WWW.MASH.DOBROTA.BIZ
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - онлайн публикации
 


Pages:     | 1 | 2 || 4 |

«MS Project: Введение в MS Project ЗНАКОМСТВО С MS PROJECT MS Project: Глава 1. Установка, запуск и настройка MS Project: Глава 2. Таблицы MS Project: Глава 3. Сортировка, ...»

-- [ Страница 3 ] --

Как вы видите, стоимость задач типа Написание статей авторами равна нулю, хотя затраты на это должны быть учтены в плане проекта. Очевидно, при составлении плана стоимость задач не была внесена в план. Поэтому обновим план: откроем новое окно и в нем введем информацию о стоимости соответствующих задач и обновим настраиваемое поле Cost2 (Затраты2). Когда мы вернемся к нашему отчету, то увидим, что он изменился (рис. 15.17, файл 12.mрр) .

MS Project: Анализ стоимости проекта Рис. 15.15. Заполняем настраиваемый код структуры для задач проекта Рис. 15.16. Затраты на выполнение задач разных типов MS Project: Анализ стоимости проекта Рис. 15.17. После ввода информации о стоимости некоторых задач соотношение затрат изменилось Как видно из этого примера, анализ плана проекта нужен еще и для поиска возможных ошибок и несоответствий. Поскольку анализ является рассмотрением различных срезов плана проекта, то чем больше срезов будет рассмотрено, тем выше вероятность выявить ошибку .

Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты Для определения стоимости сверхурочных работ добавим в таблицу колонку Overtime Cost (Затраты на сверхурочные) и просмотрим ее значения в строке суммарной задачи проекта. В файле IS.mpp это значение будет равно нулю, хотя мы вводили в план данные о сверхурочных трудозатратах (см. раздел «Перенос трудозатрат в сверхурочные» урока 14). Чтобы проверить, что сверхурочные трудозатраты присутствуют в плане, добавим в таблицу колонку Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты). Как видно на рис. 15.18 (файл IS .



mpp), сверхурочные трудозатраты в плане проекта присутствуют, но их стоимость при этом равна нулю .

Возможная причина нулевой стоимости сверхурочных трудозатрат может быть в том, что у ресурса не определена ставка за сверхурочные трудозатраты. И действительно, у Буркова эта ставка не определена. Но мало того, в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) обнаруживается, что у значительной части ресурсов в процессе составления плана проекта была утрачена информация о стоимости! Как видите, от анализа план проекта существенно выигрывает, ведь благодаря ему мы нашли уже несколько серьезных ошибок .

Восстановим информацию о стоимости, скопировав данные одного из предыдущих файлов в уроке 14, и снова проанализируем суммарные затраты проекта и Их структуру (рис. 15.19, файл 14.mрр) .

MS Project: Анализ стоимости проекта Рис. 15.19. Структура затрат на проект после обновления данных о стоимости ресурсов После ввода информации о стоимости ресурсов стоимость проекта существенно возросла. Кроме того, изменилось соотношение по стоимости между фазами (для удобства восприятия мы добавили в формулу умножение результата на 100, чтобы в столбце отображалось число процентов) .

Теперь определены и затраты на сверхурочную работу, отображаемые в строке суммарной информации о проекте. В нашем случае они составляют незначительную часть от общих затрат на проект, поскольку в качестве ставок мы указываем месячную зарплату ресурсов. Однако часто затраты на сверхурочную работу составляют весомую часть бюджета проекта, и в таких случаях требуется определить точно, какой процент от бюджета они составляют .

Для этого нужно отредактировать формулу в поле Numberl (Число!), причем эта формула должна рассчитывать значение ячейки только тогда, когда значение поля Cost (Затраты) не равно нулю, поскольку деление на 0 приведет к ошибке. Поэтому в формуле нужно использовать оператор Ilf, обеспечивающий выполнение операций по условию .





Формат этого оператора таков: lif (условие; если истина; если ложь)

В скобках сначала указывается условие, затем через точку с запятой указываются операции, которые программа должна осуществить в случае выполнения условия и если условие не выполняется .

Наша формула представлена на рис. 15.20. Условием оператора является [Cost] 0 ([Затраты]0), причем условие взято в скобки. Если это соблюдено и стоимость задачи не нулевая, то программа заполнит поле, разделив затраты на сверхурочные на стоимость задачи и умножив полученный результат на 100 .

Это действие выражено формулой ([Overtime Cost]/[Cost])*100 (([Затраты на сверхурочные]/[3атраты])*100). Если же стоимость задачи нулевая, то в поле будет помещен 0. Для того чтобы поместить в ячейку 0 или любое другое MS Project: Анализ стоимости проекта число, достаточно просто указать его в формуле в кавычках, как в нашем случае .

Рис. 15.20. Редактируем формулу, чтобы определить, сколько процентов составляют сверхурочные затраты от общих затрат Обновив формулу, посмотрим на данные в таблице. На рис. 15.21 (файл 15 .

mpp) видно, что доля сверхурочных трудозатрат составляет 2,08% от затрат на задачу, где требуются сверхурочные, и 0,22% от затрат на фазу, включающую эту задачу. В общем же бюджете проекта доля этих затрат настолько мала, что значение поля % от общей стоимости в строке суммарной задачи равно нулю .

MS Project: Анализ стоимости проекта Рис. 15.21. Анализ распределения затрат между обычными работами и сверхурочными Распределение затрат на ресурсы разных типов Для анализа распределения затрат по ресурсам разных типов воспользуемся теми же приемами, что и при анализе распределения ресурсов по типам задач .

Для группировки ресурсов нам понадобится настраиваемый ресурсный код структуры Код отдела, уже созданный ранее в файле СН13\19.mрр (см. раздел «Ввод значений настраиваемого кода структуры и его использование»). С помощью Организатора перенесем его в наш файл 16 .

mрр, добавим его в список отображаемых в таблице и заполним данными (рис .

15.22) .

Рис. 15.22. Заполняем данными настраиваемый код структуры для ресурсов

Когда коды отделов у ресурсов расставлены, нужно создать поле для хранения информации об общей стоимости проекта и для расчета процента стоимости ресурса от общей стоимости. Все эти настройки аналогичны тем, что мы делали для расчета соотношения затрат на различные фазы проекта (см. раздел «Распределение затрат по фазам проекта»), но теперь мы будем использовать настраиваемые поля ресурсов, а не задач .

MS Project: Анализ стоимости проекта После того как поля созданы, настроены и добавлены в таблицу, сгруппируем данные по полю Код отдела. Теперь (рис. 15.23, файл 17.mрр) напротив названия каждой из групп ресурсов указаны суммарные затраты на ресурсы этой группы (в колонке Cost (Затраты)) и доля этих затрат от общей стоимости проекта (в колонке % от общей стоимости). В группе No Value (Нет значения) перечислены ресурсы, у которых нет значения в колонке Код отдела — материальные ресурсы .

Рис. 15.23. Анализ затрат по типам ресурсов При работе с полями в Организаторе не забудьте о переключении между настраиваемыми полями ресурсов и задач. В этом примере нам нужно настраиваемое поле для ресурсов .

Но анализ показывает, что затраты на внештатных сотрудников включают затраты на фотомодель, но не учитывают затраты на авторов (на написание статей). Это произошло потому, что на задачу Статьи поступили в редакцию, обозначающую поступление в редакцию статей, не были назначены ресурсы, а стоимость статей была занесена в план как фиксированная стоимость этой задачи. Соответственно, эти затраты не отнесены ни к одному из ресурсов проекта .

Чтобы исправить эту ситуацию, добавим ресурс Авторы и в поле Cost Per Use (Затраты на использование) укажем $1000, то есть стоимость всех статей номера. Затем удалим фиксированную стоимость у задачи Статьи поступили в редакцию и выделим на нее созданный ресурс. Стоимость назначения будет определена в $1000, и соответственно, стоимость задачи снова будет такой же, как и при использовании фиксированной стоимости. Теперь определим для ресурса Авторы значение поля Код отдела, введем стоимость проекта в поле Общая стоимость и посмотрим, как изменились данные в нашей таблице (рис .

MS Project: Анализ стоимости проекта 15.24, файл 16.mpp). В список внештатных сотрудников добавились Авторы и затраты на них, а общие затраты на внештатных сотрудников возросли с 0,11% до 0,65%, то есть почти в 5 раз .

Рис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов Кроме того, на рис. 15.24 видно, что группировка позволяет просматривать данные по затратам не только для отделов, но и для должностей внутри отделов. Это дает возможности для более точного анализа и корректной оптимизации стоимости .

Мы рассмотрели несколько способов анализа стоимости проекта. Возможно, в вашей организации приняты другие способы анализа, но главное, что теперь вы знаете общие принципы определения соотношения затрат между задачами или ресурсами, сгруппированными по тем или иным признакам .

MS Project: Оптимизация стоимости проекта Оптимизация стоимости проекта Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соответствуют ожиданиям, то оптимизация может не потребоваться, но так случается нечасто. Как правило, приходится оптимизировать план: сокращать или увеличивать затраты на задачи или ресурсы определенного типа. Иногда приходится выполнять одновременно обе операции, например, сохраняя общую стоимость проекта, уменьшить затраты на программирование и увеличить затраты на тестирование. Рассмотрим приемы уменьшений и увеличения затрат на проект или его составляющие .

Уменьшение затрат Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи. Поэтому уменьшить затраты можно, уменьшив один или несколько определяющих факторов .

Для выполнения работ, которые необходимо удешевить, можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать таблицы норм затрат с более низкими ставками у назначенных ресурсов. Первый вариант опасен снижением качества проекта, поскольку более дешевые ресурсы часто имеют более низкую квалификацию .

Кроме того, это может привести к увеличению сроков исполнения задач .

Второй вариант подходит в большей степени, но возможность его использования зависит от условий предоставления ресурсов для проектных работ. Также можно попробовать отказаться от использования некоторых ресурсов для исполнения определенных работ. Но в таком случае возрастает нагрузка на других участников проекта, что может привести к изменению длительности задач или снижению качества .

При сокращении трудозатрат нужно определить, какие работы имеют наиболее низкий приоритет и менее важны для достижения проектных результатов. Эти работы и нужно удалить из плана проекта. Как правило, сокращение трудозатрат приводит к снижению качества проекта, но, если сокращаемые задачи лежат на критическом пути, может привести и к сокращению сроков выполнения проекта .

В проектах обычно не так много задач с фиксированными затратами. Если же они есть, то можно попробовать найти способы сокращения этих затрат, хотя, MS Project: Оптимизация стоимости проекта так как эти затраты относятся к внепроектной деятельности, это не всегда получается. Сокращение этих затрат в некоторых ситуациях может повлиять на качество проекта .

Увеличение затрат Если у проекта или его части оказывается дополнительный бюджет, который можно использовать, то увеличить затраты можно за счет увеличения объема работ, увеличения числа используемых ресурсов или их стоимости .

Добавив работы, можно улучшить качество проектных результатов, например, осуществив их дополнительный контроль. Использовав дополнительные ресурсы, можно быстрее завершить проект или сделать больший объем работы. Наконец, если привлечь к исполнению работ специалистов более высокого уровня с более высокими ставками, можно улучшить качество и уменьшить длительность выполнения работы .

MS Project: Что нового вы узнали?

Что нового вы узнали?

Как уточнять длительность задач с использованием параметрического

–  –  –

Как использовать метод критического пути при анадизе плана работ .

Как анализировать распределение затрат по фазам проекта, типам работ, типам трудозатрат и типам ресурсов .

Как уменьшать или увеличивать затраты на проект .

MS Project: Глава 15. Анализ рисков

–  –  –

Анализ рисков Анализ опасностей, которые могут возникнуть при выполнении составленного плана, — один из самых интересных и сложных этапов планирования проекта. От того, как проведен анализ, зависит, будет ли проект успешно завершен. В этом уроке вы научитесь определять риски с помощью MS Project, описывать их и разрабатывать стратегии их смягчения. Для проведения анализа мы задействуем все имеющиеся в нашем арсенале средства: настраиваемые поля, формулы, стандартные и настраиваемые фильтры, сортировки. Но и это не все — в конце урока мы освоим средства анализа проектных данных в Microsoft Excel и с их помощью проведем исследование нашего проекта .

План составлен, проект укладывается в сроки, бюджет соответствует ожиданиям и загрузка ресурсов не превышает их доступность. Самое время задуматься: а удастся ли выполнить этот план, если, например, заболеет сотрудник с уникальными навыками, которого никто не может заменить, или авторы не сдадут статьи в срок, или в типографию вовремя не привезут краску, или произойдет еще что-нибудь непредвиденное? Ответы на эти вопросы можно получить, анализируя риски проекта .

Анализ рисков состоит из нескольких этапов. Сначала нужно определить возможные риски. Затем для каждого из них нужно определить стратегию смягчения влияния риска на проект, то есть действия, предпринимаемые для предотвращения риска или в случае осуществления риска для того, чтобы проект был успешно завершен .

MS Project: Определение рисков Определение рисков Часто в процессе определения рисков невозможно детально проанализировать весь план проекта в разумное время (например, если план состоит из нескольких сотен задач). В таких случаях в первую очередь нужно анализировать риски у задач, которые находятся на критическом пути проекта или могут стать критическими. Чтобы определить, какие задачи могут стать критическими, можно воспользоваться оптимистической и пессимистической диаграммами Ганта, полученными в результате анализа методом PERT .

При определении рисков информацию нужно заносить в план проекта. Для этого нужно подготовить настраиваемые поля (файл 1.mpp). Мы переименовали поле для задач Text2 (Текст2) в Описание риска, а поле для задач Texts (ТекстЗ) — в Вероятность осуществления риска, причем для последнего мы создали список значений: Высокая, Средняя и Низкая, что позволит быстро заполнять это поле. Кроме того, на основании таблицы Entry (Ввод) для задач мы создали таблицу Ввод информации о рисках и оставили в ней лишь необходимый набор полей. И наконец, на базе таблицы мы создали два представления: Риски, в котором эта таблица находится рядом с диаграммой Ганта, и комбинированное представление Риски2, в верхней части которого находится представление Риски, а в нижней — Task Form (Форма задач). Теперь можно переходить к определению рисков .

Риски определяются для трех аспектов проекта: расписания, ресурсов и бюджета. Так выявляются события, осуществление которых может помешать завершить проект в срок или создать нехватку ресурсов или денег в определенный момент его выполнения. Если при определении риска становится ясно, как уменьшить его, то нужно сразу же вносить соответствующие изменения в план проекта .

MS Project: Риски в расписании Риски в расписании Задача, стоящая перед руководителем проекта при анализе рисков расписания, заключается в том, чтобы уменьшить вероятность срыва сроков работ. Срыв сроков работ может произойти в том случае, если длительности задач в плане не будут соответствовать тому времени, которое потребуется ресурсам на их выполнение .

Несоответствие запланированных длительностей работ фактическим может произойти в двух случаях: если неточно составлен план проекта и если неожиданно окажется, что та или иная работа требует больше времени, чем ожидалось. Поскольку каждый проект уникален, то обязательно случится так, что какая-то из задач будет длиться дольше запланированного времени, но чем точнее и детальнее план, тем меньше будет таких задач. Ведь при неточном плане несоответствия возникают даже тогда, когда их могло бы и не быть .

Поэтому уменьшение рисков в расписании начинается с детализации плана работ. Затем нужно обнаружить задачи, у которых вероятность срыва наиболее велика. Эти задачи можно обнаружить по некоторым формальным критериям, рассматриваемым ниже .

Задачи с предварительными длительностями Один из наибольших рисков представляют задачи, в выполнении которых у сотрудников нет опыта. Например, если бы в нашем проекте при предпечатной подготовке журнала использовалась новая для сотрудников технология, например печать серебром, или новое оборудование, то задача, подразумевающая использование нового оборудования или новых технологий, считалась бы рискованной .

Главная проблема в планировании таких задач заключается в том, что их длительность не известна заранее, поскольку нет опыта в их выполнении .

Поэтому обычно при планировании длительность этих задач остается предварительной (estimated). Такие задачи можно обнаружить в плане проекта с помощью стандартного фильтра Tasks With Estimated Durations (Задачи с оценкой длительности) .

В нашем плане таких задач нет, но если бы они обнаружились, то пришлось бы изменить план проекта таким образом, чтобы неожиданное увеличение их длительности не сказалось на сроках окончания проекта или на сроках исполнения важных задач (например, тех, у которых сроки исполнения регламентируются договором). Желательно увеличить планируемую MS Project: Риски в расписании длительность исполнения этих задач до пессимистичной и рассчитывать план с учетом этой длительности задач. Кроме того, можно добавить в план отдельную задачу по освоению нового оборудования или технологии раньше того, как начнется выполнение задачи, где это оборудование или технология будет использоваться .

Слишком короткие задачи

Часто при планировании проекта длительность задач определяется на основании оценки будущих исполнителей. Например, руководитель проекта просит сотрудника оценить, сколько времени ему потребуется на исполнение определенной задачи, а затем оценка сотрудника заносится в план. Сотрудники же часто дают слишком оптимистичные сроки, что приводит к тому, что запланированные работы не удается выполнить в срок или сотруднику приходится работать сверхурочно .

Другой источник задач со слишком короткими сроками — сами менеджеры, выделяющие на задачу столько, сколько считают нужным (исходя из ограничений по срокам проекта), не советуясь при этом с потенциальными исполнителями .

Чтобы избежать таких сдучаев, нужно проанализировать все задачи плана проекта длительностью меньше одного дня (кроме вех) и все задачи, у которых при анализе PERT ожидаемая длительность совпадала с оптимистичной. Для этого создадим новый фильтр и настроим его (рис. 16.1, файл 1.mpp). (О том, как создавать и настраивать фильтры см. раздел «Создание фильтра».) MS Project: Риски в расписании

Рис. 16.1. Настраиваем фильтр для отбора коротких задач

Фильтр отбирает задачи, у которых длительность меньше либо равна одному Дню или значение настраиваемого поля Durationl (Длительность!) равно значению настраиваемого поля Duration2 (Длительность2). (Эти настраиваемые поля используются при анализе по методу PERT для хранения информации об оптимистической и ожидаемой длительности.) Среди задач, отобранных по одному из этих критериев, фильтр отбирает те задачи, у которых значение поля Milestone (Веха) равно No (Нет), то есть задачи, не являющиеся вехами .

