть простым переводом с иностранного языка; не должно быть и нескольких определений, образующих «порочный круг»;

- определение не должно содержать неопределенных (в рассматриваемом документе либо в других документах, на которые имеются ссылки) или не относящихся к общеупотребительным понятий;

- подбирая определение тому или иному термину, следует оценить последствия, в том числе правовые, которые данное определение вызывает;

- определение должно быть понятно работникам организации .

Существование определяемых объектов не обязано вытекать напрямую из определения и в ряде случаев нуждается в отдельном доказательстве .

Для выполнения правила «понятности» после строгой формулировки определения можно дать дополнительные, менее формальные пояснения или привести примеры корректного употребления термина. Примеры некорректного использования термина приводить не рекомендуется .

Если словарь построен по принципу тезауруса, то после формулировки определения необходимо описать внутреннюю структуру понятия и его связи с другими понятиями .

Например:

Оборотный фонд оборудования – фонд оборудования, необходимый для обеспечения работы буровых комплексов и предназначенный для замены бурового оборудования, аварийно вышедшего из строя или выведенного в ремонт в плановом порядке .

Оборотный фонд состоит из следующих частей: аварийный неснижаемый запас, подменное оборудование для выполнения плановых регламентных и ремонтных работ, оборудование, находящееся в эксплуатации, оборудование, находящееся в ремонте .

Как уже отмечалось, введение специального термина может сократить текст и облегчить его восприятие.

Например, для упрощения описания инженерного обеспечения автотранспортного предприятия в рамках регламентирующего документа вводится единый термин:

Объекты – в настоящем Регламенте – механическое, в том числе грузоподъемное, и энергетическое оборудование, оборудование, работающее под давлением, электрические, газовые и тепловые сети Общества, а также верхнее оборудование автоспецтехники Общества .

Терминология может иметь большое значение для политики организации .

В ходе преобразований в судоходной компании «Волготанкер»

слово «судоремонт» было выведено из оборота и заменено на словосочетание «ремонт судна». Первый термин явно подразумевал традиционную кампанейщину: общий бюджет ремонта на весь флот при общей неопределенности сроков и результатов. Второй же термин, указывающий на приведение в установленное техническое состояние конкретного судна при заданных временных и затратных ограничениях, стал «знаменем», под которым необходимо было провести серьезные преобразования процесса ремонта и изменить отношение работников к этому процессу .

Для корректного описания регламентируемого процесса важны не столько определения сами по себе, сколько система определений в целом. Эта система должна быть полной, непротиворечивой и, желательно, минимальной. Именно для выполнения этих требований разработчику и приходится заполнять «терминологический вакуум»

либо вносить корректировки в уже существующую терминологию .

Простых формальных правил для получения корректной системы определений не имеется. Поэтому создание удобной и корректной системы определений для данной предметной области стоит считать искусством .

Для облегчения работы можно порекомендовать разработчику следующее:

• Если в рамках регламентируемого процесса некоторый объект изменяет свои состояния (например, документ проходит стадии от проекта до приложения к приказу или агрегат из оборотного фонда циклически меняет состояния «в работе» – «в ремонте» – «на складе»), то эти состояния должны быть описаны в словаре либо в классификаторе (см. комментарии к разделу 6.1). Нелишним будет описание состояний объекта в рамках всего его жизненного цикла. Это позволит лучше понять предназначение регламентируемого процесса .

• Необходимо соблюдать полноту альтернатив: если определяемые объекты подразделяются по каким-либо признакам, то должны быть определены все варианты сочетания признаков либо после выделения наиболее важных вариантов остальные должны быть определены в категории «прочие». Например:

Неплановый ремонт – ремонт, выполняемый вне графика плановых ремонтов и технического обслуживания оборудования. К неплановым ремонтам относятся:

- аварийный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый для устранения повреждений, вызванных авариями или другими происшествиями, оформленных в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством Российской Федерации и нормативными актами компетентных ведомств и организаций;

- восстановительный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый для устранения повреждений, вызванных действиями обстоятельств непреодолимой силы (стихийные бедствия, социальные конфликты или иные обстоятельства, признанные таковыми компетентными органами);

- гарантийный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый исполнителем ремонта и за его счет, включающий работы по устранению допущенных по вине исполнителя и выявленных в гарантийный период дефектов;

- прочий неплановый ремонт – включает в себя регламентные и ремонтные работы, вызванные причинами, не перечисленными выше .

• Следует построить схемы переходов объектов из состояния в состояние, схемы взаимосвязи понятий; отразить эти взаимосвязи в словаре. Например:

Техническая эксплуатация оборудования – комплекс организационных и технических мероприятий, выполняемых для поддержания оборудования в исправном состоянии в течение всего его жизненного цикла, включающий:

- техническое управление,

- техническое использование,

- техническое обслуживание,

- ремонт,

- модернизацию .

Так как переход объекта из состояния в состояние происходит в результате некоторого процесса, то из схемы смены состояний объекта разработчик получает перечень процессов, которые и надо описать в регламенте. Разумеется, после того как термины определены, в тексте регламента помимо общеупотребительных должны использоваться только определенные термины .

• Сокращения обычно приводятся отдельно от определяемых терминов и следуют в алфавитном порядке или предварительно группируются по темам. Допускается включение сокращений в словарь терминов в следующем виде:

Планово-предупредительный ремонт (ППР) – метод технического обслуживания и ремонта оборудования, предусматривающий выполнение соответствующих работ согласно утвержденному календарному плану .

При этом в перечне сокращений будет присутствовать запись:

ППР – планово-предупредительный ремонт .

При составлении перечня сокращений рекомендуется использовать специализированные словари или иные авторитетные источники .

Раздел 3 «Описание требований, процессов, методов работы» .

В этом разделе дается описание:

- требований к объектам, задействованным в процессе;

- отдельных подпроцессов, функций (действий) регламентируемого процесса;

- правил и методов работы .

Для корректного описания процесса необходимо указать:

- цель процесса;

- выход процесса;

- вход процесса;

- параметры, правила и методы выполнения процесса;

- событие, запускающее процесс;

- событие, завершающее процесс;

- срок выполнения процесса;

- место выполнения процесса;

- функции (действия), выполняемые в рамках процесса;

- исполнителей процесса (иногда полезно указать также права и ответственность исполнителей);

- средства документирования процесса;

- средства контроля выполнения процесса .

Перечисленные характеристики процесса показывают, что процесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, информационном поле, во множестве объектов и т.п. Соответственно, для точного описания процесса необходимо указать его границы во всех этих пространствах. Правильное определение границ процесса значительно облегчает работу организации. Неполное указание границ процесса является распространенной ошибкой, зачастую сводящей на нет регламентирующий документ .

Цель процесса. Процесс должен иметь определенную цель.

Как правило, цель процесса формулируется как задача оптимизации:

необходимо найти наилучшее решение при заданных ограничениях .

Например:

для процесса производственного планирования – оптимизировать загрузку производственных мощностей при заданной производственной программе и заданной пропускной способности;

для процесса материально-технического снабжения – обеспечить производственные подразделения организации материальнотехническими ресурсами по номенклатуре и в сроки, определенные производственной программой .

Даже если цель процесса не будет формулироваться явно в соответствующем разделе регламента, разработчик должен сформулировать эту цель прежде, чем приступать к описанию процесса .

Выход процесса – совокупность объектов, являющихся результатами выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т.п. Выход процесса должен быть охарактеризован требованиями, которые к нему предъявляет потребитель результатов рассматриваемого процесса .

Границы процесса будут определены правильно, если его выходом является совокупность объектов, соответствие которых требованиям потребителя может быть независимо проверено. Если же, напротив, требования к выходным объектам процесса сформулированы нечетко или не поддаются объективной проверке, то переход от этого процесса к следующему чреват конфликтами исполнителей, потерей качества результатов всего процесса и другими нежелательными последствиями .

Поэтому статусы объектов, которые передаются из одного процесса в другой, должны быть зафиксированы на уровне терминов, используемых в регламенте: либо со ссылкой на существующие нормативные акты, либо определенных в рамках регламента .

Пояснить вышеизложенное можно на примере сервисной компании – компании, предоставляющей заказчику оборудование с бригадой (экипажем).

Для того чтобы услуга соответствовала требованиям заказчика, а также законодательно установленным требованиям, необходимо, чтобы оборудование приобрело последовательно следующие состояния:

Юридическая готовность – состояние оборудования, при котором имеются все документы, удостоверяющие права компании на его безопасную эксплуатацию от своего лица .

Техническая готовность – состояние оборудования, при котором все его части и оборудование в целом находятся в исправном состоянии, получены все документы, подтверждающие возможность эксплуатации оборудования в требуемом заказчиком режиме .

Эксплуатационная готовность – состояние оборудования, при котором находящееся в технической готовности оборудование снабжено необходимым инвентарем, обеспечено энергией, укомплектовано бригадой (экипажем), члены которой (которого) имеют все документы, подтверждающие возможность эксплуатации оборудования в установленном заказчиком режиме .

Рабочее состояние – состояние оборудования, при котором находящееся в эксплуатационной готовности оборудование удовлетворяет требованиям, предъявляемым заказчиком, и выполняет необходимую работу (оказывает услуги) .

Установление границ процессов сервисной компании описанным образом имеет далеко идущие последствия для определения соответствующих бюджетов, распределения функций, прав и ответственности исполнителей, организационной структуры компании и т.п .

Не следует смешивать цель и выход процесса. Например, для процесса производственного планирования, цель которого сформулирована выше, результатом будет документ под названием «Планграфик производства» .

Вход процесса – совокупность объектов, потребляемых или преобразуемых в ходе выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т.п. Требования к входным объектам должны быть сформулированы с точки зрения использующего их процесса .