Результат применения фильтра в нашем проекте представлен на рис. 16.2 (файл 1.mpp). Коротких задач оказалось только три, из них две Редколлегии, на которые отведено по 3 часа, и Окончательная сборка журнала, на которую отведено 2 дня. Кроме того, оптимистическая и ожидаемая длительности совпали у (разы Редактирование материалов)

Рис. 16.2. Просматриваем короткие задачи с помощью фильтра

После того как короткие задачи отобраны, определим реалистичность отведенного на них времени. В нашем случае 3 часа на редколлегию — это вполне нормально. Два дня на сборку журнала — срок оптимистичный, но учитывая, что работать будут двое, справиться вполне можно. К тому же, они задействованы на 25% (то есть за 2 дня отработают всего 6 часов), значит, если они не будут укладываться в срок, то будет возможность увеличить загрузку и успеть завершить задачу вовремя .

Если мы обнаруживаем в плане задачи, имеющие неоправданно короткие сроки, то длительность таких задач нужно дополнительно обсудить с будущими исполнителями. При этом желательно запросить у них все три возможных срока исполнения задачи, чтобы внести их в таблицу для анализа PERT и рассчитать длительность задачи .

Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсов MS Project: Риски в расписании Мы уже говорили о том, что при составлении плана стоит избегать слишком длинных задач. Как правило, без детализации работ очень сложно точно оценить трудозатраты для таких задач и возможную загрузку ресурсов, поэтому, включая их в план, вы повышаете вероятность того, что он окажется неточным .

Обнаружить в плане задачи с большой длительностью очень просто .

Достаточно воспользоваться автофильтром и отфильтровать задачи по столбцу Duration (Длительность), отобрав задачи с длительностью, превышающей, например, 5 пли 10 дней (об использовании автофильтра см. раздел «Автофильтр» ) .

Оптимистическая длительность может совпадать с ожидаемой не точцо, а с определенным допущением, например различаться на 1 или 2 часа. Чтобы такие задачи тоже можно было обнаружить, в этом же файле мы создали фильтр Слишком короткие задачи — 2, в котором можно внести это допущение .

А вот автоматически отобрать задачи с большим числом ресурсов нельзя, поскольку в MS Project нет специального столбца «внутренней» таблицы, в котором было бы указано число ресурсов, назначенных на задачу. Поэтому нам, как обычно, придется воспользоваться настраиваемым полем (файл 2 .

mрр). Переименуем поле задач Number2 (Число2) в Число ресурсов и поместим в него формулу Len ([Resource Names]) (Len ([Названия ресурсов])) (рис. 16.3) .

Рис. 16.3. Настраиваем формулу для определения числа ресурсов MS Project: Риски в расписании Функция Len определяет длину текстовой строки, переданной ей в качестве параметра. В нашем случае этой строкой является значение поля Resource Names (Названия ресурсов). Чем больше ресурсов назначено на задачу, тем длиннее строка и тем больше будет значение поля Число ресурсов .

Этот метод сравнения задач довольно груб, поскольку не гарантирует точного сравнения числа ресурсов. Точно определить число назначенных на задачу ресурсов можно лишь с помощью макроса (функции этого не позволяют) .

После завершения настройки поля отсортируем задачи по этому полю. Для этого с помощью команды меню Project к Sort Sort by (Проект Сортировка Сортировать по) откроем диалоговое окно сортировки и выберем созданное поле в качестве критерия. Сортировать задачи будем по убыванию, чтобы задачи с наибольшим числом ресурсов оказались в верхней части списка, и сбросим флажок Keep outline structure (Сохранить структуру), чтобы сортировка осуществлялась в рамках всего проекта, а не в рамках отдельных фаз (рис .

16.4, файл 2.mрр) .

На рис. 16.5 (файл 2.mрр) задачи в верхней части представления отсортированы по числу ресурсов. В задачах в начале списка задействовано по 4-5 сотрудников, в задачах чуть ниже — по 2-3 человека. В нижней части представления отображена Форма задач (Task Details Form), в которой можно просмотреть детальную информацию о задаче, выбранной в верхней части представления .

Определив задачи с большими длительностями или большим числом назначенных ресурсов, нужно разбить их на серию более коротких задач или превратить в фазы, поскольку, как правило, в рамках длинной задачи решается несколько коротких. Еще одно подтверждение тому — много назначений на задачу: как правило, над решением одной задачи работает не больше двух человек, а если их назначено больше, то это значит, что задача может быть разделена на несколько составляющих .

MS Project: Риски в расписании Рис. 16.4. Сортируем задачи по созданному полю MS Project: Риски в расписании Рис .

16.5. План проекта после сортировки задач по числу ресурсов Список всех предшественниц задачи приведен в поле Predecessors (Предшественники), причем номера задач-предшественниц разделены точками с запятой (см. раздел «Редактирование связей в таблице»). И если в этом поле встречается хотя бы одна точка с запятой, значит, у задачи есть как минимум две предшественницы. Поэтому наш фильтр будет отбирать те задачи, у которых в поле Predecessors (Предшественники) содержится точка с запятой .

В результате работы фильтра важно не только обнаружить задачи с несколькими предшественницами, но и понять, как эта задача связана с другими задачами в плане проекта. Поэтому созданный фильтр удобнее всего применять в режиме подсветки, чтобы задачи с несколькими зависимостями лишь подсвечивались среди всех остальных (о фильтрации в режиме подсветки см. в разделе «Фильтры» ) .

Например, на рис. 16.8 (файл 4.mрр) мы применили новый фильтр в MS Project: Риски в расписании представлениях Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и Network Diagram (Сетевой график) и совместили окна с этими представлениями в одном окне. В верхнем окне в таблице строки с задачами, подсвеченными фильтром, выделены голубым шрифтом (14, 42, 43), а в нижнем цветом выделены блоки, обозначающие задачи (на рисунке виден только блок 14) .

Рис. 16.8. Новый фильтр применен в двух разных представлениях

После того как задачи с несколькими зависимостями обнаружены, нужно определить, как можно уменьшить риск их задержки. Уменьшить риск можно, увеличив длительности одной или нескольких задач-предшественниц за счет более раннего их начала (если это возможно). Кроме того, можно увеличить запланированную длительность задачи, если ограничения по длительности проекта позволяют это сделать .

Иногда одна из двух задач начинается намного позже другой, и тогда она создает временной резерв другим. Например, на рис. 16.9 (файл 5.mpp) у MS Project: Риски в расписании задачи Верстка обложки две предшественницы, одна из которых, Фотосъемка модели, завершается за неделю до планируемого начала верстки обложки. В этой ситуации риск задержки верстки из-за фотосъемки минимален, потому что у последней есть очень большой временной резерв .

Рис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложки

Создавать такие резервы можно, когда дата начала одной из задачпредшественниц связана с другой задачей или имеет ограничение, а у другой задачи такого ограничения нет. Если перенести задачу, дату начала которой ничто не ограничивает, на более ранний срок, то это создаст ей временной резерв .

Задачи с внешними зависимостями

Иногда задачи зависят от внешних по отношению к проекту событий, не задействующих проектные ресурсы и не поддающихся планированию. Например, если организация выполняет два взаимосвязанных проекта, то в качестве предшественника задачи может выступать задача из другого проекта .

Определить такие задачи с помощью фильтра можно лишь в том случае, если в качестве предшественников выступают задачи, хранящиеся в других файлах проектов. В таком случае для обнаружения этих задач нужно настроить фильтр, созданный нами для определения задач с несколькими предшественницами (см. рис. 16.7), заменив символ «;» на «\» .

Бывает и так, что у задачи нет предшественниц в других файлах проектов, но, тем не менее, внешние зависимости у нее есть. Обычно такие задачи может определить лишь менеджер при анализе плана вручную .

Чтобы эти задачи можно было определить на формальной основе, при создании списка задач можно добавить настраиваемое поле типа Flag (Флаг) и изменять MS Project: Риски в расписании его значение для задач с внешними зависимостями .

В нашем проекте такой задачей является Статьи поступили в редакцию, поскольку срок ее выполнения зависит от скорости работы авторов, что является внешней (то есть непроектной) зависимостью. Риск того, что авторы сдадут статьи позже срока, довольно велик. Поскольку сразу уменьшить этот риск мы не можем, просто зафиксируем его (рис. 16.10, файл б.mрр), заполнив соответствующие поля таблицы, чтобы вернуться к нему чуть позже, когда будем разрабатывать стратегию смягчения влияния рисков на проект .

Рис. 16.10. Заносим информацию о риске в план проектаMS Project: Ресурсные риски

Ресурсные риски Цель анализа ресурсных рисков заключается в том, чтобы определить ресурсы и назначения, увеличивающие вероятность срыва проекта. Например, рискованно привлечение недавно принятого на работу сотрудника, поскольку у нас нет опыта работы с ним и мы не знаем, сможет ли он справиться с поставленными задачами. Другой риск — использование одного сотрудника в слишком многих задачах, поскольку проект становится зависимым от одного сотрудника, и если он станет недоступным, то проект может провалиться .

Использование неопытных сотрудников

Часто случается так, что для проектных работ привлекаются сотрудники, недавно вступившие в организацию. Поскольку еще нет опыта использования этих сотрудников в проектах, это представляет определенный риск. Нужно определить задачи, где задействованы эти сотрудники, и описать риск их использования. При разработке стратегии смягчения рисков эти риски нужно будет проанализировать и определить, как их уменьшить .

Чтобы выделить сотрудников без опыта работы, настроим столбец FlagZ (Флаг2), назвав его Опыт есть, и определим отображение красного индикатора для тех случаев, когда значением поля является No (Нет), и зеленого — когда значением является Yes (Да). Добавим настроенное поле в представление Resource Sheet (Лист ресурсов) и установим в нем значение No (Нет) для тех ресурсов, у которых нет опыта работы. В нашем случае в проекте задействованы только два ресурса без опыта: Тарасова и Жуков (рис. 16.11) .

Теперь разделим окно, отобразим в нижней части представление Task Usage (Использование задач) и откроем таблицу Ввод информации о рисках. Для того чтобы в ней отобразились только те задачи, в которых задействованы неопытные сотрудники, выделим этих сотрудников в списке в верхнем представлении, щелкнув на их фамилиях при нажатой клавише Ctrl (рис .

16.12) .

На рис. 16.12 видно, что в двух задачах из трех неопытные сотрудники работают вместе с более опытными, поэтому вероятность осуществления риска в этих случаях мы определили как среднюю. И лишь у той задачи, где задействован один Жуков, риск был оценен как высокий .

MS Project: Ресурсные риски Рис. 16.11. Ресурсы без опыта отмечены красными индикаторами MS Project: Ресурсные риски Рис. 16.12. Вводим информацию о рисках для задач, где задействованы сотрудники без опыта работы Ресурсы с большим объемом работы Иногда загрузка между участниками проекта распределяется неравномерно, и некоторые из членоп команды делают больший объем работы, чем другие. Если не проконтролировать распределение работы, то может оказаться, что некоторые сотрудники отвечают за исполнение слишком большого числа задач .

Слишком высокая ответственность отдельных сотрудников опасна тем, что в случае болезни такого «ключевого» сотрудника или недоступности его по другой причине выполнить все задачи в срок будет невозможно .

Определить ресурсы с большим числом назначений можно с помощью представления Resource Usage (Использование ресурсов). Откроем в этом представлении таблицу Work (Трудозатраты) и отберем для отображения только человеческие ресурсы, воспользовавшись фильтром Resources — Work MS Project: Ресурсные риски (Ресурсы — трудовые). Затем отсортируем ресурсы по убыванию по колонке Work (Трудозатраты). Теперь участники проекта с наибольшей загрузкой отображаются в начале списка .

Для того чтобы просмотреть, какое место в плане проекта занимают назначения наиболее занятых сотрудников, разделим окно и в нижнем представлении отобразим диаграмму Ганта. Теперь при выборе ресурса в верхнем представлении в нижнем отображаются все его назначения, как в таблице, так и на диаграмме (рис. 16.13, файл 7.mрр, Представление 1) .

Рис. 16.13. Просматриваем задачи, в которых задействованы наиболеезагруженные ресурсы

Критические задачи выделены красным, и чем в большем числе критических задач задействован ресурс, тем выше опасность срыва сроков проекта, если этот ресурс вдруг перестанет быть доступным. Поскольку в этом случае риск, связанный с задействованностью ресурса, распространяется на все задачи, в MS Project: Ресурсные риски которых он участвует, то нет смысла заполнять поля с описанием риска для задач — удобнее создать аналогичные настраиваемые поля для ресурсов и вводить информацию в них .

Чтобы внести в план информацию о ресурсных рисках и использовать ее в дальнейшем при разработке стратегии смягчения рисков, изменим настраиваемые поля для ресурсов Text2 (Текст2) и Texts (ТекстЗ). Переименуем их в Описание риска и Вероятность осуществления риска. Поскольку во втором поле можно использовать список значений, уже составленный нами в аналогичном поле для задач, импортируем его с помощью кнопки Import Custom Field (Импорт настраиваемого поля) .

В поле Text2 (Текст2) могут вводиться одинаковые риски для разных ресурсов, поэтому настроим список значений таким образом, чтобы при вводе можно было указывать значения, не входящие в список, и они автоматически добавлялись бы в него для дальнейшего использования (о настройке списка значений поля см. раздел «Создание настраиваемых полей со списком значений»). Создадим новую таблицу на базе ресурсной таблицы Entry (Ввод), назовем ее Ввод информации о рисках ресурсов и добавим в нее настроенные поля. Теперь откроем ее в верхнем представлении и заполним ее данными для ресурсов, выполняющих большой объем работы (рис. 16.14, файл

7.mрр, Представление 2) .

MS Project: Ресурсные риски

Рис. 16.14. Вводим информацию о ресурсных рисках

Наиболее «рискованными» ресурсами проекта являются Иванов, Петров и Сидоров, задействованные в самом большом числе задач, большинство из которых лежит на критическом пути. Соответственно, в поле Описание риска введем Срыв работ из-за недоступности ресурса, а в поле Вероятность осуществления выберем значение Высокая .

Ресурсы со сверхурочной работой

Сотрудники, загруженные сверхурочной работой, из-за усталости могут начать работать медленнее, чем обычно. Поэтому при планировании стоит избегать использования сверхурочной загрузки. Если же при составлении плана вам пришлось запланировать сверхурочную работу, то при анализе рисков стоит предусмотреть ее возможные последствия .

Для анализа мы будем использовать то же представление, что и в предыдущем MS Project: Ресурсные риски примере, но на диаграмме использования ресурсов отобразим детальные данные о превышении нагрузки и сверхурочных (об отображении подробных данных на диаграмме см. в разделе «Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование» ). Пролистывая эту диаграмму, можно быстро обнаружить ресурсы со сверхурочной нагрузкой (рис .

16.15, файл 5.mpp) .

Рис. 16.15. Обнаруживаем в проекте ресурсы со сверхурочной загрузкой. На диаграмме в верхней правой части экрана отображаются данные о сверхурочной работе (Ovt. Work) и превышении доступности ресурсов (Overalloc) В нашем примере сверхурочная загрузка есть у Буркова, и поэтому укажем в описании риска Срыв работ из-за усталости ресурса. Но поскольку объем сверхурочной работы небольшой, то вероятность осуществления риска оценим как среднюю .

MS Project: Ресурсные риски Сотрудники с уникальными навыками и материалы с единственными поставщиками Проект может оказаться под угрозой срыва, если неожиданно станет недоступен сотрудник, обладающий особыми знаниями или навыками, поскольку только он может выполнить определенные задачи проекта. Кроме того, риск провала проекта из-за несвоевременной поставки материалов повышается, если материалы могут быть получены только от одного поставщика, поскольку в этом случае выполнение проекта становится зависимым от качества его работы .

Чтобы определить такие ресурсы и внести в план информацию о рисках, связанных с их использованием, откроем представление Resource Sheet (Лист ресурсов) и отобразим в нем таблицу Ввод информации о рисках ресурсов .

Затем нужно определить риски с уникальными знаниями и ввести в таблицу описание рисков и вероятность их осуществления .

На рис. 16.16 видно, как мы заполнили эту таблицу в файле 9.mрр. Поскольку Краска для вывода пленок и Бумага для типографии поставляются нам единственной компанией, то использование этих ресурсов мы считаем рискованным. Но так как с компанией-поставщиком мы работаем уже давно и срывов в поставках никогда не было, вероятность осуществления риска оценим как низкую .

Рис. 16.16. Вводим в план проекта описание рисков для сотрудников с уникальными знаниями и материалов с единственным поставщиком Среди сотрудников только Лимонов обладает уникальными знаниями, и его отсутствие может сказаться на сроках исполнения работ. Поэтому и для него MS Project: Ресурсные риски мы укажем соответствующий риск, оценив степень вероятности его осуществления как среднюю .

В нашем проекте задействовано не так много ресурсов, и поэтому просмотреть весь список и внести информацию о рисках можно довольно быстро. Если же проект, в котором вы оцениваете ресурсные риски, содержит большое число ресурсов, то при их анализе стоит воспользоваться стандартными фильтрами Resources — Material (Ресурсы — материальные) и Resources — Work (Ресурсы — трудовые), с помощью которых можно отобрать для анализа только сотрудников или только материалы .

MS Project: Бюджетные риски Бюджетные риски В результате осуществления рисков возможно увеличение объема работы по проекту, что приведет к росту затрат на него. Риск увеличения бюджета проекта стоит рассматривать тогда, когда проект имеет ограниченные бюджетные рамки .

Например, в нашем проекте задействованы в основном штатные сотрудники организации, регулярно получающие зарплату, и бюджет проекта не имеет большого значения. Бывают и другие случаи: например, проект может выполняться на заказ, и заказчик может выделять на выполнение работ определенную сумму, которую нельзя превысить .

В тех случаях, когда затраты на проект ограничены, важно предусмотреть риск увеличения бюджета в результате тех или иных обстоятельств. Для оценки возможного увеличения бюджета можно применять различные методики. Мы продемонстрируем здесь оценку возможного изменения стоимости проекта на основании данных, полученных в ходе анализа PERT .