Поскольку входы в один процесс являются, как правило, выходами других процессов, то для входных объектов справедливы рекомендации и комментарии, данные выше. В частности, описывая некоторый процесс, разработчик должен сформулировать требования, предъявляемые к входным объектам этого процесса .

В процесс должен быть встроен механизм проверки фактически полученных входных объектов предъявляемым к ним требованиям и правила действия в случае выявления несоответствия.

Согласно правилам производственной системы «Тойоты», не допускается прием бракованных изделий в дальнейшую обработку или, как видно из приводимого ниже примера, использование вызывающего опасения оборудования:

Уполномоченный работник Арендатора, принимающий от Арендодателя оборудование, вправе без разборки оборудования провести осмотр, измерения внешних размеров оборудования, проверку его работоспособности (если такая проверка не требует инструментальных средств, отсутствующих у принимающего работника, или применения методов, которым принимающий работник не обучен). Если в результате указанных осмотра и проверок оборудования обнаружены признаки невозможности безаварийной эксплуатации оборудования, то доставленное оборудование не должно использоваться, а принимающий оборудование работник Арендатора обязан оповестить сменного технолога регионального участка Арендатора об инциденте .

Параметры, правила и методы выполнения процесса – это объекты (как правило, информационного характера: нормативные акты, методики, технологии, справочники и т.п.), используемые, но не изменяемые в ходе выполнения процесса .

В тексте регламента ссылка на подобные объекты может быть сформулирована так:

… выполняет действие в соответствии с наименование документа, если указываются конкретные документы, или … выполняет действие в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, если состав документов обширен или может изменяться .

Вот еще один пример:

Технология выполнения каждого вида работ (техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания) определяется паспортом или руководством по эксплуатации оборудования. В случае отсутствия описаний указанных технологий используются технологии, утвержденные главным инженером .

Если несколько процессов выполняются в соответствии с одним нормативным документом, то, разумеется, нет нужды упоминать этот документ в каждом пункте регламента – достаточно сделать это один раз .

В случае если источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества» .

Событие, запускающее процесс. Выполнение процесса запускается только при наступлении определенных событий (выполнении определенных условий).

К таким событиям, как правило, относятся:

- получение внешнего сигнала или воздействия (должны быть указаны допустимый вид и источник такого сигнала);

- инициатива определенных работников или коллегиальных органов (право такой инициативы должно быть указано в должностной инструкции или положении о коллегиальном органе либо установлено иным нормативным актом, в том числе рассматриваемым регламентом);

- достижение контрольными параметрами конкретных объектов определенных (критических) значений;

- наступление определенных сроков (календарных или относительных);

- соответствие или несоответствие входных объектов установленным требованиям;

- наступление событий, завершающих предшествующие процессы .

Событие, завершающее процесс, состоит, как правило, в получении всех требуемых выходных объектов и достижении цели процесса .

Например:

Оборудование принимается инженером-механиком на склад технической готовности при условии:

- выполнения всех работ, предусмотренных ремонтной ведомостью;

- наличия записей в ремонтном формуляре паспорта оборудования о выполненных работах и испытаниях;

- иных документов, предусмотренных приложением № 6.1.2 к настоящему регламенту и договорами с заказчиками .

Факт приемки оборудования на склад технической готовности фиксируется:

- инженером-механиком в ремонтной ведомости и в журнале ремонта оборудования;

- оператором в журнале движения оборудования .

Следует иметь в виду, что события, запускающие и завершающие процессы, должны быть согласованы с готовностью входов и выходов процессов. Процесс не может быть выполнен корректно, если срок его выполнения наступил, но входные объекты подготовлены не полностью .

Момент события, завершающего процесс, как правило, жестко связан с моментом учета выполнения данного процесса (признания хозяйственной операции) в системе учета организации .

Срок выполнения процесса задается:

- как общая продолжительность процесса с момента запуска процесса (например: … в течение не более двух рабочих дней…) до момента завершения;

- как требуемое время завершения процесса (например:

… не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным… или … не позднее чем за три рабочих дня до даты проведения собрания …) .

Для учета выполнения процесса, в частности, для контроля времени его выполнения необходимо фиксировать в документах и/или в автоматизированной информационной системе (АИС) моменты запуска и завершения процесса и сопоставлять их с нормативными сроками выполнения. Именно поэтому важно недвусмысленно охарактеризовать условия начала и окончания процессов .

Место выполнения процесса должно соответствовать требованиям, предъявляемым к выходам процесса и к методам выполнения процесса .

Например, определенные виды технического обслуживания, ремонта или испытаний должны выполняться на специально оборудованных производственных участках. Выполнение же работ в иных местах ведет к нарушению установленной технологии, следовательно, не обеспечивает требуемого качества, а потому лица, допустившие нарушение, подлежат наложению взыскания .

Функции (действия), выполняемые в рамках процесса, должны соответствовать функциям, установленным в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, положениях о коллегиальных органах .

Функция (действие) описывается глаголами: разрабатывает, формирует, предоставляет, организует, ведет мониторинг, контролирует и т.п .

Исполнители процесса. Указание исполнителей процесса является одним из важнейших предназначений регламента .

Исполнителем процесса может быть:

- работник, занимающий определенную должность (имеющий определенную профессию);

- подразделение организации (при условии, что порядок определения конкретного исполнителя известен или устанавливается в регламенте);

- коллегиальный орган организации (комиссия, комитет, коллегия, совет, экспертная или рабочая группа и т.п.) .

В случае если указать конкретного исполнителя невозможно, то в рамках регламента должна быть определена роль (совокупность функций, прав и ответственности), необходимая для выполнения одного или нескольких процессов, описанных в регламенте. Далее для реализации процесса, описанного в регламенте, распорядительным актом соответствующего руководителя указываются конкретные исполнители необходимых ролей .

Например, для тестирования работников удаленных от центрального офиса компании цехов создаются временные рабочие звенья:

Тестирование работников в местах расположения бригад удаленных цехов проводится рабочими звеньями тестирования, состоящими:

- из руководителя звена, назначаемого приказом генерального директора;

- представителя ИТР, назначаемого распоряжением начальника цеха .

Указываемый исполнитель должен соответствовать масштабу процесса.

Так, допускается говорить:

Контроль технического состояния оборудования производственных цехов Общества производится отделом главного механика .

Однако, когда речь идет о конкретном виде оборудования, необходимо указать и конкретного работника:

Контроль технического состояния грузоподъемного оборудования производственных цехов Общества производится ведущим специалистом отдела главного механика .

Если конкретный исполнитель процесса определяется непосредственно перед исполнением процесса (как, например, операционист в банке), то регламентом или иными нормативными актами должен быть установлен порядок определения конкретного работника, исполняющего данный процесс .

В регламенте должны быть четко зафиксированы моменты передачи управления процессом (или передачи объектов процесса) от одного исполнителя к другому .

В регламенте, дополнительно к описанным в должностных инструкциях, положениях о подразделениях или коллегиальных органах, могут быть определены необходимые для выполнения описываемого процесса:

- функции работников, подразделений, коллегиальных органов;

- права работников;

- ответственность работников .

Разработчик должен проследить за тем, чтобы дополнительные функции, права и ответственность исполнителей не противоречили уже имеющимся, и, при необходимости выступить с инициативой изменения существующих локальных нормативных актов .

Среди исполнителей процесса выделяется менеджер (или владелец) процесса – работник, организующий выполнение процесса по установленным правилам: принимающий решения в ключевых точках процесса, обеспечивающий соответствие выходов процесса предъявляемым к ним требованиям и целям процесса .

Для нормальной работы процесса необходимо, чтобы:

- решения менеджера процесса были легитимными (работник имеет право непосредственно давать указания другим исполнителям процесса, либо существует иной правовой механизм превращения распорядительных инициатив менеджера в обязательные для исполнения указания);

- менеджер процесса имел право распоряжаться ресурсами, необходимыми для достижения требуемых результатов (в частности, распоряжаться бюджетом процесса, влиять на выбор исполнителей, инициировать определенные действия в рамках процесса и т.п.);

- менеджер процесса был заинтересован в достижении требуемого результата [за счет баланса позитивных и негативных стимулов (ответственности)] .

Документирование процесса. Ход процесса, выражающийся:

- в запуске, приостановке, завершении процесса,

- приеме-передаче входных и выходных объектов,

- изменении статусов входных и выходных объектов,

- принятии решений в точках ветвления процесса,

- назначении исполнителей процесса,

- определении места выполнения процесса и т.п., должен отражаться в документах и/или в базе данных АИС .

Подробность информации о процессе определяется теми же целями, с которыми регламентируется данный процесс. Надо иметь в виду, что оформление документов и/или внесение информации в АИС увеличивает время выполнения процесса и предъявляет повышенные требования к исполнителю. С другой стороны, потери, связанные с отсутствием информации о процессе, могут оказаться более серьезными, поскольку, как правило, анализ накопленной информации о выполнении процесса ведет к принятию инвестиционных решений, связанных со значительными суммами и/или ориентированных на длительный срок. При внедрении регламента следует разъяснить исполнителям цели тех действий, которые служат накоплению необходимой аналитической информации о процессе .

При описании процесса должны быть перечислены документы, отражающие ход его выполнения, а также документы, обрабатываемые и формируемые в ходе процесса. Формы документов могут быть как унифицированными (например, в процессах, связанных с учетом движения материально-технических ресурсов), так и неунифицированными – специально разработанными организацией. В последнем случае необходимо (а в первом – желательно), чтобы в приложении к регламенту были приведены формы документов, правила и/или образцы их заполнения; при этом в тексте регламента даются ссылки на соответствующие приложения .