Наш анализ исходит из предположения, что при увеличении длительности задачи объем работ всех назначенных ресурсов и, соответственно, цена возрастают пропорционально. Например, если задача длится 2 дня и стоит $100, то при увеличении длительности до 4 дней стоимость возрастет до $200 .

Этот метод оценки не очень точен, но он и не претендует на точность. Ведь при планировании рисков сложно предсказать, как именно будут задействованы ресурсы при увеличении длительности назначения. Задача анализа — определить возможный бюджет проекта при неблагоприятном развитии событий и задачи, цена которых сильно увеличится при осуществлении рисков .

Переименуем таблицу PA_PERT Entry (Ввод PA_PERT) в Бюджетные риски. Затем на основе фильтра Milestones (Вехи) создадим фильтр Not Milestones, изменив условие в исходном фильтре на противоположное. После его применения на плане не будут отображаться задачи с нулевой длительностью .

При анализе PERT программа автоматически помещает значения оптимистической, ожидаемой и пессимистической длительности в поля Durationl-З (Длительность1-3). Если разделить длительность каждого из типов на длительность, внесенную в план проекта (поле Duration (Длительность)), то в результате мы получим коэффициент, который можно использовать для расчета стоимости. Например, если длительность задачи в плане составляет 2 дня, а пессимистическая длительность составляет 4 дня, то коэффициент будет равняться 2. Соответственно, пессимистическая стоимость задачи будет MS Project: Бюджетные риски равняться стоимости, умноженной на этот коэффициент, и в случае неблагоприятного развития событий будет в два раза больше запланированной .

Настроим три поля типа Cost (Затраты) для расчета стоимости каждого из типов по этой формуле. На рис. 16.17 (файл 10.mрр) представлена формула для поля Cost3 (ЗатратыЗ), переименованного в Opt. Cost. В формуле используется поле Durationl (Длительность!), хранящее оптимистическую длительность задач .

После настройки всех трех полей таблица примет вид, представленный на рис .

16.18 (файл 10.mрр). Видно, что в случае неблагоприятного развития событий стоимость проекта может увеличиться более чем на $15 000 (вычитаем из пессимистической стоимости планируемую стоимость), что составляет лишь 15,5% от общей стоимости проекта. Но у отдельных задач или фаз отклонение цены может быть значительным, и нужно проанализировать план, чтобы понять, у каких задач в случае осуществления риска стоимость может существенно измениться. Для этого рассчитаем для каждой задачи процент отклонения пессимистической стоимости от запланированной .

Рис. 16.17. Настройка поля для расчета оптимистической стоимости проекта MS Project: Бюджетные риски Рис. 16.18. Варианты стоимости проекта при разных вариантах развития событий Переименуем поле Numbers (ЧислоЗ) в Разница стоимости (файл 11.mpp) и введем в него формулу, представленную на рис. 16.19. Сначала определяется разница между пессимистической ценой и запланированной, для чего из поля Cost5 (Затраты5), где хранится пессимистическая стоимость, рассчитанная в предыдущем примере, вычитается планируемая стоимость, хранящаяся в поле Cost (Затраты). Затем мы определяем, какой процент от запланированной стоимости составляет полученная разность. Для этого полученное в результате вычитания число делится на запланированную стоимость и результат умножается на 100 .

Чтобы полученный результат было легче обрабатывать, настроим отображение индикаторов для поля (рис. 16.20). Те задачи, у которых отклонение при неблагоприятном развитии событий составит более 50%, пометим красным индикатором. Задачи с отклонением больше 25% пометим желтым, а с отклонением больше или равным 10% — зеленым. Задачи с отклонением менее 10% пометим флажком (эта настройка не видна на рис. 16.20, файл 11.mpp) .

Установим флажок Show data values in ToolTips (Показывать значения данных во всплывающих подсказках), и тогда значение поля будет отображаться при наведении курсора на индикатор .

MS Project: Бюджетные риски Рис. 16.19. Формула для определения процента отклонения стоимости при пессимистическом сценарии MS Project: Бюджетные риски Рис. 16.20. Настройка графических индикаторов для отображения данных об отклонении стоимости Определение количественных характеристик отклонений (чтобы решить, какое отклонение считать слишком высоким, а какое приемлемым) зависит от принятых в организации стандартов. В нашем случае будем считать отклонение менее 10% приемлемым, а более 50% — слишком высоким и нуждающимся в коррекции .

На рис. 16.21 (файл 11.mpp) представлена таблица Бюджетные риски после того. как настройка поля завершена. К таблице применен фильтр Not Milestones для отбора всех задач, кроме вех. Задачи плана, помеченные красным индикатором, нуждаются в коррекции: нужно или уменьшить пессимистическую оценку стоимости для них, или увеличить планируемую стоимость .

MS Project: Бюджетные риски

Рис. 16.21. Анализируем отклонение по стоимости при помощи индикаторов

После завершения коррекции нужно определить пессимистическую стоимость проекта, согласовать ее с руководством и учитывать при планировании финансирования проекта. Если события будут развиваться по неблагоприятному сценарию, организация должна быть готова к выплате необходимого проекту бюджета. Пессимистическая стоимость проекта указана в колонке Pes. Cost в строке суммарной задачи проекта (первая строка на рис .

16.21) .

MS Project: Разработка стратегии смягчения рисков Разработка стратегии смягчения рисков После того как мы выявили проектные риски, нужно определить меры, смягчающие их влияние на проект.

Это можно сделать двумя путями:

разработать план их сдерживания или план реакции на них .

План сдерживания рисков (mitigation plan) состоит из работ, которые включаются в план проекта и, будучи выполненными, существенно снижают вероятность осуществления риска. План реакции на риски (contingency plan) определяется в плане проекта, но не оформляется в виде задач до осуществления риска. Если риск осуществляется, нужные задачи добавляются в план проекта .

Определяя стратегию смягчения рисков, следует всегда сравнивать затраты на предотвращение риска с затратами, которые будут понесены, если риск осуществится. Например, если в случае осуществления риска бюджет возрастет на $100, то стоимость работ по сдерживанию не должна превышать этой цифры. Когда важнее сроки проекта, следует сравнивать длительность плана в случае осуществления риска с длительностью плана, учитывающей задачи на его смягчение .

MS Project: План сдерживания рисков План сдерживания рисков Для сдерживания рисков в план нужно включить работы, выполнение которых понизит вероятность осуществления риска. Например, у задачи Статьи поступили в редакцию есть высокий риск задержки из-за того, что авторы сдадут статьи позже срока. Чтобы снизить его, добавим в план задачу Проверка состояния статей, выполняя которую редакторы разделов свяжутся с авторами и напомнят им о сроках сдачи текстов (рис. 16.22, файл 13.mpp). При этом длительность проекта не увеличилась .

Рис. 16.22. Добавляем задачу для обеспечения своевременной поставки текстов

Аналогично можно предотвратить и ресурсные риски. Например, чтобы избежать риска срыва работ из-за несвоевременной поставки материалов, добавим в план работ задачу Оформить предварительный заказ материалов для типографии, которая должна быть выполнена за три дня до завершения верстки журнала (рис. 16.23, файл 15.mpp). Добавление этой задачи тоже не повлияло на длительность проекта .

Рис. 16.23. Добавляем задачу для обеспечения своевременной поставки материалов Обычно большинство рисков можно предотвратить, проведя соответствующие работы, но иногда это не получается или же считается нецелесообразным. Для таких задач нужно разработать план реакции на риски .

MS Project: План реакции на риски План реакции на риски Многие риски часто имеют очень низкую или неизвестную вероятность осуществления. Кроме того, для некоторых рисков нельзя определить момент их наступления. Например, есть риск, связанный с использованием Лимонова, поскольку тот обладает уникальными знаниями, и все четыре задачи, где он задействован, не могут быть выполнены без его участия. Но точно определить момент наступления риска нельзя, поскольку он не связан с календарем проекта. В подобных случаях нужно разработать план реакции на риск, который будет применен в тот момент, когда риск осуществится .

План реакции на риски хранится в плане проекта в виде текстовой информации, связанной с определенными задачами или ресурсами. Для хранения информации о реакции на ресурсные риски настроим ресурсное поле Text4 (Текст4), переименовав его в План реакции на риски (файл 14.mрр) .

Пример заполнения его данными представлен на рис. 16.24 .

Рис. 16.24. Составляем план реакции на риски

Даже после того, как план проекта проанализирован, многие риски выявлены и разработана стратегия смягчения их влияния на проект, все равно сохраняется вероятность, что в ходе выполнения проекта может произойти нечто непредвиденное. Иными словами, вполне возможно, что какие-то риски не были выявлены либо их существование нельзя предположить на нынешнем этапе планирования проекта. Поэтому в план нужно заложить временной и финансовый буфер, позволяющий отреагировать на возникающие риски и снизить вероятность увеличения длительности проекта .

Финансовый буфер можно создать простым увеличением стоимости проекта на коэффициент, который принято использовать в вашей организации в таких случаях. Например, если бюджет проекта составляет $100 000, а пессимистический бюджет — $120 000, то с учетом буфера бюджет проекта может равняться $130 000. Формирование временного буфера рассмотрим более подробно .

MS Project: Формирование временного буфера Формирование временного буфера В хороший план проекта должна быть заложена определенная степень устойчивости к возникающим рискам. Так как риски приводят к задержкам в исполнении работ, то устойчивость к рискам подразумевает в первую очередь возможность начать исполнение некоторых задач позже даты, указанной в плане, и при этом закончить проект в срок .

Если у задачи можно перенести дату начала на более поздний срок или увеличить длительность, значит, она не является критической. Поэтому чем меньше в плане проекта критических задач, тем больше он подготовлен к возникающим рискам. Если план состоит только из критических задач, то он вряд ли будет выполнен в срок, поскольку в таком плане любая задержка приводит к смещению даты окончания проекта. В зависимости от стандартов планирования, принятых в организации, в плане проекта должен быть определенный процент некритических задач .

Для анализа существующего в плане временного резерва удобно воспользоваться представлением Gantt Chart (Диаграмма Ганга) и таблицей Schedule (Календарный план), в которой отображается информация о существующем временном запасе. Для того чтобы эта же информация отображалась и на диаграмме, настроим ее с помощью мастера Gantt Chart Wizard (Мастер диаграмм Ганта) .

На первом шаге мастера (определение типа информации для отображения на диаграмме) выберем переключатель Custom Gantt Chart (Настроить диаграмму Ганта). На следующем шаге выберем переключатель Yes ( Да) для отображения информации о критических и обычных задачах разными способами. После этого пропустим все диалоговые окна с настройками цветов отрезков и дойдем до пятого, в котором определяются типы дополнительных отрезков, отображаемых па диаграмме (рис. 16.25, файл 15.mpp) .

MS Project: Формирование временного буфера

Рис. 16.25. Выбираем дополнительные отрезки для отображения на диаграммеГанга

В этом диалоговом окне выберем переключатель Total slack (Общий временной резерв). Данные о существующем у задач резерве будут отображаться в виде тонких отрезков. На образце в области предварительного просмотра видно, что временной резерв может быть только у обычных задач (они более темные), поскольку у критических его не бывает. Теперь самые важные настройки завершены и можно нажать кнопку Finish (Готово) прямо в этом диалоговом окне. Представление настроено, и можно начать работу с временным буфером (рис. 16.26, файл 15.mpp) .

MS Project: Формирование временного буфера

Рис. 16.26. Данные о временном резерве отображаются в таблице и надиаграмме

Таблица Schedule (Календарный план) содержит несколько колонок, с помощью которых можно определить степень устойчивости к рискам как расписания проекта в целом, так и его отдельных задач. В колонке Total Slack (Общий временной резерв) содержится информация о времени, на которое исполнение задачи можно отложить, чтобы длительность проекта не изменилась. Колонка Free Slack (Свободный временной резерв) содержит информацию о времени, на которое можно отложить исполнение задачи, чтобы не задерживать последующие задачи. A в колонках Late Start (Позднее начало) и Late Finish (Позднее окончание) содержатся самые поздние даты, когда можно начать и окончить задачу, чтобы не изменить дату окончания проекта .

ВНИМАНИЕ

Поле свободного временного резерва или общего резерва обычно содержит значение от нуля и больше. Если общий временной резерв задачи равен нулю, то она является критической (Если не изменены стандартные настройки (см .

раздел «Анализ критического пути проекта»). Однако при расчете временного резерва учитываются крайние сроки задачи и ограничения (см. пример ниже), поэтому если окончание задачи запланировано позже крайнего срока, то ее временной резерв будет отрицательным. Это значит, что ее не только нельзя отложить, а наоборот, надо ускорить. Если хотя бы у одной задачи проекта временной резерв меньше нуля, то временной резерв всего проекта (суммарной MS Project: Формирование временного буфера задачи проекта) также будет меньше нуля .

На диаграмме информация об общем временном резерве задачи (Total Slack) отображается с помощью тонких отрезков. Например, у задачи 21 на рис. 16.26 (файл 15.mpp) значение поля Total Slack (Общий временной резерв) составляет 31,87 дня, и рядом с отрезком, обозначающим задачу, расположен тонкий отрезок такой же длительности .

MS Project рассчитывает общий и свободный временной резерв задачи, исходя из ее ограничений и положения в плане проекта. В нашем примере, исходя из положения задачи Проверка состояния статей в плане проекта, временной резерв составил больше 30 дней, хотя на самом деле эта задача должна быть выполнена за несколько дней до начала задачи Статьи поступили в редакцию, начинающейся 21.02.02. Поскольку мы не указали такое ограничение, программа рассчитала резерв неправильно. В файле 16.mрр мы указали в качестве крайнего срока окончания задачи Проверка состояния статей дату 18.02.02, и временной резерв сразу уменьшился до 1,87 дня .

После того как вы просмотрите файл проекта и убедитесь, что временной резерв у каждой задачи соответствует действительности, нужно попытаться найти в проекте несбалансированности. Например, может оказаться, что у одной пз фаз слишком большой резерв, а у другой его нет или он вовсе отрицательный. В таком случае стоит перенести часть задач из фаз с маленьким резервом в те, где он значительно больше .

В плане не должно быть задач или фаз с отрицательным резервом, потому что наличие таких задач свидетельствует об ошибках в плане проекта .

Отрицательный временной резерв может образоваться, если задача заканчивается после крайнего срока или если нарушены даты ограничений у соседних с ней задач. Чтобы быстро найти задачи с отрицательным резервом, можно отсортировать таблицу по убыванию по полю Total Slack (Общий временной резерв) .

Если задачи с ограничениями имеют предшественниц, заканчивающихся слишком поздно для того, чтобы ограничение было удовлетворено, у последующих задач образуется отрицательный резерв. Чтобы задачи с ограничением и с отрицательным резервом помещались в расписании в соответствии со связями, а не с датами ограничений, в диалоговом окне Options (Параметры) на вкладке Schedule (Планирование) нужно сбросить флажок Tasks will always honor their constraint dates (Для задач всегда соблюдаются заданные для них даты) .

Добавить резерв на задачи критического пути можно, увеличив их длительность или вставив задачи-буферы. Тогда при выполнении проекта длительность буферов нужно будет уменьшать, и после завершения проекта их MS Project: Формирование временного буфера длительность будет равна нулю .

Если резерв задач можно огранизовать с помощью таблицы, то временной резерв проекта можно определить с дополнительных индикаторов. Например, можно запланировать закончить проект раньше реально нужного срока. Или же, как мы сделали, добавить крайний срок на последнюю задачу плана. В таком случае время между окончанием задачи и ее крайним сроком и будет временным резервом проекта .

MS Project: Анализ распределения трудозатрат Анализ распределения трудозатрат Когда план проекта готов и в него заложены буферы и временной резерв, следует проанализировать распределение трудозатрат в проекте. Эта информация часто оказывается полезной: например, можно заметить, что в определенные периоды в проекте наступает перерыв, который можно заполнить работами. Кроме того, руководитель проекта сможет оценить, в какие периоды его ожидает более интенсивная работа, а в какие нагрузка будет спадать .

Анализ распределения трудозатрат выполняется в MS Project специальным мастером, вызываемым с помощью кнопки Analyze Timescaled Data in Excel (Анализ повременных данных в Excel), расположенной на панели инструментов Analysis (Анализ). Кстати, с помощью другой кнопки этой панели (рис. 16.27), PERT Analysis (Анализ PERT), можно отображать и убирать панель анализа методом PERT .

Рис. 16.27. Панель анализа данных

После щелчка на кнопке Analyze Timescaled Data in Excel (Анализ повременных данных в Excel) появляется окно мастера анализа данных в Excel. На первом шаге нужно выбрать, анализировать ли весь проект или только выбранные задачи (если мастер запускается, когда открыто представление для просмотра ресурсов, то нужно выбрать, все ресурсы анализируются или только выбранные). На втором шаге выбираются поля «внутренней» таблицы, которые будут проанализированы (рис. 16.28, файл 16.mрр) .

MS Project: Анализ распределения трудозатрат

Рис. 16.28. Выбор полей для анализа

Чтобы выбрать поле для анализа, нужно выделить его курсором в списке полей (слева) и нажать кнопку Add» (Добавить»). Удаление поля из списка анализируемых осуществляется с помощью кнопки «Remove («Удалить). В нашем примере для анализа выбрано поле Work (Трудозатраты) .

Выбрав поля для анализа, нужно определить временной диапазон, в рамках которого будет осуществляться анализ. Этот диапазон определяется на третьем шаге мастера, и по умолчанию поля From (С) и То (По) заполнены датами начала и окончания проекта (рис. 16.29, файл 16.mрр). Под полями для выбора границ временного диапазона в раскрывающемся списке Units (Единицы) выбираются единицы измерения времени, используемые при анализе. Можно выбрать любую из единиц измерения шкалы времени MS Project (см. раздел «Форматирование шкалы времени» ) .

MS Project: Анализ распределения трудозатрат

Рис. 16.29. Определяем диапазон дат и единицы измерения времени

На следующем шаге мастера нужно определить, будет ли в Excel строиться график по выбранным данным, и на последнем шаге — нажать кнопку Export Data (Экспорт данных), чтобы процесс импорта начался. После этого в Excel будет создан файл, в котором на одном листе будут помещены данные, аналогично тому, как они представлены на диаграмме использования задач или ресурсов, а на втором листе будет создан график по этим данным .