Разработчик должен четко представлять движение документов, используемых в регламентируемом процессе. В частности, это поможет лучше структурировать сам процесс .

Средства контроля выполнения процесса. Для регламентированного процесса контролю подлежат как организация выполнения процесса (она должна соответствовать регламенту), так и фактические результаты выполнения процесса, а если процесс является сложным, длительным или дорогостоящим, то и промежуточные данные о ходе процесса .

Под контролем процесса подразумевается сопоставление фактически полученных (или промежуточных) результатов выполнения процесса с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом задачами, критериями и т.п. (в текущем режиме, периодически, выборочно), а также выполнение или инициирование действий, направленных на минимизацию выявленных отклонений, в том числе действий, связанных с коррекцией правил выполнения процесса .

Соответственно, при описании средств контроля в регламенте должны быть указаны:

- контрольные показатели (включая правила расчета значений, периодичность расчета, критические зоны значений, правила действия при достижении критических зон);

- работники, выполняющие контрольные функции (разумеется, у них должно быть достаточно прав, чтобы влиять на ход контролируемого процесса) .

Таким образом, контрольная функция является одной из составляющих цикла совершенствования процесса .

Как правило, контрольные действия, не связанные с коррекцией процесса, наряду с организацией выполнения процесса по заданным правилам осуществляет менеджер процесса. Полноценную контрольную функцию должен исполнять руководитель более высокого уровня .

Пример: процессами договорной работы управляют кураторы договоров (в их функции входит подготовка проекта договора, участие в переговорах с контрагентами, обеспечение документооборота, связанного с выполнением договора, контроль выполнения условий договора и т.п.), а контроль договорной работы возлагается на генерального директора организации .

Другой пример: производственный персонал организации проходит проверку профессиональных знаний с помощью тестирования .

Руководит процессом начальник отдела кадров, контроль осуществляется главным инженером – первым заместителем генерального директора, так как в данной организации в его ведение входит управление производственной деятельностью .

Описание средств контроля всего регламентируемого процесса может быть вынесено в самостоятельный раздел регламента (см. комментарий к разделу «Контроль») .

Итак, вышеперечисленные характеристики процесса необходимы для корректной его регламентации. Теперь следует рассмотреть, как эти требования воплощаются в тексте регламента .

Построение текста раздела. Раздел регламента процесса, посвященный подпроцессам, обычно разбивается на подразделы – по одному на каждый подпроцесс. В начале подраздела формулируются цель подпроцесса и условия запуска процесса.

Далее по формуле:

Выход Действие Вход Метод Место Исполнитель СрокДокумент описываются действия, последовательность которых составляет подпроцесс. Поскольку русский язык достаточно гибок и не фиксирует порядок слов в предложении, то фразы, описывающие элементарные действия, могут быть сконструированы с учетом различных обстоятельств.

Например, если важно сделать акцент на результате процесса, то в начале фразы говорится о результате:

Справка о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца (по форме п. … приложения к настоящему регламенту) подготавливается на основании данных бухгалтерского учета начальником финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным .

Если же раздел регламента построен так, чтобы его абзацы соответствовали должностям работников финансового отдела, то приведенное правило будет выглядеть так:

Начальник финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным, на основании данных бухгалтерского учета подготавливает справку о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца (по форме п. … приложения к настоящему регламенту) .

В любом случае разработчику нужно следить за тем, чтобы все существенные характеристики процесса были указаны в описании, но и чтобы описание в целом не оказалось трудным для восприятия .

В конце подраздела обычно указываются условия завершения процесса, действия, необходимые для учета выполнения процесса, и средства контроля выполнения процесса .

Процесс должен быть описан в максимальной универсальности .

Это относится как к структуре процесса, так и к его параметрам .

К сожалению, очень часто в регламентах описываются только штатные ситуации, которые, к тому же, и не вызывают конфликтов .

В этом случае регламент не является необходимым. Напротив, конфликты, нуждающиеся в разрешении, возникают, как правило, при отклонении хода процесса от «главной дороги». Поэтому регламент должен быть подобен программе для вычислительной машины: процесс не должен «зависать» при различных обстоятельствах .

Но если в программировании единственным средством борьбы с «зависаниями» является скрупулезное описание всех возможных случаев хода расчета, то при описании деловых процессов такой подход не всегда возможен в принципе. Поэтому рекомендация разработчику состоит в том, чтобы в регламенте были описаны все наиболее вероятные варианты течения процесса, а поведение в редких нештатных ситуациях регулировалось либо ответственным работником, либо коллегиальным органом (возможно, создаваемым и созываемым специально для разрешения нештатных ситуаций в данном процессе). Следуя этому совету, не нужно упускать из виду, что принятие нетипового решения ответственным работником, а тем более – коллегиальным органом, потребует дополнительного времени; исполнение же стандартизированного в регламенте решения может быть запущено сразу .

Для облегчения восприятия текста регламента в основой его части можно описать только штатную ситуацию с наиболее вероятными отклонениями; описание же маловероятных нештатных ситуаций с правилами действия в них может быть вынесено в приложение (ср. с построением инструкций по эксплуатации бытовой техники); при необходимости создания коллегиального органа положение о нем разрабатывается отдельно, параллельно тексту регламента .

Что касается параметров регламентируемого процесса: различных перечней, таблиц с числовыми значениями и т.п., то их рекомендуется приводить в приложениях к регламенту либо вообще выносить в отдельные нормативно-распорядительные акты. Это позволит увеличить «продолжительность жизни» регламента: при изменениях состава и/или значений параметров изменения придется вносить лишь в приложения либо вовсе не изменять текст регламента .

Наиболее естественным представляется описание подпроцессов в соответствии с этапами жизненного цикла основного объекта, который обрабатывается описываемым процессом .

Например, в регламенте разработки регламентирующих документов могут быть следующие разделы:

• Инициирование разработки регламентирующего документа .

• Разработка проекта регламентирующего документа .

• Согласование проекта регламентирующего документа .

• Утверждение регламентирующего документа .

• Введение в действие регламентирующего документа .

• Информирование работников о регламентирующем документе .

• Контроль выполнения регламентирующего документа .

• Внесение изменений и дополнений в регламентирующий документ .

• Отмена регламентирующего документа .

• Хранение регламентирующего документа .

Если жизненный цикл представляет собой совокупность вложенных последовательных или параллельных циклов, то описание начинается с самого быстрого цикла .

Например, регламент управления оборудованием и инструментом для капитального ремонта скважин (внутренний нормативный документ арендодателя оборудования) подразделяется на три основные части:

1. Выполнение заказов на оборудование и инструмент (первый операционный цикл – описывается взаимодействие арендатора и арендодателя) .

2. Обеспечение технической готовности оборудования и инструмента (второй операционный цикл – описываются процессы диагностики, технического обслуживания и ремонта, выполняемые арендодателем) .

3. Управление оборотным фондом оборудования и инструмента и принятие решений о его изменении (инвестиционный цикл – описывается цикл принятия решения собственником арендодателя) .

В текстовой части регламента (разделы 1 – 5) таблицы, рисунки, схемы и т.п., если их довольно много, обычно не приводятся – они помещаются в приложения к регламенту (раздел 6). Немногочисленные же таблицы или графические элементы могут быть размещены в тексте .

Раздел 4 «Ответственность». В этом разделе определяется ответственность исполнителей за неисполнение регламента:

Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ .

Раздел 5 «Контроль».

В данном разделе описываются средства контроля за исполнением регламента в целом:

Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на наименование должности .

Содержание функции контроля описано выше в комментарии к разделу 3 «Описание требований, процессов, методов работы» .

Раздел 6 «Приложения». В этом разделе регламента приводится служебная и вспомогательная информация о регламентируемом процессе. Состав этой информации может варьироваться в зависимости от предмета регламента. Ниже рассмотрены наиболее распространенные виды приложений .

Раздел 6.1 «Классификаторы и справочники» .

В этом приложении помещается справочная информация, включающая классификаторы и справочники: перечни, таблицы значений и т.п .

Разработка классификаторов и справочников представляет собой весьма ответственный этап разработки регламента. С классификации должен начинаться процесс разработки регламента. Если разработчиками проявлена поспешность (а это случается часто – хочется сразу же показать результат), то ее последствия могут быть весьма плачевными. Как показывает практика, к классификаторам приходится возвращаться чуть ли не на каждом этапе организационного проектирования, вплоть до конечных .

Единая классификация способствует унификации точек зрения исполнителей на регламентируемый процесс. От удачной классификации зависит эффективность сбора и обработки информации, связанной с выполнением регламентируемого процесса .

Справочная информация задает связи между объектами классификации, которые структурируют предметную область и, в известной степени, определяют ход регламентируемого процесса .

Классификаторы должны быть максимально универсальными;

минимальное требование состоит в согласованности классификаторов исполнителей и потребителей результатов процессов .

Система классификации объектов определенного вида должна удовлетворять следующим требованиям:

- обеспечивать отнесение классифицируемого объекта к одной категории классификации;

- иметь достаточную гибкость и емкость и обладать необходимой полнотой;

- иметь достаточную и экономически оправданную глубину;

- обеспечивать (по возможности) сопряжение с другими классификациями этих же объектов;

- обеспечивать простоту процессов ведения классификатора;

- обеспечивать эффективную автоматическую обработку данных, связанных с классифицируемыми объектами .

Разрабатывая классификаторы для нужд регламентации процесса, необходимо иметь в виду, что потребителями информации о процессе, которая «размечается» в соответствии с принятыми классификаторами, могут быть разнообразные функциональные подразделения .

Поэтому классификатор должен обладать такой степенью детальности, чтобы информация о процессе могла быть обработана разными пользователями .