Например, на рис. 16.30 представлен график распределения трудозатрат по проекту в файле 1б.mрр(график находится в файле wrk.xls) (Чтобы получить график, отображенный на рисунке, мы изменили формат диаграммы, которую MS Project создает u Excel автоматически, с объемной на обычную.). Как мы видим, в середине проекта есть провал (в это время статьи находятся в работе у авторов), а ближе к завершению проекта еще один спад среди двух пиков .

Кроме того, распределение трудозатрат в нашем плане отличается от классического тем, что в конце проекта наблюдается небольшое возрастание объема, тогда как правильным считается последовательное уменьшение объема работ к концу проекта .

MS Project: Анализ распределения трудозатрат

Рис. 16.30. График распределения трудозатрат по проекту

Чем меньше выбранные единицы измерения, тем более неровным будет график распределения трудозатрат во время исполнения проекта. Иногда это полезно, а иногда не нужно. Например, для анализа распределения трудозатрат пи длительности всего проекта в качестве единицы измерения стоит выбрать педелю или месяц, и тогда график примет необходимую «обтекаемость» (понедельные и помесячные графики распределения работ по проекту хранятся в файлах wrk2.xls и wrk3.xls). А для сравнения загрузки ресурсов наиболее подходящим может оказаться именно ежедневный график .

На рис. 16.31 представлен другой пример анализа плана проекта. Мы выбрали три ресурса — Иванов, Петров и Сидоров — и проанализировали их загрузку (поле Percent Allocation (Процент загрузки)), чтобы выяснить, возможна ли замена одного из них другим, если кто-то заболеет. Как видно на рисунке, графики загрузки этих ресурсов почти полностью совпадают, лишь в конце проекта Сидоров загружен немного больше других (файл exc.xls1). Так MS Project: Анализ распределения трудозатрат что'взаимные замены вряд ли будут возможны .

Рис. 16.31. Анализируем загрузку ресурсов в Excel Анализ загрузки ресурсов в Excel помогает определить, насколько равномерно она распределена. Такой анализ можно провести и в MS Project в представлении Resource Graph (График ресурсов), но в нем не так удобно сравнивать загрузку, просматривая ее для нескольких ресурсов сразу, потому что у графика нет объемного вида. В нашем примере видно, что почти весь февраль ресурсы простаивают, и их можно занять дополнительной работой в этом или другом проекте .

Чтобы получить график, отображенный на рисунке, мы изменили файл, полученный в результате автоматического экспорта данных в Excel. При автоматическом экспорте па графике отображаются суммарные данные о проценте загрузки для всех выбранных ресурсов. Мы удалили ее с графика и добавили на него отдельные ряды с данными каждого из ресурсов .

MS Project: Что нового вы узнали?

Что нового вы узнали?

Принципы определения рисков проекта .

–  –  –

создать временный буфер на критическом пути .

Как анализировать распределение трудозатрат по проекту и загрузку ресурсов в Microsoft Excel .

MS Project: Глава 16. Согласование плана проекта: экспорт данных

Глава 16. Согласование плана проекта:

экспорт данных Распространение плана проекта

–  –  –

Что нового вы узнали?

MS Project: Распространение плана проекта Распространение плана проекта Готовый и проанализированный план проекта обычно нужно согласовывать с руководством организации или заказчиком. Для этого план нужно подготовить к передаче, распространить на согласование и затем внести в него необходимые изменения .

В этом уроке вы научитесь распространять план проекта как в формате MS Project, так и в других популярных форматах. Среди них особенно интересны возможности быстрой подготовки веб-страниц, сводных таблиц Microsoft Excel и файлов в формате XML. Также вы узнаете, как отбирать необходимые данные при экспорте и как обходить подводные камни, которые могут возникнуть при передаче данных в другие форматы .

Готовый план проекта нужно распространить для утверждения. Есть несколько способов это сделать: можно разослать файл в формате.mрр о электронной почте, включить фрагменты данных из файла проекта в другие документы офисных форматов, полностью конвертировать файл в другой формат и, наконец, можно распространить файл в распечатанном виде .

СОВЕТ Перед распространением файла проекта рекомендуем воспользоваться командой проверки орфографии Tools Spelling (Сервис Правописание) или клавишей F7 .

MS Project: Рассылка плана по электронной почте Рассылка плана по электронной почте Чтобы отослать план по электронной почте, нужно выбрать команду меню File Send To Mail Recipient (as Attachment) (Файл Отправить Сообщение (как вложение)). В результате создается сообщение, к которому прикреплен файл проекта, и от вас потребуется лишь выбрать адресатов письма и отправить его .

Отправка по маршруту

При согласовании плана часто требуется утвердить его у нескольких руководителей, причем обычно они утверждают его по очереди в соответствии с установленным в организации порядком. Например, сначала план должен утвердить начальник отдела, затем главный бухгалтер, после него — руководитель проектного офиса и, наконец, директор по производству .

Для автоматизации пересылки файла в определенной очередности можно создать маршрут, по которому файл будет автоматически перенаправляться от одного руководителя к другому. Для этого предназначено диалоговое окно настройки маршрута (рис. 17.1, файл 1.mpp), открываемое с помощью команды меню File Send To Routing Recipient (Файл Отправить По маршруту) .

После того как вы настроите параметры отправки файла по маршруту, вместо этой команды в меню появится команда Other Routing Recipient (Другой адресат). Именно ее вам нужно выбрать для открытия диалогового окна, представленного на рис.'17.1, если вы откроете файл примера с настроенными параметрами отправки по маршруту .

MS Project: Рассылка плана по электронной почте

Рис. 17.1. Настройка отправки файла по маршруту

Диалоговое окно для настройки маршрута пересылки файла содержит три поля. В верхнем поле, То (Кому), формируется список получателей. В поле Subject (Тема) указывается тема сообщения с файлом, а в поле Message text (Текст сообщения) — текст, помещаемый в тело сообщения .

Для добавления адресатов в список нужно выбрать их из адресной книги с помощью кнопки Address (Адрес), а для удаления адресата нужно выделить его в списке и нажать кнопку Remove (Удалить). Для удаления всех адресатов из списка предназначена кнопка Remove All (Удалить все) .

В нижней части диалогового окна в разделе Route to recipients (Порядок рассылки) расположены переключатели, определяющие логику рассылки письма. Если выбрать переключатель One after another (Последовательный), то файл будет отослан адресату, расположенному в списке под номером 1, а MS Project: Рассылка плана по электронной почте затем этот адресат должен будет перенаправить письмо далее, уже от своего имени. Если же выбрать переключатель All at once (Параллельный), то файл будет отправлен сразу всем адресатам списка .

Порядок направления файла адресатам при последовательной рассылке определяется их номером в списке. Изменять его можно с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз, расположенных слева от списка. Если выбрана параллельная рассылка, то номера рядом с именами адресатов пропадают .

Другой элемент диалогового окна, доступный только при последовательной рассылке, — флажок Track status (Отслеживать состояние). Если он установлен, то автор файла будет получать уведомления о движении файла по маршруту, то есть при пересылке файла одним адресатом следующему. И наконец, флажок Return when done (Вернуть по завершении) обеспечит автоматическое возвращение файла после того, как адресат, завершающий маршрут, закроет файл .

После того как настройки закончены, можно отправить файл по маршруту, нажав кнопку Route (Маршрут), либо сохранить маршрут и вернуться к редактированию плана проекта, нажав кнопку Add Slip (Добавить маршрут) .

Чтобы отправить файл далее по маршруту, получатели файла должны будут воспользоваться командой меню File Send To Next Routing Recipient (Файл Отправить Следующий адресат) .

Инструкцию по пересылке файла по маршруту программа автоматически добавляет в сообщение. При выборе команды для пересылки файла программа запрашивает, переслать ли файл по маршруту (первый переключатель сверху) или отправить его без использования маршрута (второй переключатель). Если выбрать второй вариант, то программа создаст новое письмо, приложив к нему файл, и откроет диалоговое окно для выбора адресата письма и ввода текста сообщения .

В диалоговом окне настройки маршрута адресаты могут изменять все параметры маршрута за исключением темы сообщения, с которой рассылается файл. Если адресат выберет команду закрытия файла, предварительно не отправив его далее по маршруту, то программа выведет сообщение с напоминанием о том, что файл нужно направить далее (рис .

17.3, файл 1.mpp) .

MS Project: Рассылка плана по электронной почте Рис. 17.3. При закрытии файла без отправки по маршруту программа отображает напоминание В сообщении MS Project запрашивает, хочет ли пользователь отправить сообщение следующему адресату. Для того чтобы отправить файл дальше, нужно нажать кнопку Yes (Да), для закрытия файла без отсылки нужно нажать No (Нет), а для отмены закрытия файла — кнопку Cancel (Отмена) .

Благодаря таким напоминаниям файл не будет потерян в пути из-за того, что кто-то из адресатов забудет переслать его .

Публикация на сервере Microsoft Exchange

Если в вашей организации используется сервер Microsoft Exchange и ваш компьютер подключен к нему, то в подменю File Send To (Файл Отправить) будет доступна команда Exchange Folder (Папка Exchange). При щелчке на этой команде откроется диалоговое окно со списком папок, в которые вы можете поместить файл. Для сохранения файла в общей папке у вас должны быть соответствующие разрешения, полученные от администратора системы .

MS Project: Распространение плана в составе других документов Распространение плана в составе других документов Обычно MS Project установлен у руководителя проекта, но не у бухгалтера или заказчика проекта. Кроме того, часто для согласования не требуется предоставлять план полностью, например при отправке документов заказчику в них может включаться лишь календарный план работ. Когда у получателя не установлен MS Project и когда не требуется передавать ему всю информацию из плана проекта, необходимые данные из плана включаются в состав документов в другом формате .

Перенести из MS Project в другой документ можно как таблицу, так и графическое изображение с диаграммой или представлением. Для переноса таблицы или ее части нужно выделить в MS Project диапазон ячеек и перетащить его мышью в другой документ. Можно воспользоваться и стандартными командами копирования и вставки .

Для переноса данных в виде изображения нужно воспользоваться командой меню Edit У Copy Picture (Правка Копировать рисунок). При выборе этой команды открывается диалоговое окно для настройки параметров копирования проектных данных в рисунок (рис. 17.4, файл 1.mpp). Это диалоговое окно можно открыть и с помощью представленной ниже одноименной кнопки на стандартной панели инструментов .

MS Project: Распространение плана в составе других документов Рис. 17.4. Диалоговое окно копирования рисунка Диалоговое окно содержит три раздела. В первом, Render image (Преобразовать изображение), следует указать, для какой цели вы готовите рисунок: для вставки в другой документ, для печати или для сохранения в файле. Чтобы скопировать рисунок для вставки в файл, нужно выбрать переключатель For screen (Для отображения на экране) .

Если вы хотите распечатать рисунок, то выберите переключатель For printer (Для печати). В этом случае формат рисунка будет соответствовать размеру бумаги, установленной в принтере по умолчанию. Если вы выберете другой формат бумаги после того, как скопируете рисунок, то нужно будет скопировать его заново .

При выборе любого из этих двух переключателей рисунок сохраняется в буфере обмена. Но иногда требуется сохранить рисунок в виде файла на диске. В таком случае нужно выбрать переключатель То GIF image file (В файл GIF) и затем ввести имя файла в поле ввода .

После того как определен формат рисунка и его будущее расположение (буфер обмена или файл на диске), нужно выбрать данные для копирования .

В разделе Сору (Копировать) определяется, все ли строки таблицы будут помещены на рисунок или только выделенные на экране. В первом случае нужно выбрать переключатель Rows on screen (Отображаемые строки), а во MS Project: Распространение плана в составе других документов втором — Selected rows (Выделенные строки) .

Кроме того, можно отобрать данные для рисунка за определенный временной интервал. Для этого в разделе Timescale (Шкала времени) предназначены переключатели As shown on screen (Как на экране) и From, To (С, По). Если выбрать первый вариант, то на рисунок попадут видимые на диаграмме данные, а если выбрать второй и указать временной диапазон, то только данные внутри этого временного диапазона .

Два последних раздела становятся недоступными, если в представлении нет таблицы или шкалы времени. Например, при копировании сетевой диаграммы в рисунок будут заблокированы оба раздела, а при копировании ресурсного графика — только первый из них, поскольку шкала времени на этой диаграмме есть .

В некоторых ситуациях полученный в результате копирования рисунок может оказаться слишком большим для вставки в другие приложения. Такое может произойти, например, когда вы копируете данные за определенный диапазон дат и при этом на шкале времени выбраны очень мелкие единицы измерения (например, часы) или число выделенных рядов таблицы слишком велико. В таком случае MS Project выведет диалоговое окно с предупреждением о том, что рисунок слишком велик, и предложит варианты решения проблемы (рис .

17.5) .

Выбор переключателя Keep the selected range (Сохранить выбранный диапазон) приведет к тому, что рисунок будет помещен в буфер обмена в нынешнем виде. Если выбрать переключатель Zoom out the timescale so the picture can fit (Изменить масштаб шкалы времени, чтобы уместить рисунок), то вы вернетесь к работе с представлением и сможете отформатировать шкалу времени. Этот переключатель недоступен, если рисунок слишком длинный из-за большого числа задач, но нормальный по ширине .

MS Project: Распространение плана в составе других документов

Рис. 17.5. Определяем, как поступить со слишком большим рисунком

Выбор переключателя Scale the picture to 55,88 cm in width (Изменить масштаб рисунка до ширины 55,88 см.) приведет к автоматическому изменению размера рисунка. С помощью этого же параметра изменяется и высота рисунка, если она превышена (в таком случае название переключателя изменится). Для того чтобы при изменении размера рисунка сохранились пропорции, нужно установить флажок Lock aspect ratio (Сохранит-ь пропорции) .

С помощью переключателя Truncate the picture to 55,88 cm in width (Обрезать рисунок до ширины 55,88 см.) можно обрезать рисунок до нормальной ширины (и, при необходимости, высоты). В таком случае часть данных из выбранного диапазона не попадет на рисунок .

После того как рисунок помещен в буфер обмена, его можно вставить в нужный документ с помощью стандартных средств вставки .

MS Project: Экспорт плана в файлы других форматов Экспорт плана в файлы других форматов MS Project содержит удобные команды для экспорта данных в другие форматы, среди которых есть как форматы документов семейства Microsoft Office (Excel и Access), так и межплатформенные (HTML и XML). Начнем обучение экспорту данных из MS Project именно с универсальных форматов .

Экспорт данных в HTML Экспорт данных в HTML используется очень часто для публикации информации о проекте на веб-странице. Именно поэтому для сохранения файла в этом формате предназначена отдельная команда Save As Web Page (Сохранить как вебстраницу) в меню File (Файл) .

После выбора этой команды (файл 1.mpp) открывается стандартное диалоговое окно Save As (Сохранение документа). В нем нужно указать имя файла, в котором будет сохранена созданная страница. После нажатия в этом диалоговом окне кнопки Save (Сохранить) запустится мастер Export Wizard (Мастер экспорта), с помощью которого определяются все параметры экспорта данных. С этим мастером вы столкнетесь еще не раз, поскольку с его же помощью осуществляется экспорт Данных в файлы других форматов .

После отображения приветственного экрана вы попадете на первый шаг мастера (рис. 17.6, файл 1.mpp), на котором осуществляется выбор схем экспорта. Схема -это набор настроек экспорта данных, определяющих, какие именно данные экспортируются из плана проекта и как они отображаются в файле другого формата .

MS Project: Экспорт плана в файлы других форматов Рис. 17.6. Выбор схемы экспорта данных Создание новой схемы Чтобы создать новую схему, нужно выбрать переключатель New map (Создать новую схему), а чтобы использовать одну из созданных ранее схем или схем, входящих в программу, — Use existing map (Использовать существующую схему). Существующую схему (список схем см. в табл. 17.1) можно изменять во время работы. Чтобы научиться создавать свои схемы, создадим новую .

Таблица 17.1. Схемы экспорта (импорта), входящие в состав MS Project

–  –  –

совместимые базы данных и текстовые форматы .

Как экспортировать план проекта в рабочие книги и сводные таблицы Microsoft Excel и как анализировать полученные данные .

MS Project: Глава 17. Согласование плана проекта: распечатка и внесение изменений

Глава 17. Согласование плана проекта:

распечатка и внесение изменений Распечатка

–  –  –

Контрольные вопросы и задания второй части MS Project: Распечатка Распечатка Один из наиболее распространенных способов распространения плана проекта — представление в печатном виде. Но распечатать план проекта не так просто, как, например, документ Microsoft Word: ведь план обычно занимает несколько экранов в ширину и несколько в высоту .

В этом уроке вы научитесь распечатывать план проекта и узнаете, как настроить параметры печати, чтобы на бумаге отображалась только нужная вам информация. На бумаге может быть меньше данных, чем в представлении на экране, но может быть и больше, и вы узнаете, как добавлять в распечатку строки со сводной информацией .

Во второй части урока вы научитесь вносить в план проекта изменения, которые могли быть получены при согласовании. Вы узнаете, как импортировать измененные данные из файлов в текстовых форматах, формате Excel и других. Кроме того, вы узнаете, как сравнивать версии планов проектов MS Project и определять, какие изменения были внесены в более позднюю версию плана .

Часто документы требуется предоставлять на подпись в бумажном виде, поэтому нужно уметь распечатать план проекта. При распечатке MS Project выводит на бумагу данные из активного представления, поэтому прежде, чем переходить к печати, нужно открыть требуемое представление и отобрать в нем данные, применив по необходимости сортировку, группировку или фильтрацию .

Вставка разрывов страниц

Обычно при печати представлений программа автоматически разделяет длинные таблицы, продолжая печать на следующей странице, когда страница заканчивается. Этот режим можно изменить, до начала печати вставив в таблицу разрывы страниц. Для этого нужно установить курсор в строку таблицы, над которой должен быть вставлен разрыв, и выбрать команду меню Insert Page Break (Вставка Разрыв страниц). Например, в файле 4.mрр мы вставили такой разрыв после третьей задачи, в результате чего при печати первые три задачи стали выводиться на отдельную страницу (рис. 18.1) .

Чтобы удалить разрыв страниц, нужно установить курсор под разрывом и зайти в меню Insert (Вставка), где появится команда Remove Page Break (Удалить разрыв страниц), которой и нужно воспользоваться .

В таблицу можно вставить неограниченное число разрывов страниц и иногда, MS Project: Распечатка после того как некоторое число разрывов было добавлено, их нужно удалить все сразу. В таком случае нужно выделить любой из столбцов таблицы и затем открыть меню Insert (Вставка). Теперь знакомая нам команда будет называться Remove Alt Page Breaks (Удалить все разрывы страниц), и после щелчка на ней все разрывы страниц в таблице будут удалены .

Рис. 18.1. После вставки разрыва страниц между строками таблицы на странице печатается не максимально возможное число строк, а число строк, ограниченное разрывом П диалоговом окне (рис. 18.2, файл 4.mрр) сочетаются стандартные для семейст-i. Microsoft Office параметры и специфические, присущие только MS Project. Специфические параметры расположены в разделе Timescale (Интервал дат) внизу диалогового окна. Если выбрать переключатель АИ (Все), то MS Project: Распечатка программа распечатает всю информацию из активного представления. Если же выбрать переключатель Dates (Даты) и указать соответствующие даты в полях From (С) и То (По), то MS Project распечатает только информацию, относящуюся к выбранному временному диапазону .

Настройки параметров печати

Когда нужное представление открыто и данные для печати отобраны, можно перейти к настройкам параметров печати. Эти настройки осуществляются в диалоговом окне Print (Печать), открываемом командой меню File Print (Файл Печать). Повременные данные при печати обычно занимают больше одной страницы в ширину, например, если у временной шкалы выбраны мелкие единицы измерения. Чтобы при печати план проекта всегда имел ширину в одну страницу, нужно установить флажок Print left column of pages only (Печатать только левые столбцы страниц). В таком случае программа будет убирать повременные данные, не умещающиеся на первой странице .

MS Project: Распечатка

Рис. 18.2. Настройки параметров печати

Параметры для настройки интервала дат доступны, только если печатается представление с повременными данными, например Gantt Chart (Диаграмма Ганта) или Calendar (Календарь). А при печати представления Network Diagram (Сетевой график) эти параметры будут недоступны .

Рядом с разделом Timescale (Интервал дат) расположен флажок Manual page breaks (Ручные разрыву страниц). Когда он установлен, при печати плана проекта страницы формируются с учетом вставленных вручную разрывов. Если же этот флажок снять, то вставленные разрывы учитываться не будут .

Сделав настройки, можно распечатать план, нажав кнопку ОК, или просмотреть, как план будет размещен на страницах при печати. Для этого нужно нажать кнопку Preview (Просмотр) .

Предварительный просмотр перед печатью Диалоговое окно предварительного просмотра представлено на рис. 18.1. В середине диалогового окна показан макет страницы с размещенным на ней планом проекта, а выше расположены кнопки для работы с макетом .

ПРИМЕЧАНИЕ

Диалоговое окно предварительного просмотра можно открыть с помощью кнопки Print Preview (Предварительный просмотр) на стандартной панели инструментов .

Первые четыре кнопки (см. рис. 18.1) служат для переключения между составляющими макет страницами по горизонтали и по вертикали. Следующая кнопка, Zoom (Масштаб), служит для увеличения или уменьшения размера макета, а кнопки One Page (Одна страница) и Multiple Pages (Несколько страниц) — для переключения между режимами отображения макета. Нажатие кнопки One Page (Одна страница) включает режим, при котором в центре диалогового окна отображается одна страница макета, а нажатие кнопки Multiple Pages (Несколько страниц) включает режим просмотра сразу нескольких страниц макета .

Если макет вам подходит, то распечатать его можно, нажав кнопку Print (Печать). Если в макете отображаются не те данные, которые требуется распечатать, и вам необходимо вернуться к настройкам представления, нужно нажать кнопку Close (Закрыть). A если в макете отображаются корректные данные, но не устраивает общая компоновка макета, то ее можно изменить, MS Project: Распечатка нажав кнопку Page Setup (Параметры страницы). В диалоговое окно настройки параметров страницы можно также попасть с помощью одноименной команды в меню File (Файл) .

Настройка параметров страницы Диалоговое окно настройки параметров страницы состоит из нескольких вкладок. На первой из них, Page (Страница), определяются общие параметры печатной страницы для плана проекта (рис. 18.3, файл 4.mрр) .

Рис. 18.3. Диалоговое окно настройки параметров страницы В разделе Orientation (Ориентация) определяется, как будет располагаться бумага: вертикально (переключатель Portrait (Книжная)) или горизонтально (переключатель Landscape (Альбомная)) .

С помощью параметров раздела Scaling (Масштаб) можно уменьшить или увеличить размер изображения плана на бумаге. Переключатель Adjust to % normal size (Установить в % от натуральной величины) определяет, будет ли изображение проекта при печати соответствовать своим истинным размерам (при значении параметра 100) или же будет уменьшено (меньше 100) или увеличено (больше 100). Если выбрать переключатель Fit to pages wide by tall (Разместить не более чем на стр. в ширину и стр. в высоту) и указать число MS Project: Распечатка страниц в ширину и в высоту, то программа сама подберет масштаб для печати плана проекта на указанном числе страниц .

В нижнем разделе вкладки в раскрывающемся списке Paper Size (Размер бумаги) выбирается размер листа бумаги, а в поле First page number (Номер первой страницы) вводится номер, указываемый на первой странице распечатки. Если в этом поле ввести значение Auto (Авто), то нумерация страниц начнется с единицы. При этом подпись Page (Стр.) перед цифрой программа установит автоматически .

На вкладке Margins (Поля) настраиваются поля страниц. В центре вкладки представлен макет страницы с помеченными полями. Чтобы изменить их размер, нужно указать число в сантиметрах рядом с нужным полем. Например, на рис. 18.4 (файл S.mpp) мы увеличили правое поле до 2 см .

Рис. 18.4. Вкладка настройки полей страницы

Поля могут оставаться невидимыми или же печататься, образуя рамку. Для установки режима печати полей нужно выбрать соответствующий переключатель в разделе Borders around (Границы). Если выбрать переключатель Every page (У каждой страницы), то поля будут печататься на всех страницах, а при выборе Outer pages (У внешних страниц) — только на первой и последней. Последний переключатель доступен только при печати MS Project: Распечатка представления Network Diagram (Сетевой график). Наконец, если выбрать переключатель None (Нет), то поля печататься не будут ни на одной из страниц .

На вкладке Header (Верхний колонтитул) определяются параметры печати верхнего колонтитула страницы. В верхней части вкладки расположена область Preview (Просмотр), в которой отображается вид колонтитула с текущими настройками. Сами настройки осуществляются ниже (рис. 18.5, файл 5.mpp) .

Рис. 18.5. Настройка верхнего колонтитула страницы В центре вкладки расположено поле для ввода содержимого колонтитула. Под ним находятся два раскрывающихся списка, с помощью которых в колонтитул можно добавить общую информацию о проекте или одно из свойств суммарной задачи проекта .

Для добавли; ия в колонтитул общей информации, например названия проекта, нужно выбрав соответствующий пункт в раскрывающемся списке General (Общие), а для добавления данных о суммарной задаче — в раскрывающемся списке Project fields (Поля проекта). Выбрав требуемое значение в списке, нужно нажать кнопку Add (Добавить), расположенную напротив списка, для добавления данных в колонтитул. В область ввода будет добавлено обозначение соответствующего поля, а в области просмотра отобразится значение этого поля. Например, на рис. 18.5 в область ввода добавлено поле Project Title (Название проекта), а в области просмотра отображается его значение — Издание номера журнала .

Над областью ввода расположены вкладки, с помощью которых можно MS Project: Распечатка определить, в какой части колонтитула — левой, средней или правой — будут помещены значения полей. Следует выбрать соответствующую вкладку — Left (Влево), Center (По центру) или Right (Вправо), а затем вводить данные .

В области ввода данных отображаются только данные, относящиеся к выбранной вкладке, а в области просмотра отображаются значения всех введенных полей. Например, на рис. 18.5 по центру колонтитула отображается название проекта, справа — имя автора. В области ввода выбрана вкладка Center (По центру), и отображается только поле, размещенное в центре колонтитула, а в области просмотра видны значения обоих полей .

Под областью ввода расположено несколько кнопок (см. рис. 18.5) для форматирования колонтитулов. Чтобы изменить шрифт, используемый для вывода значения поля при печати, нужно выделить название поля в области ввода и нажать кнопку Format Text Font (Шрифт), крайнюю слева. Она открывает стандартное диалоговое окно настройки шрифта. Например, на рис .

18.5 название проекта отображается полужирным и более крупным шрифтом, чем фамилия автора проекта, представленная курсивным начертанием .

Крайняя правая кнопка, Insert Picture (Вставка рисунка), предназначена для вставки в колонтитул рисунка из файла. С ее помощью можно, например, добавить к распечатке плана проекта логотип вашей организации. Остальные кнопки дублируют раскрывающиеся списки, предназначенные для выбора вставляемых в колонтитул полей .

На рис. 18.6 (файл S.mpp) представлен макет страницы, верхний колонтитул которой отформатирован в соответствии с настройками на рис. 18.5. Как вы видите, реальный вид колонтитула немного отличается от того, что отображается в области предварительного просмотра. Дело в том, что размер области просмотра существенно меньше размера колонтитула, и поэтому в ней данные отображаются с сохранением пропорций, но не в реальном размере .

Это^ стоит иметь в виду при форматировании колонтитулов .

MS Project: Распечатка

Рис. 18.6. Макет страницы с отформатированным верхним колонтитулом

Вкладка Footer (Нижний колонтитул) полностью повторяет вкладку для верхнего колонтитула. Единственным отличием является то, что сделанные изменения отображаются не в верхней части страницы, а в нижней .

На вкладке Legend (Легенда) определяются параметры отображения сопроводительной информации к графику, так называемой легенды. Структура этой вкладки повторяет структуру двух предыдущих и содержит дополнительные параметры, расположенные в правой колонке (рис. 18.7, файл

5.mpp) .

Легенда занимает довольно много места на странице и не всегда нужна, особенно если все элементы графика знакомы тем, для кого он печатается .

Чтобы сэкономить место, занимаемое легендой, нужно воспользоваться переключателями в правой колонке вкладки. Если выбран переключатель Every page (На каждой странице), то легенда отображается внизу каждой из страниц распечатки. Если страниц много, то в целях экономии бумаги можно выделить MS Project: Распечатка под легенду отдельную страницу, выбрав переключатель Legend page (На странице легенды). Наконец, чтобы не печатать легенду, нужно выбрать переключатель None (Нет) .

Рис. 18.7. Вкладка настройки легенды Отображаемая в легенде текстовая информация, редактируемая на вкладке, занимает только небольшую ее часть. Ширина этой части определяется расположенным под переключателями счетчиком Width (Ширина). Шрифт текстовой информации определяется в центральном ноле ввода, как и на предыдущих вкладках, а вот шрифт подписей легенды определяется после нажатия кнопки Legend Labels (Надписи легенды) .

На рис. 18.8 (файл Б.mрр) видно, как выглядит легенда плана после настройки. Область с те стовой информацией располагается слева, и в пей отображается название проекта и текущая дата (это стандартная настройка MS Project). В области легенды шрифт подписей изменен на полужирный курсив и размер его увеличен .

MS Project: Распечатка

Рис. 18.8. Легенда плана после настроек

На последней вкладке, View (Вид), определяются параметры отбора данных из представления для печати (рис. 18.9, файл б.mрр). Если установить флажок Print all sheet columns (Печатать все столбцы листа), то в страницу будут включены все столбцы, входящие в открытую таблицу представления. Если же этот флажок снять, то на страницу попадут только видимые в окне столбцы таблицы. В таком случае вид страницы будет соответствовать виду представления .

MS Project: Распечатка Рис. 18.9. На вкладке View (Вид) определяется, какие данные из представления будут печататься Обычно колонки печатаются на страницах в той же последовательности, в которой они отображаются в окне программы. Если распечатка занимает несколько страниц в ширину, то часть колонок попадает на первую страницу, часть на вторую и т. д. Но в таком случае при просмотре распечатки легко запутаться, потому что не всегда понятно, где искать продолжение строк, начатых на первой странице. Чтобы избавиться от путаницы, удобно выводить некоторые поля (например, название задачи) на всех страницах, тогда легко можно понять, к какой задаче относятся данные в таблице на любой странице .

Установив флажок Print first columns on all pages (Печатать указанное число первых столбцов на всех страницах) и указав число колонок в счетчике, можно определить, сколько именно колонок (считая с левого края таблицы, открытой в представлении) будет печататься на каждой странице .

Часто задачи сопровождаются заметками, и их тоже нужно распечатать. Для этого следует установить флажок Print notes (Печатать заметки). Заметки будут помещены на отдельной странице, и рядом с каждой из них будет указан номер задачи, ресурса или назначения, к которым они относятся .

При печати таких представлений, как диаграмма Ганта, для больших планов некоторые страницы остаются пустыми, например, когда диаграмма занимает MS Project: Распечатка несколько страниц в ширину и в высоту. Чтобы страницы без данных не печатались, нужно снять флажок Print blank pages (Печатать пустые страницы) .

После этого страницы сохранятся в макете, но будут отображаться затененными .

Повременные данные обычно занимают лишь часть страницы. В таком случае программа может их автоматически форматировать в сторону уменьшения или увеличения, чтобы на странице не оставалось пустого пространства. Для этого нужно установить флажок Fittimescaleto end of page (Форматировать шкалу времени для печати на целом числе страниц) .

Два последних флажка доступны только при печати представлений использования задач или ресурсов и предназначены для отображения в распечатки сводных сумм по столбцам или по строкам представления. Если установить флажок Print row totals for values within print date range (Печатать итоги строк для значений в диапазоне дат печати), то на диаграмму использования задач или ресурсов после повременных данных будет добавлен столбец с суммой повременных данных. Если же установить флажок Print column totals (Печатать итоги столбцов), то в таблицу и на диаграмму добавится строка Total (Итого), в которой будут суммироваться все данные столбцов .

На рис. 18.10 (файл б.mрр) мы установили оба флажка суммирования данных .

Благодаря флажку Print row totals for values within print date range (Печатать итоги строк для значений в диапазоне дат печати) на диаграмму добавился столбец Total (Итого), в котором отображены суммы всех данных в строках диаграммы. А из-за установленного флажка Print column totals (Печатать итоги столбцов) в таблицу слева от диаграммы и на саму диаграмму добавилась строка Total (Итого), ячейки которой заполнены суммами данных в каждом из столбцов, даже в сводном .

MS Project: Распечатка

Рис. 18.10. Суммирование данных при печатиMS Project: Внесение изменений в план

Внесение изменений в план Все форматы, используемые для распространения проектных данных, за исключением HTML и распечатки, позволяют редактировать файл с данными для последующего внесения изменений в исходный файл проекта. После того как файлы в этих форматах возвращаются к руководителю проекта, изменения из них нужно внести в исходный план. Процесс внесения изменений может происходить двумя способами, первый из которых применим к файлам, подготовленным с помощью мастера экспорта (кроме формата HTML), а второй — к файлам в формате MS Project .

Файлы, подготовленные мастером экспорта

Научимся внедрять изменения на примере созданного нами в предыдущем уроке (см. раздел «Microsoft Excel») файла с задачами для Уварова .

Предположим, что в процессе согласования плана Уварова не устроила длительность редколлегии в 3 часа и он решил сократить ее до 2 часов. Новый файл (TasksEdited.xls), где длительность задачи сокращена, он вернул, и теперь обновленные данные нужно внедрить в план проекта .

Чтобы внести изменения из файла, куда данные были экспортированы, в исходный план проекта, нужно сначала открыть исходный план, а затем открыть файл с измененной информацией. Запустится мастер импорта данных, очень похожий на мастер экспорта, с которым вы уже умеете работать. Сначала откроем файл проекта (7.mрр), в который будем вносить данные, а затем файл TasksEdited.xls. Обратите внимание, что в диалоговом окне открытия файла нужно выбирать соответствующий тип открываемых файлов .

После этого начнет работать мастер импорта. На первом шаге мастера нужно определить, будем ли мы использовать при импорте одну из существующих схем или создадим новую. Мы будем использовать созданную ранее схему Экспорт задач для ресурса .

На следующем шаге мастер предложит определить метод использования импортируемых данных (рис. 18.11, файл 7.mрр). Их можно поместить в новый проект, выбрав переключатель As a new project (Создать новый проект), или в открытый. Чтобы при добавлении данных в открытый проект существующие в нем данные не изменялись, следует выбрать переключатель Append the data to the active project (Добавить данные к активному проекту). При выборе переключателя Merge the data into the active project (Объединить данные с активным проектом) данные в открытом проекте будут изменяться .

Поскольку нашей задачей является обновление файла проекта на основании MS Project: Внесение изменений в план данных Excel, то мы выберем последний переключатель. Это значит, что при импорте MS Project попробует найти в плане записи, присутствующие в файле Excel (в нашем случае это задачи), и обновить их свойства в соответствии с импортируемой информацией .

На следующем шаге мастера нужно определить тип импортируемой информации: данные о задачах, ресурсах или назначениях. Как и для мастера экспорта, следует установить флажки, соответствующие нужным типам данных .

В нашем случае (рис. 18.12, файл 7.mрр) экспортироваться будут только данные о задачах. Если при экспорте плана в файл включались названия столбцов, то это значит, что они содержатся и в файле импорта. Чтобы при импорте программа могла определить, что в первой строке файла содержатся не данные, которые нужно импортировать, а названия столбцов, следует установить флажок Import include headers (Данные импорта содержат заголовки) .

Рис. 18.11. Определение метода экспортирования данных MS Project: Внесение изменений в план Рис. 18.12. Определение типа импортируемых данных После определения типа импортируемых данных нужно настроить схему импорта, то есть определить, какие поля MS Project соответствуют колонкам в файле, из которого производится импорт (рис. 18.13, файл 7.mрр). Кроме того, если импортируемые данные должны объединяться с данными открытого проекта, то нужно определить поле, по которому программа сможет производить объединение (поле, содержащее уникальное для строки таблицы значение). Обычно в качестве такого поля выступает либо ID (Ид.), либо Name (Название) .