Предприятие сдает в аренду оборудование из оборотного фонда;

для определения инвестиций в пополнение оборотного фонда необходимо получить информацию о времени оборота единицы оборудования .

В самом простом случае искомое время измеряется как период от одного момента приема-передачи оборудования арендатору до следующего. С экономической же точки зрения в рамках общего периода оборота следует различать период нахождения оборудования у арендатора – когда оборудование приносит предприятию доход, и период нахождения оборудования на предприятии, когда оборудование генерирует расходы .

Для более детального анализа затрат в период нахождения оборудования на предприятии необходимо выделить три состояния оборудования: оборудование в ремонте, оборудование на складе в состоянии технической готовности, оборудование в пути .

Итак, для корректного технико-экономического анализа процесса сдачи оборудования в аренду необходимо выделить и зафиксировать в документах, сопровождающих процесс, по меньшей мере, четыре состояния оборудования .

Если же отнесение классифицируемого объекта к категориям классификации неоднозначно или отнесение его к разным категориям классификации не приводит к различным последствиям, такая классификация является, как минимум, бесполезной .

Специалистами по процессному подходу много копий сломано при решении вопроса об отнесении процессов к категориям основных, вспомогательных, управленческих и т.п. Однако никаких принципиально различных последствий в способах описания, реализации, контроле, бюджетировании эта классификация не несет. Более того, неоднозначность отнесения процессов, а вместе с ними и подразделений к указанным категориям может привести к нарушениям трудового законодательства. Следовательно, такая классификация является не только непродуктивной, но и (потенциально) незаконной .

В качестве основы для создания классификаторов нужно использовать общероссийские и отраслевые классификаторы, классификаторы, используемые поставщиками и подрядчиками. Если дословное воспроизведение классификаций внешних организаций невозможно, то, во избежание «трудностей перевода», следует предусмотреть средства трансформации одной классификации в другую. Несмотря на наличие весьма нетривиального стандарта ISO 15926 «Системы промышленной автоматизации и интеграция. Интеграция данных жизненного цикла установок непрерывного производства, включая нефтяное и газовое производственное оборудование», работу по интеграции классификаторов и справочников лучше поручить специалистам .

В случае если различные классификаторы и справочники связаны между собой, используются правила нормализации баз данных .

Если используемые в регламентируемом процессе классификаторы и справочники могут изменяться, то либо в самом регламенте, либо в отдельном документе необходимо установить порядок внесения изменений и дополнений в справочники и классификаторы .

Раздел 6.2 «Формы и правила оформления документов» .

В этом приложении приводятся формы и разъясняются правила оформления документов, сопровождающих выполнение регламентируемого процесса .

Как правило, приводятся:

- формы документов (незаполненные);

- образцы заполнения форм документов;

- правила заполнения форм (если есть варианты заполнения, которые нецелесообразно представлять в виде образцов);

- правила нумерации документов .

Правила заполнения форм унифицированных документов определяет действующее законодательство. В этом случае в регламенте достаточно дать ссылку на нормативный акт, в котором установлены такие правила. Формы неунифицированных документов (формы документов, разработанные самой организацией) следует описать в приложении к регламенту более подробно .

Документы, сопровождающие процесс, выполняют несколько функций:

- доказательную – подтверждают факт наступления того или иного события;

- информационную – служат источником информации для учетноаналитических процедур;

- контрольную – дают возможность контролировать выполнение процессов, работу отдельных лиц и т.д.;

- накопительную – являются материальным носителем и накопителем информации (эта функция особенно важна при отсутствии автоматизированных хранилищ данных) .

Эти функции обусловливают требования к форме и содержанию документов .

Требования к обязательным реквизитам первичных документов для целей бухгалтерского учета сформулированы в п.

13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации:

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники) .

Эти требования с соответствующими изменениями следует принять во внимание при разработке прочих (не обязательно бухгалтерских) неунифицированных форм документов .

Для разработки разделов документа, отражающих содержание документируемой операции или события, рекомендуется:

- определиться с составом информации, которая должна быть занесена в документ;

- структурировать эту информацию с учетом взаимозависимости полей документа; при необходимости расширить состав заносимой в документ информации;

- корректно указать единицы измерения для количественных показателей (лучше – в самом документе, при нецелесообразности этого

– в правилах заполнения или иных комментариях к форме документа);

- разработать дизайн разделов документа, исходя из структуры информации, общих требований к формам и бланкам документов, удобства использования .

Под удобством использования формы документа понимается:

• легкость и простота понимания работниками, заполняющими и использующими форму документа, правил заполнения формы документа и смысла внесенных записей;

• физическая возможность прочитать текст документа и вписать в форму документа необходимый текст (шрифт должен быть «читаемого размера», поля для записей от руки должны быть достаточного размера);

• скорость заполнения формы документа;

• возможность сканировать, копировать, отправлять по факсимильной связи документ без искажения и/или потери его содержания;

• минимальность затрат на изготовление бланков документов (компактность, отсутствие излишних графических элементов);

• соответствие документа на бумажном носителе экранной форме в АИС (если таковая используется) .

В идеальном случае форма документа должна быть понятной заполняющим ее работникам без дополнительных объяснений. Для этого сама форма может содержать «подсказки» типа: «нужное подчеркнуть», «выбрать из справочника…» и т.п .

Особое внимание необходимо уделить размещению подписей ответственных исполнителей. Некорректно размещать все подписи в одном месте документа, поскольку зачастую подписывающий документ работник несет ответственность за содержание лишь некоторого фрагмента документа, отвечающего фрагменту же документируемого процесса .

Бывает нелишне в самой форме документа предусмотреть фразу, объясняющую, за что именно расписывается работник.

Например:

Оборудование из ремонта сдал .

Слесарь ________________ (Ф.И.О.) Оборудование из ремонта принял и проверил, что оборудование исправно, необходимые документы в наличии, записи о ремонте и испытаниях в паспорт оборудования внесены, разрешение на эксплуатацию имеется .

Инженер-механик ________________ (Ф.И.О.) Если такие объяснения не приведены в форме документа, то они должны быть обязательно приведены в тексте регламента .

Приводимые в приложении к регламенту образцы заполнения форм документов отвечают, как правило, наиболее часто встречающимся ситуациям .

Если вариантов заполнения много, то целесообразно изложить правила заполнения формы документа в виде таблицы, в одной колонке которой перечисляются поля документа, а в другой указываются правила их заполнения: источник значения (например, утвержденный справочник или показания прибора), зависимость указываемого значения от значений других полей документа (например, формула) .

Если документ заполняется несколькими исполнителями, то в третьей колонке таблицы указывается ответственный за заполнение данного поля работник .

Особое внимание следует уделить правилам нумерации документов, поскольку они должны обеспечивать соотнесение документа с объектами и операциями, а также ссылочную целостность системы документов.

Например:

Номер Договора на ремонт судна, заключаемого между Операционным предприятием и Подрядчиком, представляется в виде:

ДР-XXX-YYY-SS-NNN-DD, где XXX – трехзначный цифровой код Операционного предприятия;

YYY – трехзначный цифровой код Подрядчика, определенный в Перечне авторизованных подрядчиков; SS-NNN – код судна, в котором первые два символа (буквы) обозначают тип судна, последние три символа – порядковый номер судна в данной серии (типе);

DD – двузначный порядковый номер Договора на ремонт судна .

Номер Акта сдачи-приемки ремонтных работ по Договору на ремонт судна представляется в виде:

АР-Номер договора /ZZ, где ZZ – двузначный порядковый номер Акта сдачи-приемки ремонтных работ .

Такое «ручное» кодирование документов важно, если документирование вводится в тестовом режиме, без поддержки в АИС. Если же документооборот поддерживается АИС, то хитроумное кодирование становится неактуальным. Все признаки операции, которые выносятся в код (как в приведенном примере), фигурируют в развернутом виде в полях документа и, следовательно, в полях базы данных .

Поэтому выбор документов из базы по заданным значениям полей обеспечен .

Иногда формы документов подразделяются на обязательные и рекомендованные. Отклонение от правил заполнения обязательных форм не допускается. На основе рекомендованных форм исполнители могут создавать и использовать собственные формы, которые детализируют и/или дополняют информацию, содержащуюся в рекомендованной форме, не нарушая ее структуры .

Если форма документа не может быть определена в регламенте, но имеются конкретные требования к содержанию документа, то эти требования рекомендуется изложить в приложении к регламенту .

Описанная ситуация возникает, например, при заключении договоров по форме, предложенной контрагентом. В этом случае в регламенте приводятся требования к содержанию договора или примерные формулировки положений, на включении которых в текст договора должна настаивать организация .

Разработчик должен четко представлять себе весь жизненный цикл неунифицированного документа (создание, обработка, архивирование, уничтожение) .

Важно отметить, что хорошо структурированный документ способен упорядочить и процесс, который в этом документе отражается .

В этом смысле «объект важнее процесса» .

Раздел 6.3 «Схемы процессов» .

В этом приложении помещаются схемы процессов, описываемых в регламенте .

Схемы процессов служат для иллюстративных, облегчающих понимание регламента целей и не заменяют собой текст регламента .

Отсюда вытекает следующее:

- целесообразно включать в это приложение схемы лишь часто повторяющихся и/или наиболее важных процессов; не стоит расписывать все варианты процесса и тем более пытаться изобразить их на одной схеме;

- выбор языка схем должен определяться целью наиболее удобного и ясного донесения до читателя регламента важнейших особенностей выполнения регламентируемого процесса; лучше привести несколько «проекций» одного процесса, чем пытаться изобразить на одной схеме сразу всю информацию о процессе .