MS Project: Внесение изменений в план

Рис. 18.13. Настройка схемы импорта

Поле, по которому будет производиться объединение, выбирается с помощью кнопки Set Merge Key (Задать ключ объединения). После этого в таблице рядом с названием поля появляется соответствующая пометка. Например, на рис .

18.13 в качестве поля объединения выбрано поле ID (Ид.) .

В файле Excel обычно содержится несколько листов, и при импорте необходимо указать, из какого листа нужно брать данные. Для этого нужно выбрать название этого листа в раскрывающемся списке Source worksheet name (Имя исходной электронной таблицы) .

При импорте данных из Excel нужно иметь в виду, что импортируемые даты начала и окончания задач MS Project рассматривает как ограничения. То есть импортировать даты начала и окончания задач — это все равно, что вводить их в план проекта вручную, что мы не рекомендуем (см. раздел «Дата начала проекта»). Именно поэтому в настройках схемы импорта мы ограничились только полем Duration (Длительность), значения в котором, как мы знаем, были MS Project: Внесение изменений в план изменены, и полем ID (Ид.), необходимым нам для того, чтобы MS Project «понял», к какой из задач плана относятся импортируемые длительности .

После настройки схемы в зависимости от выбранного на первом шаге переключателя данные импортируются либо в существующий план проекта, либо в новый. В нашем случае MS Project перенес длительности задач из файла Excel в открытый план проекта (7.mрр). Теперь длительность этой задачи составляет 2 часа, а в плане б.mрр, на основе которого был создан файл 7 .

mрр, она равнялась 3 часам .

Файлы MS Project

В MS Project нет средств автоматического импорта измененных данных из файлов в формате.mрр, поэтому данные нужно переносить из файла в файл вручную, перепечатывая или копируя данные. Но проблема заключается не в переносе данных, а в определении того, что же именно изменилось в присланном файле проекта .

На основе файла 7.mрр мы создали файл 8.mрр его копию Sver1.mpp, в которую при согласовании плана проекта были внесены изменения. При анализе второго файла видно, что затраты на проект во втором файле больше на $500, но как определить, из-за какой задачи или ресурса возросла стоимость? На ручной анализ даже небольшого плана из 51 задачи потребуется около часа, а что говорить о планах из нескольких сотен задач!

Для автоматизированного поиска изменений в версиях файла проекта предназначена панель инструментов Compare Project Versions (Сравнение версий проекта)1. С ее помощью можно найти отличия между двумя любыми файлами в формате *.mрр .

Работа с панелью начинается с нажатия первой кнопки, открывающей диалоговое окно выбора файлов для сравнения, если в программе открыт хотя бы один файл. Это диалоговое окно состоит из двух разделов, в верхнем из которых выбираются файлы для сравнения, в нижнем — таблицы внутри этих файлов .

В первом раскрывающемся списке нужно выбрать файл с ранней версией плана, а во втором — его позднюю версию. Если файлы уже открыты в MS Project, то их имена можно выбрать в раскрывающемся списке, а если еще нет — то с помощью кнопки Browse (Обзор) .

В нижнем разделе диалогового окна определяются таблицы двух файлов, которые будут сравниваться. В верхнем раскрывающемся списке выбираются MS Project: Внесение изменений в план таблицы с информацией о задачах, а в нижнем — с информацией о ресурсах .

Если вы не хотите сравнивать таблицы какого-либо типа, то вместо имени таблицы можно указать None (Нет). Например, в нашем случае важно сравнить таблицы с информацией о стоимости задач, поэтому в верхнем списке мы выбрали таблицу Cost (Затраты), а в нижнем выбрали None (Нет), поскольку информация об изменениях в таблицах ресурсов нас не интересует .

После нажатия кнопки О К программа создает новый файл проекта, в котором на основе выбранной таблицы будет создана новая. В нее будут включены столбцы с данными из обеих версий плана, и для каждой пары столбцов будет создан столбец с информацией о разнице. Например, для столбца Cost (Затраты) в исходной таблице будут созданы столбцы: Cost: V1 (Затраты: в1) с данными из ранней версии, Cost: V2 (Затраты: в2) с данными из поздней версии и Cost: Diff (Затраты: разл.) с данными о разнице значений. Аналогично будут именоваться все другие столбцы .

Помимо основной таблицы программа создает две дополнительных. В одну из них помещаются только парные поля с данными из обеих версий плана, а во вторую только поля с данными о различиях в парных полях .

ВНИМАНИЕ

В файл сравнения версий не будет перенесена информация о назначениях и повременные данные. Поэтому пользоваться этим файлом в качестве нового плана проекта нельзя — он предназначен только для сравнения .

После того как новый файл проекта создан, программа выдаст окно с запросом на завершение операции сравнения. Если в этом окне нажать кнопку Yes (Да), то откроется дополнительное окно с информацией о символах, используемых для обозначений в новом файле (это же окно вызывается с помощью кнопки со знаком вопроса на панели сравнения версий). Если же нажать No (Нет), то можно начать анализировать изменения .

При анализе отличий стоит воспользоваться раскрывающимися списками, расположенными на панели сравнения версий. С помощью правого списка можно выбрать, какие столбцы будут отображаться в таблице: столбцы данных и различий (Show data and differences columns), только данных (Show data columns only) или только различий (Show differences columns only). Фактически выбор пункта этого списка определяет, какая из трех созданных таблиц будет отображаться в представлении .

С помощью левого списка можно определить, какие именно строки должны отображаться в таблице. Чтобы просмотреть все строки таблицы, нужно выбрать пункт Show all items (Показать все элементы). Пункты Show changed MS Project: Внесение изменений в план items (Показать измененные элементы) и Show unchanged items (Показать неизмененные элементы) позволяют просмотреть все элементы таблицы, претерпевшие изменения в новой версии проекта или, наоборот, оставшиеся неизменными. Просмотреть все различающиеся элементы можно с помощью пункта Show all differences (Показать все различия), а все одинаковые в обеих версиях — с помощью пункта Show common items (Показать общие элементы) .

Наконец, после выбора пункта Show unique items of version 1 (Показать элементы, имеющиеся только в версии 1) в таблице останутся задачи или ресурсы, имеющиеся только в ранней версии плана. При выборе же аналогичного пункта списка для версии 2 в таблице останутся строки, присутствующие только в более поздней версии .

Например, на рис. 18.16 (файл Diff.mpp) отображены результаты сравнения файлов 5.mpp и Sver1.mpp. В левом раскрывающемся списке панели сравнения версий выбран пункт Show all differences (Показать все различия) для просмотра отличий между файлами. Оказывается, в новой версии плана проекта стоимость задачи с идентификатором 22 возросла с $1000 до $1500 .

Второй на панели сравнения версий расположена кнопка Go to Task/Resource in Project Versions (Переход к задаче или ресурсу в версиях проекта). Ее удобно использовать для быстрого просмотра информации о выбранной задаче в обеих версиях проекта. Например, на рис. 18.17 мы выделили задачу, которая была изменена, и нажали эту кнопку. Программа автоматически расположила окна с версиями плана проекта так, чтобы их было видно в окне MS Project, и выделила в них цветом и полужирным начертанием выбранную в проекте сравнения задачу .

Рис. 18.16. Отображаем различия между планами проектов Файл проекта с данными сравнения можно сохранить для дальнейшего MS Project: Внесение изменений в план анализа. Например, мы сохранили наш файл под именем Diff.mpp. Имена файлов с исходными данными сохраняются в настраиваемых свойствах файла .

Исходные файлы могут понадобиться для перехода к выбранной задаче в версиях плана .

По умолчанию программа сохраняет полный путь к именам файлов, поэтому если в дальнейшем вам нужно будет переслать или скопировать данные анализа вместе с версиями, то путь к файлам нужно изменить, чтобы программа могла обнаружить их. Для этого необходимо отредактировать настраиваемые свойства файла .

»Для редактирования настраиваемых свойств файла следует воспользоваться командой меню File Properties (Файл » Свойства) и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Custom (Прочие). В нижней части вкладки расположена таблица с перечнем существующих настраиваемых свойств (рис .

18.18, файл Diff.mpp) .

Таблица состоит из трех колонок, в первой из которых указано название свойства, во второй его значение, а в третьей — тип. Вам нужно найти свойство Project Version 1 (Версия 1) или Version 2 (Версия 2) и выделить его курсором .

Текущее (значение свойства отобразится в поле Value (Значение) в середине диалогового окна, и там его можно отредактировать. Например, в нашем случае мы заменили полный путь к файлу 5.mpp именем файла — это значит, что программа будет пытаться найти исходную версию плана проекта в той же папке, где расположен файл данных сравнения .

После изменения значения свойства для его сохранения нужно нажать кнопку Modify (Изменить) .

MS Project: Внесение изменений в план Рис. 18.18. Редактирование настраиваемых свойств файла MS Project: Что нового вы узнали?

Что нового вы узнали?

Как настраивать параметры печати проекта .

Как вставлять разрывы страниц между строками таблицы .

Как определят параметры страницы при распечатке и вставлять на страницу дополнительную информацию .

Как вносить изменения в план проекта, используя средства импорта .

Как сравнивать версии планов проекта и обнаруживать изменения .

Как работать со свойствами плана проекта .

MS Project: Контрольные вопросы и задания второй части Контрольные вопросы и задания второй части Файлы контрольного падания расположены на компакт-диске в папке TEST2 .

Общие

1. Дайте определение проекта. Что такое проектный треугольник?

2. Объясните связь задач, ресурсов и назначений .

3. Какие методики применяются при определении длительности проекта?

4. Как MS Project рассчитывает длительность фазы и проекта?

5. Какие методики применяются при определении затрат на проект?

6. Как рассчитывает общие затраты на проект MS Project?

7. Из чего складываются общие трудозатраты на проект?

8. Из чего складываются затраты на использование ресурса в проекте?

9. Из чего складываются затраты на задачу?

Определение проекта

1. Создайте новый проект. Выберите способ планирования от даты начала проекта. Настройте рабочее время проекта с 8:00 до 18:00 с двухчасовым перерывом .

2. В календаре проекта пометьте праздничные дни как нерабочие .

3. Определите дату начала проекта .

4. Сохраните проект как test.mpp .

Планирование работ

1. В файле 1.mpp Задача 1 начинается до даты начала проекта. Почему это происходит? Измените свойства задачи таким образом, чтобы дата ее начала совпадала с датой начала проекта .

2. Измените дату начала проекта в файле 1.mpp. Проверьте, что при этом дата начала Задачи 1 тоже изменилась и по-прежнему совпадает с датой начала проекта .

3. Добавьте в план проекта Задачу 3 и пометьте ее как завершающую .

Затем пометьте как завершающую Задачу 2 .

4. В файле 1.mpp создайте несколько новых задач и установите между ними последовательную связь FS (ОН). Сделайте это нажатием одной кнопки на панели инструментов .

5. В файле test.mpp создайте план постройки дома. Определите основные фазы, добавьте задачи и определите связи между ними. Длительность MS Project: Контрольные вопросы и задания второй части проекта должна быть не меньше месяца, а в плане должно быть больше 20 задач. Вы можете использовать шаблон Residential Construction (Строительство жилого дома) .

6. Спланируйте работы так, чтобы покрытие стен штукатуркой начиналась, когда постройка стен закончена наполовину, а покраска стен — когда после покрытия штукатуркой прошло 2 дня .

7. Отобразите строку суммарной задачи проекта .

8. Определите дату окончания проекта и установите крайний срок завершения последней задачи проекта тремя днями позже планового срока ее завершения .

9. Менеджер проекта по строительству должен еженедельно отчитываться заказчику строительства о проделанной работе. Создайте в плане задачу по подготовке отчета, которая будет еженедельно повторяться до даты завершения проекта .

Планирование ресурсов и создание назначений

1. Создайте список ресурсов, которые будут использоваться в проекте .

При этом нужно запланировать использование материальных ресурсов:

цементного раствора, штукатурки, кирпичей .

2. Определите персональные календари для некоторых ресурсов .

Например, один из задействованных сотрудников не работает по четвергам, а другой работает в пятницу только в течение половины рабочего времени .

3. Назначьте сотрудников на задачи проекта. При этом определите, какие задачи имеют фиксированную длительность, а у каких задач фиксированные трудозатраты .

4. Распределите загрузку ресурсов во время выполнения задач с помощью профилей. Определите разные профили загрузки для разных задач .

5. Некоторые ресурсы могут быть задействованы в выполнении задачи частично. Создайте задачу, на которую будут назначены три сотрудника. Назначение первого из них должно заканчиваться тогда, когда будет начинаться назначение второго. Третий же участвует в выполнении задачи все время .

6. Запланируйте перерыв в выполнении одной из задач .

7. Распределите материальные ресурсы между задачами проекта. С помощью профилей определите, как они будут расходоваться во время выполнения задачи .

Дополнительная информация о задачах и ресурсах

1. Создайте настраиваемое поле для задач. Заполните это поле значениями для некоторых задач и отобразите его на диаграмме Ганта .

MS Project: Контрольные вопросы и задания второй части

2. Настройте код WBS (СДР) для задач и перенумеруйте задачи .

3. Определите группы ресурсов .

4. Прокомментируйте некоторые задачи, ресурсы и назначения с помощью заметок .

5. Сохраните в плане проекта связанные с задачами или ресурсами документы .

6. Добавьте к материальным ресурсам ссылки на страницы в Интернете и локальные файлы .

7. Создайте ресурсное настраиваемое поле, в котором будет указано число поставщиков материальных ресурсов. Настройте список значений, включающий варианты: 1 поставщик, 2-3 поставщика и 4-10 поставщиков. Затем определите значения этого поля для материальных ресурсов проекта .

8. Отберите для отображения только материальные ресурсы и сгруппируйте их по созданному в предыдущем задании настраиваемому полю .

Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов

1. Определите ставки сотрудников и стоимость материальных ресурсов .

2. Для подвоза цементного раствора нужно использовать особый грузовик .

Добавьте его как ресурс в проект и определите затраты на его использование. Затем добавьте его в те задачи, где требуется его использование .

3. Определите ресурсы, которые нужно оплачивать в момент начала их участия в работе. Определите для них метод начисления затрат .

4. Определите ресурсы с превышением доступности в проекте test.mpp и выровняйте их загрузку .

5. Выровняйте загрузку ресурсов в файле 2.mрр .

Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта

1. Проанализируйте план проекта test.mpp с помощью методики PERT .

Обновите план проекта так, чтобы длительности задач совпадали с ожидаемыми длительностями, полученными в результате анализа .

Обновите крайний срок последней задачи .

2. Перенесите дату начала проекта на неделю вперед. Теперь последняя задача проекта завершается позже крайнего срока. Измените план проекта так, чтобы его длительность сократилась и он уложился в срок .

Решая это задание, вы можете добавить ресурсы в проект .

3. Определите критический путь проекта. Измените план так, чтобы уменьшить число задач на критическом пути .

MS Project: Контрольные вопросы и задания второй части

4. Полученный бюджет проекта превышает возможности заказчика. Вам нужно уменьшить его на 10%. Для этого ваше руководство разрешает использовать более низкие таблицы норм затрат у ресурсов .

Определите таблицы норм затрат с более низкими ставками и в некоторых назначениях укажите эти таблицы .

5. Сгруппируйте ресурсы по типам и определите затраты на материальные ресурсы. Определите, на какой из материальных ресурсов уходит больше всего средств. Определите, какова должна быть стоимость этого ресурса, чтобы снизить проектные затраты на 5% .

Анализ рисков

1. Проанализируйте трудозатраты по проекту и загрузку ресурсов в Microsoft Excel. Определите периоды пиковых трудозатрат .

2. Определите основные риски проекта, связанные с задачами. Создайте настраиваемое поле и введите в него информацию об этих рисках .

3. Исходя из данных о рисках, введите в план проекта дополнительные задачи, позволяющие снизить риски. Например, если есть риск того, что материалы не поставят в срок, добавьте задачу контакта с поставщиком этих материалов, чтобы напомнить о необходимости своевременной поставки .

Согласование плана проекта

1. Создайте маршрут для распространения файла test.mpp. Настройте его таким образом, чтобы ко всем получателям файл был отправлен одновременно .

2. Измените настройку таким образом, чтобы адресаты получали файл по очереди, а вы получали оповещение от каждого адресата .

3. Если у вас в организации установлен сервер Microsoft Exchange, опубликуйте на нем план проекта .

4. Скопируйте таблицу MS Project в документ Microsoft Word. Вставьте в этот же документ рисунок с изображением диаграммы Ганта .

5. Проведите экспорт проектных данных в формат HTML. Включите в файл рисунок из предыдущего задания .

6. Сохраните файл в формате XML. Откройте файл в браузере Microsoft Internet Explorer .

7. Проведите экспорт данных файла в форматы рабочей книги и сводной таблицы Microsoft Excel .

8. Распечатайте план проекта. При этом настройте параметры печати так, чтобы в нижнем колонтитуле отображалось слово «конфиденциально», а в верхнем — фамилия автора плана .

9. Внесите изменения в файл с экспортированными данными в формате MS Project: Контрольные вопросы и задания второй части Excel. Затем внесите изменения из файла Excel в исходный план .

10. Скопируйте файл проекта в файл формата *.mрр внесите в него изменения (вставки ресурсов и длительности задач). Если вы занимаетесь в группе, то передайте начальную и конечную версии файла коллеге для обнаружения изменений с помощью команды ера чения проектов. Если вы занимаетесь самостоятельно, то выявите эти изменения сами .

11. Сохраните созданный файл test.mpp для выполнения заданий по следующей части книги .

MS Project: Глава 18. Отслеживание проекта Глава 18. Отслеживание проекта Работа с базовыми и промежуточными планами

–  –  –

Что нового вы узнали?

MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами Работа с базовыми и промежуточными планами После составления плана проекта начинается выполнение запланированных работ. Руководитель проекта должен внимательно следить за ходом работ, чтобы вовремя заметить несоответствия между планом и фактическим выполнением работ. Отклонения от плана опасны тем, что они могут привести к задержке сроков окончания проекта, превышению бюджета или неполной реализации запланированных задач .

В этом уроке вы узнаете, как сохранять базовые и промежуточные планы проекта, каким образом вводить в проект фактическую информацию о ходе выполнения работ. Вы научитесь использовать разные по точности и скорости применения методы отслеживания проекта и освоите настройки, влияющие на поведение программы при вводе фактических данных. Наконец, вы узнаете о том, как подготовить проект к отслеживанию и какие инструменты можно использовать для быстрого ввода фактической информации .

Главная цель отслеживания проекта — вовремя обнаружить отклонения фактических работ от запланированных. Для этого нужно собирать данные о ходе выполнения работ и сравнивать их с базовым планом проекта. Чтобы такое сравнение было возможно, перед началом выполнения работ нужно зафиксировать базовый план, с которым в дальнейшем будут сравниваться его актуальные состояния .

В MS Project это возможно благодаря команде сохранения базового плана проекта. Эта команда сохраняет данные текущего плана проекта в особые внутренние поля, которые нельзя редактировать. А все последующие изменения влияют лишь на текущий план. Таким образом, внутри проектного файла сохраняется и остается неизменной базовая версия плана, с которой можно сравнивать план, подвергающийся изменениям .

Обычно базовый план является утвержденной версией плана, а текущий план, основанный на фактических данных, должен по ряду критериев совпадать с утвержденным. Например, длительность или бюджет проекта в текущем плане не должны превышать базовых величин. Но часто при выполнении проекта заказчик или руководство организации осознает, что достижение целей проекта невозможно при сохранении исходной версии базового плана. В таком случае утверждается новая версия базового плана, и в дальнейшем ход работ сравнивается с ней. MS Project позволяет сохранить MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами до 11 базовых планов, первый из которых называется Baseline (Базовый план), а следующие нумеруются с 1 по 10 .

Помимо базового плана MS Project позволяет сохранять промежуточные планы. Промежуточный план отличается от базового объемом сохраняемой информации. Если в базовом плане сохраняется около 20 типов данных, в том числе о задачах, ресурсах и назначениях, и повременная информация, то в промежуточном плане сохраняются лишь даты начала и окончания задач .

Повременная информация — это данные, которые вводятся относительно задач и назначений за определенный промежуток времени. Вводить такие данные можно на диаграммах использования задач (Task Usage) и ресурсов (Resource Usage) .

Промежуточный план можно сопоставлять как с базовым, так и с текущим планом проекта или другим промежуточным планом. Промежуточный план используется при отслеживании как дополнение к базовому плану для решения локальных задач, и его не обязательно сохранять до начала проектных работ .

Сохранение планов

Для сохранения базовых планов проекта предназначено диалоговое окно, открываемое командой меню Tools Tracking Save Baseline (Сервис Отслеживание Сохранить базовый план). Хотя это диалоговое окно (рис .

19.1) и называется Save Baseline (Сохранение базового плана), его возможности не ограничиваются только сохранением базового плана .

MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами

Рис. 19.1. Диалоговое окно сохранения базового плана проекта

С помощью этого диалогового окна можно сохранить базовый план проекта, выбрав переключатель Save baseline (Сохранение базового плана), или его промежуточный план, выбрав переключатель Save interim plan (Сохранение промежуточного плана). Под переключателем для сохранения базового плана находится раскрывающийся список, в котором можно выбрать название плана для сохранения данных .

Если выбрать сохранение промежуточного плана, то станут доступными раскрывающиеся списки Сору (Скопировать) и Into (В). В верхнем списке нужно выбрать источник данных, сохраняемых в промежуточном плане. Это могут быть данные любого из базовых планов, полей начала и окончания задач текущего плана проекта (Start/Finish (Начало/Окончание)) и настраиваемых полей с датами начала и окончания задач (Startl/Finishl — StartlO/FinishlO (Начало1/0кончание1 — Начало1/Окончание10) .

Поля Startl/Finishl (Начало1/Окончание1) — Start3/Finish3 (НачалоЗ/ ОкончаниеЗ) использует функция анализа плана по методике PERT- Поэтому если вы работаете с анализом PERT, то лучше не использовать эти поля для хранения данных промежуточных планов .

MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами В нижнем раскрывающемся списке нужно выбрать, куда будут помещены данные из источника, определенного в верхнем списке. В этом списке отсутствуют поля начала и окончания задач актуального плана проекта (Start/ Finish (Начало/Окончание)) .

ВНИМАНИЕ

В промежуточном плане сохраняется только информация о датах начала и окончания задач. Даже если в качестве источника данных выбран базовый план проекта, из него будет скопирована только эта информация .

Сохранять данные базового или промежуточного плана можно как для выделенных задач, так и для всего проекта. Обычно перед началом работ базовый план сохраняется для всего проекта, а по ходу отслеживания сохраняются базовые планы для отдельных задач и промежуточные планы .

Выбрать информацию для сохранения в базовом плане можно с помощью переключателей, сгруппированных под названием For (Для). Если выбрать Entire project (Всего проекта), то базовый или промежуточный план сохранится для всех задач, а если Selected tasks (Выбранных задач), то обновятся базовые данные лишь для выбранных задач .

При обновлении базового плана для выбранных задач появляется возможность изменить состояние флажков в разделе Roll up baselines (Сведение базовых планов), недоступных при сохранении промежуточного плана, так как они определяют параметры сведения данных базовых планов .

Если обновляется базовый план обычной задачи, то, возможно, требуется обновить и базовый план суммарных задач, к которым она относится. Ведь если увеличилась стоимость задачи, то увеличится стоимость и фазы, и проекта в целом. Чтобы при сохранении базового плана для отдельной задачи обновлялись базовые планы для соответствующих суммарных задач, нужно установить флажок То all summary tasks (Во все суммарные задачи) .

При обновлении базового плана суммарной задачи учитываются все изменения во всех вложенных в нее задачах (в том числе и являющихся вложенными по отношению ко вложенным в задачу суммарным задачам). Но иногда при обновлении базового плана суммарной задачи требуется учесть изменения только вложенных непосредственно в нее задач, и в таком случае нужно установить флажок From subtasks into selected summary task(s) (Из подчиненных в выбранные суммарные задачи). Если при определении параметров сохранения базового плана для выбранных задач нажать кнопку Set as Default (По умолчанию), то выбранные настройки будут применяться при последующем сохранении базового плана задач. Обновляя базовый план проекта, нужно понимать, что после обновления вся актуальная информация MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами о ходе проекта перейдет в базовый план, то есть все существующие отклонения станут «запланированными». Поэтому обновлять базовый план можно.inuib тогда, когда актуальный план утвержден руководством .

Удаление и изменение планов Для удаления данных базового плана предназначено диалоговое окно очистки базового плана, вызываемое командой меню Tools t Tracking Clear Baseline (Сервис Отслеживание Очистить базовый план). С помощью этого диалогового окна можно удалить данные базового или промежуточного плана, причем как для всего плана проекта, так и только для выбранных задач (рис. 19.2) .

Рис. 19.2. Диалоговое окно удаления данных базового плана

Для очистки базового плана следует выбрать переключатель Clear baseline plan (Базовый план) и затем выбрать нужный план в раскрывающемся списке. Рядом с названием базового плана в скобках указывается дата последнего сохранения плана. Выбрав переключатель Clear interim plan (Промежуточный план), можно очистить любой из промежуточных или базовых планов, правда в раскрывающемся списке рядом с этим переключателем не отображается информация о датах сохранения промежуточных данных .

После выбора плана, из которого нужно удалить учетные данные, необходимо определить, для всего проекта или только для выбранных задач следует удалять данные. Для этого нужно задать значение параметра For (Для), выбрав один из переключателей: Entire project (Всего проекта) или Selected tasks (Выбранных задач) .

При повторном сохранении базового плана старые данные заменяются новыми. Поэтому для изменения базового плана нужно открыть диалоговое окно его сохранения (см. рис. 19.1) и при выборе названия плана для MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами сохранения данных указать название плана, в котором сохранена устаревшая информация. Аналогичным образом можно перезаписывать данные в промежуточных планах. Кроме того, если для хранения данных промежуточных планов используются настраиваемые поля, то их можно добавить в таблицу и редактировать стандартными средствами .

Работа с базовым планом

Для отслеживания проекта используется представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием). После того как базовый план сохранен, в этом представлении на диаграмме для каждой задачи отображаются по два отрезка, один из которых соответствует базовому плану, а второй — актуальному. Для просмотра данных базового плана в виде таблицы предназначена таблица Baseline (Базовый план) .

Например, на рис. 19.3 представлен файл проекта 1.mpp, созданный нами специально для того, чтобы попробовать работу с базовым планом. В нем мы сохранили базовый план со стандартным именем Baseline (Базовый план). На рисунке видна таблица Baseline (Базовый план) и диаграмма Ганта с отслеживанием, на которой для каждой задачи отображаются по два отрезка .

Верхний из них соответствует базовому плану, а нижний - текущему .

Чтобы отрезки отображались таким образом, нужно предварительно запустить мастер диаграмм Ганта и отформатировать диаграмму, включив отображение информации о базовом плане .

На рисунке отрезки у каждой задачи совпадают, поскольку базовый план был только что сохранен и полностью соответствует текущему плану .

Рис. 19.3. После сохранения базового плана проекта он полностью MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами соответствует актуальному Теперь предположим, что после начала работ к вам обратился сотрудник, отвечающий за выполнение задачи 2_2, и сообщил, что он не укладывается в установленные сроки и время, отведенное на задачу, нужно увеличить с 9 до 11 дней. После того как вы увеличите длительность задачи, текущий план станет отличаться от базового .

На рис. 19.4 представлен пример из файла 2.mрр. В диалоговом окне сведений о задаче 2_2 мы увеличили ее длительность с 9 до 11 дней, и расхождение стало отображаться на диаграмме: нижний отрезок для задачи 2_2 стал длиннее верхнего. Кроме того, фрагменты суммарных задач (строки 1 и 4) и сводной задачи проекта стали отображаться другим цветом, символизируя, что и их длительность не соответствует длительности в базовом плане .

Рис. 19.4. Расхождения базового и актуального планов

Отклонение видно и в таблице. На рис. 19.4 рядом со столбцом Baseline Dur .

(Плановая длительность) с данными о длительности задач в базовом плане мы добавили в таблицу столбец Duration (Длительность), в котором отображается текущая длительность задач. У суммарных задач с идентификаторами 1 и 4, у суммарной задачи проекта и у задачи 2_2 значения в этих столбцах различаются .

Теперь сохраним базовый план для задачи 2_2. Выделим ее, установив на нее курсор, и откроем диалоговое окно сохранения базового плана (см. рис .

19.1). Выберем для сохранения тот же базовый план, где ранее мы сохраняли базовый план для всего проекта, и выберем переключатель сохранения данных для выбранной задачи, но не будем устанавливать флажки сведения данных .

MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами Как видно на рис. 19.5 (файл З.mрр), после сохранения базового плана для отдельной задачи без сведения данных базовый план суммарных задач не соответствует их актуальному плану. Если же мы сохраним базовый план для задачи 2_2 еще раз (файл 4.mрр), установив флажок То all summary tasks (Во все суммарные задачи), то базовые планы всех суммарных задач автоматически обновятся (рис. 19.6) .

Рис. 19.5. После сохранения базового плана для отдельной задачи ее длительность в базовом плане соответствует актуальной Рис. 19.6. После сохранения базового плана задачи со сведением данных базовые планы суммарных задач тоже обновились Теперь рассмотрим использование параметров сведения данных при сохранении базового плана для выбранных суммарных задач. Сначала в файле Б.mррустановим фиксированные затраты задачи 2_1_1 равными 100 MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами р. На рис. 19.7 показаны столбцы Cost (Затраты) и Baseline Cost (Плановые затраты). Видно, что у задачи 2_1_1 актуальные затраты отличаются от запланированных .

Рис. 19.7. Изменение актуальных затрату задачи 2_1_1 Данные о текущих и базовых затратах отображаются и на диаграмме рядом с таблицей. Слева от отрезков отображаются данные базового плана, а справа текущие данные .

Изменив актуальные данные, сохраним базовый план для отдельных фаз проекта. Сначала выделим фазу 2 (строка 4) и сохраним базовый план для нее. При этом не будем устанавливать флажок сведения From subtasks into selected summary task(s) (Из подчиненных в выбранные суммарные задачи) .

Затем выделим суммарную задачу проекта (строка 0) и сохраним базовый план только для нее, но уже установив флажок сведения .

Как видно на рис. 19.8 (файл б.mрр), базовая стоимость у фазы 2 увеличилась на 100 р., а у суммарной задачи проекта осталась без изменений. Дело в том, что по умолчанию при сохранении базового плана MS Project копирует данные задач из полей текущего плана в поля базового плана. (Это произошло с фазой 2, у которой данные о текущей стоимости были скопированы в базовый план.) Но если установить флажок From subtasks into selected summary task(s) (Из подчиненных в выбранные суммарные задачи), то программа копирует в базовый план только текущие данные суммарной задачи, появившиеся благодаря задачам, непосредственно вложенным в нее. В нашем случае задача Фаза2 не вложена непосредственно в суммарную задачу проекта (Проект1), а вложена в суммарную задачу MS Project: Работа с базовыми и промежуточными планами Фаза1, и поэтому увеличение стоимости проекта на 100 р., обусловленное этой задачей, не учитывается при сохранении базового плана суммарной задачи проекта несмотря на включение режима сведения .

MS Project: Принципы отслеживания Принципы отслеживания Чтобы вовремя заметить отклонение фактического хода работ от запланированного, нужно собирать и вводить в файл плана проекта фактическую информацию. При этом нужно вводить ее таким образом, чтобы фактические данные в файле проекта максимально соответствовали реальному положению дел. Как вы помните, при планировании проекта наибольшая точность достигается за счет максимальной детализации, ввода в план подробной информации о каждой задаче и планирования «снизу вверх» .

Для точного отслеживания проекта нужно придерживаться тех же принципов и определять состояние работ по проекту на основе хода работ по каждой из задач, а не наоборот .

Рис. 19.8. Сохранение базового плана для выбранных суммарных задач При отслеживании необходимо определять, какой процент от запланированной работы выполнен и сколько еще осталось сделать. В MS Project есть три способа ввода этой информации, различающиеся по степени точности и затратам времени .

Методы отслеживания Самый простой и наименее точный метод отслеживания работ — ввод информации о проценте выполнения задачи. В таком случае программа автоматически рассчитает объем осуществленных и оставшихся трудозатрат .

Способ, требующий немного больше времени и дающий большую точность, заключается во вводе в план проекта информации об осуществленных MS Project: Принципы отслеживания трудозатратах или о трудозатратах, которые необходимо осуществить для выполнения задачи. При вводе одного из этих параметров программа автоматически рассчитает второй и определит процент выполнения задачи .

При этом текущий план будет изменен таким образом, чтобы трудозатраты по завершении задачи соответствовали оставшимся трудозатратам .

Наконец, наиболее точным методом является ввод в план проекта данных о повременных трудозатратах, например часов, потраченных на выполнение задачи в каждый из дней ее выполнения. Естественно, использование этого способа отнимает много времени .

Вводить любые из перечисленных данных можно как для задачи, так и для ее назначений. Ввод данных для назначений гарантирует большую точность, поскольку в таком случае MS Project определит данные для задачи «снизу вверх». Если же определять данные для задачи, то данные для назначений будут определены автоматически, «сверху вниз», что снижает точность данных .

Аналогично, фактические данные можно указывать сразу для фаз проекта или для проекта в целом. В таком случае фактические данные будут распределяться между задачами, принадлежащими к фазе, и затем уже между назначениями этих задач .

Поля для ввода данных В MS Project есть три типа полей, определяющих основные характеристики задачи, такие как трудозатраты, затраты, длительность, даты начала и окончания. Поля первого типа содержат данные базового плана задачи, и в их названии присутствует слово Baseline (Базовый), например Baseline Work (Базовые трудозатраты). Поля второго типа содержат данные текущего плана, и в их названиях нет дополнительных обозначений, например Work (Трудозатраты). Поля третьего типа содержат данные о выполнении запланированной работы, описанной в полях второго типа. В названиях полей третьего типа присутствует слово Actual (Фактический), например Actual Work (Фактические трудозатраты) .

Поля этих типов могут быть как повременными, то есть относиться к определенному временному периоду, так и сводными, то есть относиться к задаче в целом. Поля первого типа редактируются на диаграммах использования ресурсов, а поля второго типа — в обычных таблицах. Данные в этих полях взаимосвязаны: при редактировании повременных данных изменяются сводные, и наоборот .

MS Project: Принципы отслеживания При создании плана проекта изменяются данные текущего плана, а базовые и фактические поля не содержат значений. При сохранении базового плана в него перемещаются данные из текущего плана (см. раздел «Работаем с базовым планом» урока 19). Данные базового плана могут быть изменены только на основании данных текущего плана (но не на основании фактических данных) с помощью диалогового окна сохранения базового плана .

Фактические данные вводятся по мере выполнения запланированных работ, и для задачи их ввод означает, что работа по задаче началась. Исходя из введенных фактических данных, MS Project определяет момент (день, час, минуту), до которого задача выполнена. Этот момент разделяет задачу на две части (выполненную и невыполненную) и определяет связь данных фактического и текущего плана .

При вводе фактических данных для невыполненной части задачи текущий план автоматически приводится в соответствие с фактическим (и тут же изменяется момент, до которого задача выполнена). Изменение же данных текущего плана для невыполненной части задачи не влияет на фактические данные .

В выполненной части задачи данные текущего плана и фактического всегда совпадают. Изменение данных любого из типов приводит к автоматическому обновлению данных другого типа .

Использование полей Теперь, когда вы знаете, какие принципы MS Project применяет на этапе отслеживания плана проекта, рассмотрим их на практике. Поскольку взаимодействие текущего и базового планов мы уже рассмотрели, остановимся на текущем плане и фактических данных .

В файле 7.mрр мы создали простой проект из трех задач и назначили на их выполнение двух сотрудников .