Если политика организации в области внутренней стандартизации предусматривает использование определенных языков описаний процессов, то в организации должна существовать документированная методика использования этих языков (так называемое «соглашение о моделировании»). В этом документе определяется, в частности, семантика обозначений, используемых на схемах. В случае отсутствия такого документа семантика обозначений должна быть определена в тексте приложения .

Наиболее простым и доступным для понимания является язык блок-схем (он неявно рекомендуется к использованию при написании административных регламентов), отражающий действия и ветвления (условные переходы). Однако это лишь часть полной информации о процессе (см. выше комментарии к разделу 3 «Описание требований, процессов, методов работы») .

Для достижения ясности схем рекомендуется пользоваться иерархической декомпозицией процессов, когда определяются не только границы, но и вложенность процессов .

Могут ли схемы заменить текст регламента? Практика показывает, что схема, выполненная с недостаточной деталировкой, нуждается в пояснениях. Слишком подробная схема, как правило, не читаема .

К тому же далеко не все работники даже весьма «продвинутой» организации способны правильно читать схемы. Одну из основных сложностей представляет собой описание на (любом) языке схем различных ветвлений, правил с исключениями и прочих явлений, распространенных в отечественном бизнесе. Хорошо структурированный текст с решением этих задач поневоле справляется, но и хорошая схема не будет лишней .

Раздел 6.4 «Алгоритмы расчетов» .

В это приложение могут быть вынесены алгоритмы расчетов, применяемых в регламенте .

Альтернативный вариант – изложить алгоритмы расчетов в методической инструкции, а в регламенте дать на нее ссылку .

При описании алгоритма расчета необходимо сформулировать ситуацию, в которой производится расчет, цель расчета, описать входные и выходные переменные, а также константы, указав для каждой величины:

- обозначение,

- наименование,

- смысл,

- единицу измерения,

- источник данных (для константы – значение) .

При описании источника данных необходимо проследить за синхронностью используемых для расчета значений .

Далее описывается собственно алгоритм расчета (формулы, (псевдо)код программы и т.п.). Полезно привести правила интерпретации результатов расчета и примеры расчетов в типичных ситуациях .

Раздел 6.5 «Таблицы ролей исполнителей процессов» .

Это приложение носит справочный характер, так как в удобном виде представляет собой ролевую структуру процесса .

Для описания ролей могут использоваться:

- матрицы ответственности;

- таблицы «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность» .

Матрица ответственности представляет собой таблицу, в которой перечислены функции, необходимые для выполнения процесса (по строкам), и должности исполнителей процесса (по столбцам), а на пересечении строки и столбца указывается роль данного исполнителя в выполнении этой функции: инициирует, организует, участвует, обеспечивает, выполняет самостоятельно, контролирует и т.п .

Таблица «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность» представляет собой таблицу с колонками, в которых указываются название процесса, исполнитель, его функции в рамках данного процесса, права, необходимые для выполнения данных функций, ответственность исполнителя .

Обе таблицы окажут неоценимую помощь разработчику должностных инструкций, положений о подразделениях, положений о коллегиальных органах, поскольку общая «функциональная нагрузка»

работника, подразделения или коллегиального органа складывается из функций, выполняемых им в рамках всех процессов организации [9, 22] .

Контрольные вопросы

1. Каковы этапы создания юридического лица?

2. Перечислите организационно-правовые документы .

3. Дайте определение понятия «учредительный договор» .

4. Какие реквизиты содержит формуляр учредительного договора?

5. Что входит в текст учредительного договора?

6. Дайте определение понятия «устав организации» .

7. Какие реквизиты содержит формуляр «устав организации»?

8. Что входит в текст устава организации?

9. Дайте определение понятия «штатное расписание» .

10. Какие реквизиты содержит формуляр «штатное расписание»?

11. Дайте определение понятия «положение» .

12. Какие реквизиты содержит формуляр «положение»?

13. Что входит в текст положения?

14. Дайте определение понятия «должностная инструкция» .

15. Какие реквизиты содержит формуляр «должностная инструкция»?

16. Что входит в текст должностной инструкции?

17. Дайте определение понятия «регламент» .

18. Опишите структуру регламента .

ГЛАВА 9. ПРЕДМЕТ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» .

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА .

СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ

9.1. Понятие делопроизводства Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения [1] .

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием «документооборот». Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу .

Наряду с термином «делопроизводство» в настоящее время широко используется равный по содержанию термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) .

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 м. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации .

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов .

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось простейшее делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда .

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов [3] .

9.2. Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления .

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо .

Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности представлять соответствующую требуемую информацию государственным органам .

В Гражданском кодексе (ГК) РФ изложены правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования .

В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица .

Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, согласно которым многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении установленного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы .

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) .

В Положении «О Федеральной архивной службе России» определены главные задачи архивной службы России (Росархив): развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации .

Важное значение для функционирования делопроизводственной системы имеют Указы Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о Государственной архивной службе России», постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» .

Для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение имеют следующие нормативные документы:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения .

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике .

ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов .

В рамках ЕГСД была разработана и внедрена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в ГСДОУ .

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.) .

2. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов .

Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе с учетом почти двадцатилетней практики использования был разработан единый стандарт – ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социальноэкономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003 .

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти .

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации – особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция не только используется федеральными органами власти, но и находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления .

4. Основные правила работы архивов организаций .

Правила детально освещают ряд делопроизводственных вопросов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работа с документами в архивах .

5. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях .

Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение .

Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой и некоторых других видах документации .

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная [3]. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря .

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д .

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел) .

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства .

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций считается централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные технические средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства .

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством .

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя .

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого подразделения отражается в специально разрабатываемом положении .

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения [5] .

9.3. Служба документационного обеспечения управления

Служба ДОУ – это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами и подчиняющееся непосредственно руководителю .

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) .

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.) .

Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о службе документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются .

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и другими нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной автоматизированной системы (ГАС) Российской Федерации и иными действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования [11] .

Цели и задачи службы ДОУ. Основными целями службы ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления .

Служба ДОУ решает следующие задачи:

– совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

– контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

– сокращение документооборота, количества форм документов;

– разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

– участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров [11] .

Функции.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) обработку, регистрацию документов и учетно-справочную работу по документам;

3) организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организацию машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработку и проектирование бланков документов;

6) разработку номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организацию работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организацию контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

11) организацию работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции; организацию рабочих мест, в том числе автоматизацию [3] .

Права и ответственность. Служба ДОУ имеет право:

- осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;

- требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил;

- запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;

- проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;

- вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

- участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

- вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий .

Служба ДОУ несет ответственность:

за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников [3] .

Взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями .

Служба ДОУ взаимодействует:

- со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения управления;

- с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

- со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники;

- со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ;

- с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники [1] .

9.4. Оформление учредительных документов Под учредительными документами понимаются документы, которые обеспечивают юридическое основание для деятельности юридического лица .

Набор учредительных документов зависит как от вида организации, так и от её организационно-правовой формы (рис. 9.1) .

Рис. 9.1. Виды юридических учредительных документов Виды организаций (по целям их создания) можно разделить на коммерческие и некоммерческие. Коммерческие организации создаются для получения прибыли, а некоммерческие (образовательные, физкультурно-оздоровительные, общественно-политические, религиозные и др.) – для целей, не связанных с получением денег .

Законы РФ делят все юридические лица (различные организационно-правовые формы) [32]:

- на общества с ограниченной ответственностью (ООО);

- закрытое и открытое акционерные общества (ЗАО и ОАО);

- государственные и муниципальные унитарные предприятия ФГУП и МУП) .

Для различных типов юридических лиц используются разные учредительные документы. Например, для регистрации ООО в качестве учредительного документа необходимо представить в налоговую инспекцию устав. Это самый распространенный учредительный документ, который подается для регистрации юридического лица, потому как ООО предприниматели выбирают чаще всего. Однако частота выбора ООО для ведения деятельности не избавляет налоговиков от неграмотно составленных уставов: большинство из представленных учредительных документов возвращаются по совершенно примитивному мотиву несоответствия документа законным требованиям .

Законодательством о регистрации организаций к уставу предъявляются следующие требования:

- наименование юридического лица. Имя у фирмы должно быть указано полное. В случае если наименование является длинным и сложным, можно также указать и краткое наименование (если при ведении деятельности планируется в документах ставить аббревиатуру);

- место, где регистрируется общество (юридический адрес, который подтверждается соответствующим гарантийным письмом, сведениями от риелторов или предварительным договором аренды);

- условия об органах управления обществом;

- условия о порядке созыва общего собрания участников и вопросах, разрешаемых на них;

- сведения о порядке и сроках распределения прибыли предприятия;

- данные об уставном капитале (ограниченные);

- правовой статус участников;

- условия о возможности и порядке выхода участника из состава общества;

- условия об обороте долей в обществе .

Ничто не запрещает включать в устав ООО и иные условия. Это даже приветствуется, если у участников есть серьезный подход к учреждению фирмы или сомнения в отношении добросовестности партнеров. Например, в любом случае следует предусматривать условие о нотариальном порядке совершения сделки по уступке долей в обществе, а также обязательное согласие других собственников (с преимущественным правом покупки) на продажу доли. Это поможет обеспечить более-менее надежную защиту капитала фирмы от рейдерских захватов [36] .

Учредительный договор – это документ, устанавливающий права и обязанности участников хозяйственного общества по отношению к их долям и другим участникам. Обычно учредительным договором предусматривают порядок и сроки оплаты долей, объемы и стоимость долей, а также иную информацию, которая имеет значение для отношений собственников предприятия. Важным является то, что учредительный договор во многих случаях не требуется для регистрации и предъявления третьим лицам, а это можно использовать для ограничения доступа таких лиц к информации имущественного характера для обеспечения безопасности уставного капитала и других активов .

Также при регистрации юридического лица составляются и утверждаются на общем собрании участников протоколы, закрепляющие решение тех или иных значимых для общества вопросов .

Протокол включает:

- перечень присутствующих участников;

- дату и номер протокола;

- повестку дня;

- вопросы для голосования;

- результаты голосования .

Подготовка учредительных документов также сопровождается составлением заявления о государственной регистрации юридического лица путем регистрации учредительных документов. Такое заявление должно быть подписано учредителями в присутствии нотариуса .

К оформлению учредительных документов предъявляются следующие требования:

- документы должны быть оформлены на бумаге (в письменном виде), возможна дополнительная подача документов и в электронном варианте;

- само заявление заполняется от руки печатными буквами;

- учредительные документы, составляющие более одной страницы, прошиваются, прошнуровываются и пронумеровываются;

- надпись с количеством листов должна заклеивать связывающий узел и быть удостоверена заявителем или нотариусом .

Составленные учредительные документы направляются в регистрирующий орган (инспекцию Федеральной налоговой службы) непосредственно заявителем (или его доверенным лицом) либо посредством почты с объявленной ценностью при его пересылке и описью вложения и отметкой «регистрация» [32 – 35] .

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия «делопроизводство» .

2. Как появилось делопроизводство?

3. Что входит в нормативно-правовую базу делопроизводства?

4. Перечислите формы организации делопроизводства .

5. Дайте определение понятия «служба ДОУ» .

6. Каковы цели службы ДОУ?

7. Какие задачи стоят перед службой ДОУ?

8. Какие функции исполняет служба ДОУ?

9. Перечислите виды учредительных документов .

10. Какие требования предъявляются к учредительным документам?

ГЛАВА 10. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИП ОРГАНИЗАЦИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТА

10.1. Документооборот: понятие, принципы, количественные и качественные характеристики Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом [3] .

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) .

Специальный раздел ГСДОУ «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построение информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче на хранение .

В документационном обеспечении учреждения (предприятия) можно выделить три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы .

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.) .

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения (отправляемые документы), а другая циркулирует внутри учреждения (внутренняя документация) .

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда .

При движении документов следует придерживаться принципа однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя .

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения, например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременную передачу копий всем исполнителям .

–  –  –

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетноинформационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа .

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.) .

Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на рис. 10.1 [3, 11] .

10.2. Основные этапы документооборота

Входящие, исходящие и внутренние документы имеют свои особенности обработки и прохождения.

В этой технологической цепочке выделяют следующие этапы:

- прием и первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию;

- рациональное движение документов внутри организации;

- исполнение документов (составление);

- контроль за исполнением;

- обработку исполненных и отправляемых документов .

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях .

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-97) и правила работы с ними .

Кроме того, ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов .

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

- повышение эффективности управленческой деятельности;

- ускорение движения документов в организации;

- уменьшение трудоемкости обработки документов .

К наиболее эффективным современным методам совершенствования потоков документов относятся: создание унифицированных систем документов; унификация текстов документов; построение информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации [11] .

10.3. Документопотоки: входящая, исходящая, внутренняя документация. Технология обработки документопотоков Обработка входящих документов. Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства .

При поступлении документов по почте до вскрытия конвертов проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям .

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия .

Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверт. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда .

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому следует направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения .

Во многих учреждениях руководители получают 80–90 % всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2–3 % документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают .

На подпись также передаются 90–95 % отправляемых документов .

Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей .

При предварительном рассмотрении документа следует учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа .

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя .

Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом .

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (рис. 10.2) .

–  –  –

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа .

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не регистрируются поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации .

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы .

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные – в структурных подразделениях .

Документы регистрируются на карточках. На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):

- входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 – порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 – дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;

- от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);

- количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

- дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 № 259/10);

- краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов .

После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений .

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек (контрольные, справочные, по вопросам, по географии и т.д.). Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие – один цвет, отправляемые – другой, внутренние – третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя – один цвет, в структурные подразделения – другой, контрольные – третий, неконтрольные – четвертый, отправляемые – пятый, внутренние – шестой цвет .

При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе» .

Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение – на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной.

Например:

Г.В. Иванову Прошу подготовить ответ ______________________

Подпись Дата Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использовать документ в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных; это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.) .

Согласно резолюции, документ передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции – первая), а ксерокопии – другим исполнителям. Текст резолюции сразу же по возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция».

Например:

И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову Прошу подготовить ответ _______________________

Подпись руководителя Дата Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» – 15.01.2000; «Кому направлен документ» – Г.В. Иванову; «Расписка в получении» – роспись Иванова Г.В., дата .

Документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я – справочная (по порядку номеров); 2-я – контрольная (по срокам исполнения); 3-я – основные вопросы деятельности организации; 4-я – переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ .

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным .

При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д .

При поступлении документов может быть несколько вариантов их исполнения:

1. На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию администрации Новосибирской области о представлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ комитета является основанием для снятия документа с контроля .

2. На основании поступившего постановления главы администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа .

3. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой .

4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии .

Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:

- отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе) [11]. Например:

Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;

- указание, когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля) .

Например:

Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;

- дату возврата, расписку принявшего документ. Например:

20.01.2000____________________

Подпись

- номер дела, в котором хранится документ, или отметку об уничтожении. Например:

Д № 02-36 .

Пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов приведен на рис. 10.3 .

Подготовка и регистрация отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов:

- составление проекта документа, его изготовление;

- согласование;

- визирование (в необходимых случаях);

- подписание (утверждение);

- регистрацию и отправку .

Вначале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа, или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию .

Дата От кого Количество Дата регистрации поступил листов полученного и входящий документ и экземпляров документа, номер исходящий номер 10.01.2000 № 35 Министерство 2 л. в 1 экз. 25.12.1999 образования РФ № 2054-02/5

Краткое содержание документа:

Просьба направить в адрес министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ области .

Кто направил документ. Резолюция .

Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000

–  –  –

Рис. 10.3. Карточка регистрации поступающих документов Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю .

В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа .

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ).

Например:

20.01.2000 №259-02/36 На № 2054-02/5 от 05.01.2000 .

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования остается в деле организации .

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра – дата;

краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата [11] .

Пример правильной регистрации отправляемого документа приведен на рис. 10.4 .

Дата Количество ли- Кому направлен Расписка и порядковый стов документ в получении регистрацион- и экземпляров или номер ный номер реестра, отправлен, дата 20.01.2000 2 л. в 1 экз. Министерство Заказное № 36 № 259-02/36 образования РФ от 20.01.2000

Краткое содержание документа:

Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области .

Кем подписан документ: председатель Я.Я. Боргено 20.01.2000 Рис. 10.4. Регистрация отправляемого документа Прохождение внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством .

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются, либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях – за его пределы .

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола .

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело .

Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций [11] .

Пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области:

Карточка регистрации постановления главы администрации области (района и т.д.) ________________ №________ Дата _______________________________________________________

Кто вносил проект По вопросу______________________________________________

Кем подписано __________________________________________

Ф.И.О .

Учет объема документооборота. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, как правило, за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации .

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно .

Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно [3] .

Контроль за исполнением документов. Контроль за исполнением документов и принятых решений является неотъемлемой функцией управления, необходимым элементом организации управленческой деятельности и важной составной частью делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей .

Контрольная деятельность предполагает контроль, с одной стороны, за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения .

К основным задачам контрольной службы относятся: контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины .

Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в инструкции по делопроизводству;

обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции .

В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения .

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование нужно соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя – в состав секретариата данного учреждения .

Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов .

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа – один месяц со дня поступления документа в организацию .

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения – один месяц 15 дней .

3. В резолюции указан срок исполнения. Например:

Г.В. Иванову Дать информацию в течение трех дней .

Подпись руководителя Дата На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы .

Продлить срок исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль .

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле – знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки .

Срок исполнения отмечается по календарной шкале .

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце; в 33-й ячейке – карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным .

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку .

Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие неисполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок» .

Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей .

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание» .

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами (рис. 10.5) .

Справка о работе с документами _________________________________________________________

Наименование организации по состоянию на ___________________________ 2000 г .

–  –  –

Контрольные вопросы

1. Покажите движение документов (поступающих, внутренних, отправляемых) в организации .

2. Каков порядок регистрации документов?

3. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?

4. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?

5. Какая дата указывается при регистрации протокола?

6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами?

7. Допускается ли регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?

8. Какие существуют сроки исполнения документов?

9. Определите объем документов в организации за один год .

10. Если вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?

11. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации .

ГЛАВА 11. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. КОНТРОЛЬ

ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

11.1. Порядок регистрации В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно слаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач .

Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства – в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого нужно учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы .

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует .

Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден .

Регистрация – один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых – после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи .

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства .

Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами .

И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов .

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочную работу по документам .

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п .

Сам процесс регистрации – это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотека, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам [11] .

11.2. Поисковая система

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения .

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Как правило, он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ .

По мере необходимости этот перечень следует обновлять .

К нерегистрируемым документам относят: все рекламные письма;

поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы .

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию .

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации – одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии .

В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки .

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию .

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами .

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

- дата документа;

- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

- автор (корреспондент) – тот, чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

- номер дела (куда документ помещен после исполнения) .

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется – в нее вносятся эти сведения .

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа .

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес .

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д. [11, 25] .

Формы регистрации документов. Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ) .

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д .

Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными .

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе (табл. 11.1, 11.2) .

Учетный номер документа

–  –  –

хранения Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает небольшое количество документов .

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

- поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что, естественно, приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

- журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате в крупных учреждениях документ регистрировался три–пять раз в различных формах журналов;

- журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

- при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась .

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволила преодолеть карточная система регистрации. Она появилась в начале XX в. и нашла широкое распространение в странах Европы .

В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 20-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД .

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

- карточки можно изготовить в требуемом количестве экземпляров, и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов .

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении .

Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству (рис. 11.1) .

Рис. 11.1. Форма регистрационно-контрольной карточки для входящих документов Можно предложить форму регистрационной карточки на формате А5 (148210) или А6 (105148). Вычертив такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу .

Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали .

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке .

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю .

Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести .

Естественно, что создание и ведение больших картотек – это трудоемкая работа, и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий [11] .

11.3. Автоматизация регистрации документов Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма .

Регистрация документов на компьютере позволяет:

- регистрировать документы на различных рабочих местах;

- организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

- на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

- организовать контроль за исполнением документов. Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе .

Для многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:

1) дату получения (регистрации) документа;

2) номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер);

3) наименование корреспондента;

4) дату документа;

5) номер документа;

6) краткое содержание;

7) автора резолюции;

8) текст резолюции;

9) наименование исполнителей;

10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);

11) ход исполнения;

12) дату исполнения (когда документ фактически был исполнен);

13) номер дела (в которое подшит исполненный документ) .

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

14) название структурного подразделения;

15) количество листов в документе;

16) количество листов приложений;

17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);

18) названия связанных документов .

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой .

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как и заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой .

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) состоит в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже разных базах данных .

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие различия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации .

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе .

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

- вид документа, так как количество видов документов ограничено;

- автор резолюции – список руководящих лиц организации;

- структурное подразделение – список структурных подразделений;

- исполнители – как правило, это поле состоит из двух частей:

названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

- номер дела – связан с номенклатурой дел организации;

- связанные документы – в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом) .

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент» .

Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п .

Если в организации применяется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций – из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации .

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы .

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом сходно с заполнением бумажной карточки [11] .

11.4. Отбор контролируемых документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения: подготовки ответа, проверки изложенных фактов, принятия решения. Примерами таких документов могут служить письма-запросы вышестоящей организации с требованием представления информации по какой-либо деятельности предприятия, заявление гражданина о неправомочности деятельности должностного лица и др .

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов .

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановая, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях [11] .

11.5. Сроки исполнения Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления .

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления субъектов Федерации, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления .

В нормативном документе «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» предусмотрен перечень типовых сроков исполнения документов.

Ниже приведены сроки исполнения некоторых документов из указанного перечня:

- акт приемки – подписанный не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции;

- акт о наличии недостатков – составление не позднее 10 дней по получении продукции;

- договор на поставку товаров – подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора;

- ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневный срок после получения предложения;

- заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

- письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

- протокол разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок; рассмотрение – в 20-дневный срок;

- телеграммы, требующие срочного решения, – до двух дней, остальные – в течение 10 дней .

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили .

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора .

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в инструкции по документационному обеспечению организации или органа власти .

Так, «Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)» (в ред.

Приказа Государственного таможенного комитета РФ от 10.04.2000 № 290) приведены следующие нормы сроков работы с документами:

Запросы, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, выборных органов местного самоуправления:

- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);

- до 20 дней – для членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов выборных органов местного самоуправления .

Приказы, распоряжения Государственного таможенного комитета (ГТК) России и других таможенных органов – согласно указанному в них сроку .

Решения коллегий ГТК России и таможенных управлений – согласно указанному в них сроку .

Письма-поручения и письма-запросы ГТК России и других таможенных органов – к указанному в них сроку или в течение 10 дней .

Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства таможенного органа – 10 дней (не требующие дополнительной проработки с участием других таможенных органов и т.п.) .

Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности таможенного органа – согласно указанному в них сроку .

Обращения граждан:

- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);

- до одного месяца .

Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей:

- безотлагательно, не позднее семи дней со дня поступления (не требующие проверки);

- до 15 дней .

Телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы

– от двух до пяти дней .

Сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, теле- и радиопередачах, – не позднее двух недель .

В Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня их поступления. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления в орган Гостехкомиссии России .

Началом срока рассмотрения обращений считается день их регистрации, а окончанием срока рассмотрения – дата направления письменного ответа (или устного сообщения) автору с изложением принятого решения по обращению .

В тех случаях, когда для рассмотрения и разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на один месяц. Продление срока рассмотрения обращения производится руководителем органа Гостехкомиссии России или его заместителем по мотивированному докладу исполнителя. Ходатайство о продлении срока рассмотрения обращения оформляется не позднее чем за трое суток до истечения срока. О продлении срока рассмотрения обращения сообщается его автору [11] .

11.6. Организация исполнения

Ответ автору обращения готовится на бланке организации (органа власти) и направляется за регистрационным номером обращения. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из подписавших такое обращение .

Если ответ автору сообщается в устной форме, то составляется справка, в которой указывается: кто, когда и в какой форме дал ответ, а также излагается его содержание .

Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены и разрешены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны ответы .

Ответ на обращение должен быть аргументированным, со ссылкой на конкретные нормы законодательства Российской Федерации, с освещением всех поставленных в нем вопросов, а если в удовлетворении заявителю отказано – содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), которому может быть направлена жалоба .

Если по обращениям, поступающим неоднократно от одного и того же лица и по одним и тем же вопросам, проводились проверки и были приняты обоснованные решения, о чем сообщалось автору, руководителем организации может быть принято решение о прекращении в дальнейшем проверок по таким обращениям, при этом автору направляется ответ о рассмотрении каждого обращения. В случае выявления в указанных обращениях новых (дополнительных) обстоятельств по ним проводятся проверки в установленном порядке .

Обращения после их рассмотрения и разрешения должны быть возвращены работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, для приобщения к делу в службе документационного обеспечения управления либо храниться в делах других подразделений, если имеется необходимость приобщения их к финансовым, медицинским и другим документам. На документах, связанных с рассмотрением обращений, после принятия решения и их исполнения должны быть надпись «В дело» с указанием номера дела по номенклатуре и подпись должностного лица, принявшего это решение .

Конверт, в котором было получено обращение, сохраняется до окончательного рассмотрения, а затем уничтожается, если нет необходимости в его дальнейшем хранении [11] .

11.7. Проверка хода исполнения Согласно требованиям ГСДОУ, при проведении контроля исполнения используются экземпляры регистрационно-контрольных карточек, заполняемые при регистрации документов .

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- выяснение в структурном подразделения фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов .

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.) .

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет – не реже одного раза в год; заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней, за пять дней до истечения срока .

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылается два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведетcя на общих основаниях .

Служба документационного обеспечения или ответственный за документацию учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц .

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации .

На российских железных дорогах в целях повышения результативности контроля применяют упреждающий контроль исполнения документа (поручения), который осуществляют до истечения срока его исполнения в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока [11] .

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия «регистрация документов» .

2. Каковы цели регистрации?

3. Какие документы не требуют регистрации?

4. Что выписывают в процессе регистрации входящего документа?

5. Сколько регистрационных номеров имеет внутренний документ?

6. Что позволяет регистрация документов на компьютере?

7. Какие документы подлежат контролю исполнения?

8. Каковы сроки исполнения документов?

9. Как готовится ответ автору обращения?

10. Какие операции осуществляются службой контроля?

ГЛАВА 12. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ. ЭКСПЕРТИЗА

ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

12.1. Номенклатура дел Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную папку. В отдельных случаях делом называют один документ .

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения, не могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации – распределении и группировке документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким) .

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

- по названию видов документов: приказы, договоры и т.д.;

- по содержанию документов (например: «Документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»);

- по объектам, фирмам-контрагентам (например: «Документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»);

- по корреспондентам (например: «Переписка с АО «Звезда»

за 2003 г.»);

- по грифу ограничения доступа к документам (например: «Протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.») .

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел .

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке .

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики их работы или организационно-правовой формы .

Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам) .

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации, кроме научно-технических документов и печатных изданий .

Номенклатуры дел подразделяются:

- на типовые,

- примерные,

- конкретного предприятия (индивидуальные) .

Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения .

Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом .

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций, является рекомендательной .

Номенклатура конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия .

Составляется номенклатура дел делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования .

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет .

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе .

Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первый раздел – «секретариат»

(«дирекция», «служба ДОУ»). Остальные структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости .

Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем – функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс) .

В номенклатуре дел небольших организаций (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей: 01 – директор, 02 – заместитель директора и т.д. (или: 01 – руководство, 02 – основная деятельность, 03 – финансы) .

Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например, индекс отдела кадров – 04, а дело включено в номенклатуру пятым .

Тогда индекс дела – 04-05 .

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы .

Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле .

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в такой последовательности:

- название вида документа (например: «Приказы», «Договоры»);

- краткое содержание дела (например: «Приказы по личному составу»);

- дата (период), к которой относятся документы дела (например:

«Переписка с АО «Вихрь» за 2003 г.»);

- название статистических форм, их номер или условное обозначение (например: «Акт инвентаризации расчетов с покупателями по форме ИНВ-17»);

- слово «копии», если дело составлено из копий документов (например: «Договоры с поставщиками за 2003 г. Копии») .

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам» .

В процессе ведения дел заголовки могут дополняться .

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по Перечню документов с указанием сроков хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией .

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятий без изменений (ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело») [23] .

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах к ведомствах РФ .

Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел .

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме .

Каждая их пяти граф имеет свое назначение (табл. 12.1) .

Первая графа содержит индекс дела, включенного и номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, непредусмотренных заранее дел .

Во второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу, накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах .

Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о количестве томов .

Таблица 12.1 Образец сводной номенклатуры дел организации

–  –  –

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен .

Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится .

Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго тома дела) .

В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет) .

Количество дел считается с учетом переходящих дел .

Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается и одобряется экспертной комиссией предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в государственный архив (если документы поступают на государственное хранение). После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия (табл. 12.2) .

Если организация не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации [11] .

–  –  –

12.2. Формирование дел Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела .

Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации, устанавливает порядок и организацию делопроизводства учреждения .

Распределение документов в дела производится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив .

При формировании дел придерживаются определенного порядка:

- в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;



Pages:     | 1 || 3 |



Похожие работы:

«7 Факты, события, люди “ВОЛЖСКИЙ АВТОСТРОИТЕЛЬ” 12.07.2013 Действующие лица МИНИСТР ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ, ИНВЕСТИЦИЙ И ТОРГОВЛИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ АЛЕКСАНДР КОБЕНКО: У ТОЛЬЯТТИНЦЕВ ЕСТЬ ПОВОД ДЛЯ ОПТИМИЗМА! Гостем телепрограммы "Действующие лица", вышедшей в эфир 9 июля, стал человек, хорошо знакомый всем...»

«128 ISSN 1561-4212. " " 3, 2016. УДК 628.511 М.Ф. Богатырев Восточно-Казахстанский государственный технический университет им. Д. Серикбаева, г . Усть-Каменогорск А.М. Богатырев ДГП "ВНИИцветмет", г. Ус...»

«474 УДК 303.523.33 МЕТОДЫ КОНКУРСНОГО ОТБОРА АБИТУРИЕНТОВ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАЧЕСТВЕННОГО ПРИЕМА В ВУЗ METHODS OF COMPETITIVE SELECTION OF UNDERGRADUATE APPLICANTS FOR QUALITATIVE ADMISSION Ямалиев В.У., Кудрейко А.А...»

«Ю.С. Саркисов, Д.А. Афанасьев, А.А. Клопотов и др. УДК 666.9.015.7:541.18:666.9.017.3 ОСОБЕННОСТИ КРИСТАЛЛИЗАЦИИ И ТВЕРДЕНИЯ В МЕТАЛЛИЧЕСКИХ И ЦЕМЕНТНЫХ СИСТЕМАХ Саркисов Ю.С.1 (д.т.н., проф.), Афанасьев Д.А.2 (асп.), Клопотов А.А.1,2 (д.ф.-м.н., п...»

«Н Т Ц М Е Х А Н О Т Р О Н И К А 27.12.31.000 код продукции при поставке на экспорт Утвержден ДИВГ.648228.082-16.01 РЭ1 ЛУ БЛОК МИКРОПРОЦЕССОРНЫЙ РЕЛЕЙНОЙ ЗАЩИТЫ БМРЗ-АБПЭ-01 Руководство по эксплуатации Часть 2 ДИВГ.648228.082-16.01 РЭ1 Дата разработки 13.03.2018 Содержание Лист 1 Н...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ''БРЕСТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ'' Кафедра философии и культурологии МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ по курсу ''РЕЛИГИОВЕДЕНИЕ'' для студентов всех специальносте...»

«Экз. №_ АКТ государственной историко-культурной экспертизы раздела об обеспечении сохранности объектов археологического наследия по объекту Строительство 2КЛ-0,4кВ от ТП 27413 до существующего ВРЩ-0,4 кВ №95143 взамен существующих КЛ-0,4кВ, в т.ч. ПИР по адре...»

«doklad_na_temu_80_let_rostovskoj_oblasti_dlya_7_klassa.zip Ростов-на-Дону, с 1921 года г. Ростовская область – это частица нашей великой Родины – России. Ведущей технической культурой является подсолнечник.А я в хату не пойду,Пойду во светлицу,Разбужу я крепким сномСпящую девицу. В результате реформы на 1 января 2005 года...»

«Ф Е Д Е Р А Л Ь Н О Е АГЕНТСТВО ПО Т Е Х Н И Ч Е С К О М У Р ЕГУ ЛИ РОВАН ИЮ И МЕТРОЛОГИИ СВИДЕТЕЛЬСТВО об у т в е р ж д е н и и т и п а с р е д с т в и з м е р е н и й R U.С.31.0 9 2.А № 43025 Срок действия до 16 июня 2016 г.НАИМЕНОВАНИЕ ТИПА СРЕДСТВ ИЗМЕРЕНИЙ Сигнализаторы горючих газов СГГ-6М ИЗГОТОВИТЕЛЬ ФГУП СПО Аналитприбор,...»

«АППАРАТ ВЫСОКОВОЛЬТНЫЙ ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ Руководство по эксплуатации АВ-50/70-3.00.00.00РЭ СОДЕРЖАНИЕ 1 Назначение 2 Технические данные 3 Состав и комплектность 4 Устройство 5 Размеще...»

«Секция 12 "РАЗВИТИЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА НА ОСНОВЕ СОВРЕМЕННОЙ СИСТЕМЫ ИНТЕРАКТИВНОГО ОБУЧЕНИЯ В УСЛОВИЯХ МОДЕРНИЗАЦИИ ОБРАЗОВАНИЯ", Круглый стол 7"Проблемы физического воспит...»

«ПРИКЛАДНАЯ МЕХАНИКА И ТЕХНИЧЕСКАЯ ФИЗИКА. 2011. Т. 52, N4 161 УДК 541.64:539.3 СТРУКТУРНО-КИНЕТИЧЕСКАЯ ВЕРОЯТНОСТНАЯ МОДЕЛЬ РАЗРУШЕНИЯ И ДОЛГОВЕЧНОСТЬ ХРУПКИХ МАТЕРИАЛОВ В. В. Шевелев Московская государственная академия тонкой химической технологии им. М. В. Ломоносов...»

«СОДЕРЖАНИЕ 1. Паспорт программы учебной дисциплины ОП.03 "Компьютерные технологии в фотографии" 1.1. Область применения программы 1.2. Цели и задачи модуля – требования к результатам освоения модуля:. 4 1.3. Количество часов на освоение программы...»

«Данную инструкцию для вас предоставила компания Крунг Компания „Крунг” тел./факс: (495) 989-22-97 www.krung.ru Компания „Крунг” тел./факс: (495) 989-22-97 www.krung.ru Содержание Содержание 1 Предисловие 2 1. Краткое описание модели _ 2 2. Техническая информация_...»

«Шкилев Владимир Дмитриевич, Шкилева Владислава Дмитриевна ОБ ИННОВАЦИОННОМ ТОВАРЕ И УСЛУГЕ С ПОЗИЦИЙ СИМВОЛИЗМА Статья посвящена философскому раскрытию таких понятий как товар и услуги. В частности, с помощью философского символа монады определено место на данном символе таких понятий как товарный маркетинг...»

«Иркутский национальный исследовательский технический университет Научно-техническая библиотека Журналы, выписываемые НТБ ИРНИТУ в 2016 году Перечень-справочник Иркутск 2016 Электронный № Наименование журнала Хранение экземпляр Сайт издательства 1 Acta geol...»

«Секция 1 "АВТОМОБИЛИ, ТРАКТОРЫ, СПЕЦИАЛЬНЫЕ КОЛЕСНЫЕ И ГУСЕНИЧНЫЕ МАШИНЫ". Подсекция "Колесные и гусеничные машины". ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ПОСТА УПРАВЛЕНИЯ АВТОТРАКТОРА асп. Войнаш С.А. Рубцовский индустриальный институт (филиал) ФГБО...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Рубцовский индустриальный институт (филиал) ФГБОУ ВПО "Алтайский государственный технический университет им. И.И. Ползунова" ТРУДЫ РУБЦОВСКОГО ИНДУСТРИАЛЬНОГО ИНСТИТУТА ВЫПУСК 21 Рубцовск 2013 ББК 20/80 Труды Рубцовского индустриального инстит...»

«Modell/Model/Модель: GM2316, GM2316F, GM2318 DE Gebrauchsanweisung Mini Bohrmaschine GB Operating/Safety Instructions Mini drill RU Инструкция по эксплуатации и техническому Обслуживанию Гравер Инструкция по эксплуатации и тех...»

«К/Ь ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И КОНТРОЛЯ П РИ РО ДНО Й СРЕДЫ СССР ТРУДЫ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ ГЛАВНОЙ ГЕОФИЗИЧЕСКОЙ ОБСЕРВАТОРИИ им. А. И. ВОЕЙКОВА Выпуск 4 0 8 М ЕТЕОРОЛОГИЧЕСКИЕ Н А ГРУ ЗК И НА С...»

«ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ГОСТ Р и с о СТАНДАРТ 8156РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОЛОКО СУХОЕ И СУХИЕ МОЛОЧНЫ Е ПРОДУКТЫ Определение индекса растворимости ISO 8156:2005 Dried milk and dried milk products — Determination of insolubility index (IDT...»

«Установка и настройка vRealize Automation для сценария Rainpole 12 апреля 2018 г. vRealize Automation 7.4 Установка и настройка vRealize Automation для сценария Rainpole Самая последняя техническая документация доступна на веб-сайте VMware: https://docs.vmware.com/ru/ Все замечания по данной документации отправляйте по адресу: do...»







 
2019 www.mash.dobrota.biz - «Бесплатная электронная библиотека - онлайн публикации»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.