Сохранив базовый план проекта, мы открыли представление Task Usage (Использование задач) и с помощью контекстного меню отобразили в нем информацию о планируемой работе и фактической работе над задачами (рис. 19.9) .

MS Project: Принципы отслеживания Рис. 19.9. На диаграмме в верхнем представлении отображаются строки с информацией о планируемой (Work (Трудозатраты)) и фактической работе (Actual Work (Фактические трудозатраты)) Кроме того, мы создали представление Вид задач для отслеживания и настроили в нем таблицу Entry (Ввод) таким образом, чтобы в ней отображались столбцы с информацией из текущего и фактического плана .

Это представление открыто в нижней части окна и в нем отображается строка таблицы для Задачи 1, выделенной в верхнем представлении. В нем помимо полей, в названиях которых содержится слово Actual (Фактический), присутствует еще несколько полей, относящихся к фактическому ходу работ .

Поле % Complete (% завершения) содержит информацию о состоянии выполнения задачи. Если его значение равно 100%, то задача выполнена, а если 0% — значит, выполнение задачи не началось. В поле Stop (Остановка) содержится дата последних проведенных работ по задаче, а в поле Resume (Возобновление) — дата запланированного проведения дальнейших работ .

Если работа по задаче не началась, то значение первого поля равно 0%, а MS Project: Принципы отслеживания второго и третьего — NA (НД) .

В файле 5.mpp мы ввели в проект повременные фактические данные, причем в первый день работ (22 .

05) фактические трудозатраты составили 4 часа, а во второй день (23.05) — 8 часов. Фактические трудозатраты первого дня не соответствовали плану (8 часов, рис. 19.10), и после их ввода плановые данные автоматически были приравнены к фактическим .

После ввода повременных фактических трудозатрат были пересчитаны фактические поля в нижнем представлении. Поле фактических трудозатрат для задачи стало равняться 12 часам (4+8), была определена фактическая длительность задачи и процент выполнения. Кроме того, программа определила первый день работы над задачей и соответствующим образом заполнила поле Actual Start (Фактическое начало), а также определила дату последних проведенных работ и дату ожидающихся работ по задаче и на основе этих данных заполнила поля Stop (Остановка) и Resume (Возобновление). Значение поля Stop (Остановка) определено как 23.05, а поля Resume (Возобновление) — 24.05 .

MS Project: Принципы отслеживания

Рис. 19.10. Представление после ввода фактических данных

В файле 8.mррмы добавили в таблицу нижнего представления поля, содержащие в названии слово Remaining (Оставшийся): Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) и Remaining Duration (Оставшаяся длительность) .

Они содержат данные об объеме работы, которую осталось выполнить для завершения задачи, и времени, оставшемся до завершения задачи .

Рассчитываются эти поля путем вычитания фактических значений из значений текущего плана. Например, трудозатраты на выполнение Задачи 1 в текущем плане составляют 25 часов, фактические трудозатраты — 12 часов, значит, оставшиеся трудозатраты равны 13 часам .

Чтобы проиллюстрировать взаимосвязь текущего плана и фактических данных для выполненной части задачи, изменим трудозатраты за первый день работ по задаче в текущем плане (файл 9.mрр). На рис. 19.11 видно, что после того, как мы изменили трудозатраты с 4 часов на 5, фактические трудозатраты тоже были изменены. То есть если для задачи указаны повременные фактические трудозатраты, то для этого промежутка фактические данные синхронизируются с данными текущего плана и изменение одних данных приводит к изменению других .

MS Project: Принципы отслеживания

Рис. 19.11. Изменение данных текущего плана для выполненного фрагментазадачи

При изменении фактических трудозатрат изменились и оставшиеся трудозатраты. Поскольку фактические трудозатраты возросли с 12 до 13 часов, то оставшиеся трудозатраты уменьшились с 13 до 12 часов. Кроме того, увеличилась фактическая длительность задачи и уменьшилась оставшаяся длительность. А с изменением этих параметров изменился и процент выполнения задачи. На основании оставшихся трудозатрат пересчитывается текущий план проекта. На рис. 19.9 трудозатраты в последний день выполнения задачи, 27.05, равнялись 1 часу. После того как в первый день фактически было отработано 4 часа вместо 8, оставшиеся 4 часа были перенесены на последний день (в другие дни загрузка ресурса составляет 8 часов, и ее увеличивать нельзя). Соответственно, на рис. 19.10 трудозатраты 27.05 равны 5 часам. Когда на рис. 19.11 (файл 9.mрр) объем фактических трудозатрат был увеличен на 1 час и объем оставшихся трудозатрат на 1 час уменьшился, трудозатраты последнего дня выполнения работ были на 1 час уменьшены и опять составили 4 часа .

MS Project: Принципы отслеживания Из этих примеров ясна логика работы MS Project: программа учитывает фактические данные, затем определяет оставшиеся трудозатраты по задаче и помогает спланировать выполнение оставшейся части задачи .

MS Project: Использование методов отслеживания Использование методов отслеживания В этом уроке вы уже познакомились с методами отслеживания и их оценкой, по степени точности. Теперь, когда вы знаете, в какие поля осуществляется ввод актуальных данных и как связаны повременные и сводные данные, рассмотрим каждый из этих методов на примерах .

Ввод повременных данных

Этот метод обеспечивает наибольшую точность при учете фактического хода работ, но требует и наибольшего времени. В предыдущем примере мы использовали именно этот метод, и вы уже знаете, как MS Project использует повременные фактические данные для расчета сводных параметров (например, оставшихся трудозатрат задачи) .

Но и этот метод применяется с разной степенью точности, поскольку можно вводить данные о трудозатратах как для каждого назначения, так и для задачи в целом. Трудозатраты за период времени для задачи равняются суммарным трудозатратам назначенных на нее ресурсов. Если же ввести трудозатраты для задачи в целом, то они будут распределены между ее назначениями пропорционально их плановой загрузке .

Например, в файле 10.mрр на Задачу 2 назначены 2 сотрудника, первый из которых в соответствии с текущим планом должен ежедневно тратить на работу над задачей 5 часов, а второй — 3 часа. В первый день выполнения задачи введем фактические трудозатраты, равные 4 часам, для всей задачи (то есть введем их в строке диаграммы, относящейся к задаче, а не к одному из ее назначений). Как видно на рис. 19.12 (файл 10.mрр), MS Project распределил эти фактические трудозатраты между назначениями задачи, исходя из их плановой загрузки. Для Сотрудника 1, который по плану должен был работать 5 часов, были определены фактические трудозатраты в 2,5 часа, а для Сотрудника 2 с запланированной работой в 3 часа было учтено 1,5 часа фактических трудозатрат .

MS Project: Использование методов отслеживания Рис. 19.12. При вводе фактических трудозатрат задачи MS Project автоматически распределяет их по назначениям Вводить данные о трудозатратах задачи без детализации по назначениям удобно в двух случаях: когда фактические данные соответствуют плановым или когда информация о трудозатратах каждого из ресурсов не имеет значения. Детализация обычно требуется, когда заказчик оплачивает проект, исходя из трудозатрат каждого из ресурсов, или когда трудозатраты ресурсов учитываются в организации (например, для расчета зарплаты или премий) .

Если вам необходимо точно учитывать трудозатраты каждого из ресурсов проекта, но хочется экономить свое время, можно увеличить временной период, за который будут вводиться данные. Например, можно вводить информацию о трудозатратах не каждый день, а один раз за всю неделю. Для этого достаточно изменить масштаб шкалы времени таким образом, чтобы ее минимальной единицей была неделя .

На рис. 19.13 (файл 11.mpp) мы изменили масштаб шкалы времени. Данные в MS Project: Использование методов отслеживания каждой ячейке диаграммы соответствуют неделе проекта. Как мы видим, на первой неделе выполнения задачи плановые трудозатраты составляют 36 часов, а фактические — только 4 часа .

Фактические и плановые данные в этом случае не совпадают потому, что фактические данные суммируются из данных, введенных для дней. Если же отредактировать значение ячейки с фактическими данными в текущем режиме просмотра, плановые данные сразу обновятся .

.

Рис. 19.13. Минимальной единицей шкалы времени стала неделя При вводе фактических данных за большие временные периоды важно иметь в виду, что как только фактические данные за период вводятся, он сразу же считается завершенным и автоматически пересчитываются оставшиеся трудозатраты для следующих периодов. Поэтому если ячейка на диаграмме будет соответствовать неделе, то вводить данные в нее можно будет только один раз, поскольку после ввода данных программа будет считать, что фактическая работа за неделю завершена. Ввод данных только раз в неделю MS Project: Использование методов отслеживания дает возможность отслеживать состояние работ только за прошедшую неделю, поскольку фактические данные вводятся в ее конце. Следовательно, этот метод не подходит для небольших проектов, где важно следить за ходом проекта ежедневно .

Ввод фактических или оставшихся трудозатрат Если повременные данные о трудозатратах относятся к конкретному периоду, то данные сводных полей Actual Work (Фактические трудозатраты) или Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) относятся к задаче в целом. Эти поля содержат данные о фактических или оставшихся трудозатратах на текущий момент .

Значение первого поля равно сумме введенных повременных фактических трудозатрат, а значение второго — разности запланированных трудозатрат и фактических. При изменении первого поля соответственно изменяется второе, а при уменьшении второго уменьшаются плановые трудозатраты (Work (Трудозатраты)) задачи. Значения этих полей можно редактировать вручную. При их редактировании изменяются повременные данные, то есть происходит движение как бы в обратную сторону: при изменении сводных параметров MS Project изменяет значения повременных данных так, чтобы они соответствовали сводным. Например, на рис. 19.14 (файл 12.mpp) мы увеличили значение поля Actual Work (Фактические трудозатраты) в таблице нижнего представления с 4 до 12 часов, и программа добавила 8 часов фактических трудозатрат в поля с повременными данными задачи .

MS Project: Использование методов отслеживания Рис. 19.14. После изменения данных о фактических трудозатратах в таблице нижнего представления изменяются повременные данные Данные, вводимые в поле Actual Work (Фактические трудозатраты) для задачи, не являются повременными, и для перевода их в повременные данные программа должна определить, к какому временному интервалу они относятся. Поскольку эти данные обозначают объем проделанной работы на текущий момент времени, они относятся к интервалу между текущей датой и датой запланированного начала задачи .

Аналогично, данные поля Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) обозначают объем трудозатрат, которые нужно осуществить в будущем .

Поэтому при переводе их в повременные данные MS Project распределяет их в интервале между текущей датой и датой окончания задачи. Перевод сводных данных в повременные не так прост, и логика работы MS Project зависит от настроек программы и от выбранной даты отчета .

Текущая дата и дата отчетаMS Project: Использование методов отслеживания

Параметры Current date (Текущая дата) и Status date (Дата отчета) задаются в диалоговом окне сведений о проекте (см. раздел «Способ планирования и основные даты»). По умолчанию текущая дата соответствует системной дате Windows, а дата отчета равна текущей дате, и поэтому в диалоговом окне сведений о проекте в качестве ее значения выбрано NA (НД). Любой из параметров можно изменить независимо от другого .

При отслеживании проекта и вводе сводной информации М5 Project использует именно параметр Status date (Дата отчета), а не Current date (Текущая дата) .

Дата отчета и ввод фактических данных

По умолчанию программа считает, что все выполненные трудозатраты относятся ко времени до даты отчета, а все оставшиеся трудозатраты — ко времени после даты отчета. Таким образом, если выполнение задачи запланировано после даты отчета, но вы вносите данные о фактических трудозатратах по этой задаче, MS Project перенесет выполненную часть задачи так, чтобы она кончалась к дате отчета, а выполнение оставшейся части трудозатрат по-прежнему будет запланировано в будущем .

На рис. 19.15 приведен пример, иллюстрирующий логику работы программы .

В файле 15.mpp мы создали задачу Задача 1, начинающуюся после даты отчета (дата отчета выделена пунктирной линией), запланированные трудозатраты по которой составляют 24 часа .

Затем мы скопировали ее и переименовали копию в Задача 2. Для второй задачи мы указали, что фактические трудозатраты составляют 8 часов, и MS Project автоматически перенес часть задачи до даты отчета .

ПРИМЕЧАНИЕ

Чем больше объем фактических трудозатрат, тем раньше будет помещена дата фактического начала задачи, поскольку MS Project отодвигает дату начала, чтобы окончание завершенной части задачи совпало с датой отчета .

Поэтому при вводе большого объема фактических трудозатрат для задачи дата фактического начала может оказаться раньше даты начала проекта. В таком случае программа выведет предупреждение .

MS Project: Использование методов отслеживания Рис. 19.15. При вводе фактических данных они переносятся во времени до даты отчета В нижней части совмещенного представления видно, что у Задачи 1 трудозатраты распределены по 8 часов в течение трех дней. У Задачи 2 первые 8 часов находятся до даты отчета, а следующие работы (два дня по 8 часов) запланированы на те же дни, что и раньше .

Параметры, используемые MS Project при определении логики работы для перевода не повременных данных в повременные, расположены на вкладке Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки программы, открываемом командой меню Tools Options (Сервис Параметры). Так, перенос фактических трудозатрат до даты отчета происходит при установке флажка Move ends of completed parts after status date back to status date (Переместить окончание завершенных частей назад на дату отчета о состоянии), а если этот флажок сбросить, то выполненные трудозатраты переноситься не будут .

ВНИМАНИЕMS Project: Использование методов отслеживания

Создание перерывов внутри задач, выполнение которых уже началось, возможно, только если установлен флажок Split in-progress tasks (Прерывание выполняющихся задач) на вкладке Schedule (Планирование) диалогового окна Options (Параметры). Кроме того, если этот флажок снят, нельзя редактировать поля задачи Stop (Остановка) и Resume (Возобновление). Поумол-чанию этот флажок установлен .

Довольно часто выполнение задачи продолжается без перерыва, если оно началось раньше запланированного времени. В таких случаях удобно настроить программу так, чтобы при вводе фактических данных она не только переносила выполненный фрагмент до даты отчета, но и переносила оставшуюся часть работ так, чтобы она начиналась в день отчета. Для этого нужно установить флажок And move start of remaining parts back to the status date (А также переместить начало оставшихся частей назад на дату отчета о состоянии) на вкладке Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки программы .

Например, в файле 14.mрр(рис. 19.16) мы создали две задачи, как в предыдущем примере, но установили последний флажок перед вводом фактических данных. Поэтому после ввода фактических трудозатрат оставшиеся трудозатраты не отделены от них перерывом, а перенесены к дате отчета .

MS Project: Использование методов отслеживания Рис. 19.16. После ввода фактических данных вся задача переносится к дчте отчета и перерыв не создается В MS Project есть и настройки, определяющие логику работу программы в случае, если фактические данные вводятся для задач, которые должны были быть выполнены до даты отчета. Если задача должна быть выполнена до даты отчета и введенные фактические трудозатраты меньше общего объема работ по задаче, то оставшиеся трудозатраты переносятся в плане после даты отчета. То есть предполагается, что оставшаяся работа будет выполнена в будущем. Такую логику работы обеспечивает установленный по умолчанию флажок Move start of remaining parts before status date forward to status date (Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии) на вкладке Calculation (Расчет) .

В файле 15.mpp мы изменили дату отчета так, что по плану наши задачи должны быть выполнены раньше ее наступления .

Затем мы ввели фактические трудозатраты для Задачи 2, и оставшиеся трудозатраты автоматически были перенесены в план так, чтобы начинаться сразу после MS Project: Использование методов отслеживания даты отчета. При этом фактические трудозатраты внесены так, как если бы они осуществлялись от запланированной даты начала проекта, а после завершения фактических трудозатрат до даты начала оставшихся трудозатрат MS Project добавил перерыв в выполнении задачи. Как видно в нижней части представления на рис. 19.17 (файл 15.mpp), поля повременных данных между первым днем выполнения задачи, на который были отнесены фактические трудозатраты, до даты отчета, совпадающей с датой планируемого продолжения работы, заполнены нулями .

Рис. 19.17. Оставшиеся трудозатраты незавершенных задач переносятсяпозже даты отчета

Часто бывает так, что фактические трудозатраты, введенные для задач, которые уже должны были завершиться, относятся ко времени, предшествующему дате отчета. Ведь если бы фактические трудозатраты относились к периоду запланированного начала задачи, они могли бы быть введены именно тогда, после завершения работ. В таких случаях более подходящим поведением программы был бы не только перенос оставшихся MS Project: Использование методов отслеживания трудозатрат после даты отчета, но и перенос фактических трудозатрат до нее, поскольку работы были проведены перед датой отчета, а не когда-то в прошлом. Чтобы MS Project работал таким образом, нужно установить на вкладке Calculation (Расчет) флажок And move end of completed parts forward to status date (А также переместить окончание завершенных частей вперед на дату отчета о состоянии) .

В файле 16.mрр мы установили этот флажок и ввели фактические трудозатраты для Задачи 2 .

Как видно на рис. 19.18, задача была перенесена к дате отчета целиком, и ее выполненная часть находится до даты отчета, а невыполненная — после .

Рис. 19.18. После ввода фактических данных оставшиеся трудозатраты переносятся после даты отчета без создания перерыва Ввод процента завершения При отслеживании проекта можно вводить не объем осуществленных или MS Project: Использование методов отслеживания оставшихся трудозатрат, а процент завершения задачи. Процент завершения находится в диапазоне от 0 (выполнение задачи не началось) до 100 (задача выполнена). Процент завершения указывается в поле % Complete (% завершения), и после того, как значение этого поля изменяется, MS Project пересчитывает значения полей Actual Duration (Фактическая длительность) и Remaining Duration (Оставшаяся длительность).

При этом программа определяет их значения по следующим формулам:

Actual Duration (Фактическая длительность) = Duration (Длительность) х % Complete (%завершения) Remaining Duration (Оставшаяся длительность) = Duration (Длительность) Actual Duration (Фактическая длительность) Рассчитав фактическую длительность задачи, программа определяет фактические трудозатраты по задаче, исходя из запланированных значений .

Например, в файле 17.mррмы создали Задачу 1 длительностью в 4 часа (рис .

19.19). В первые 2 часа ее выполнения трудозатраты составляют по 0,5 часа, а во вторые 2 часа — по 1 часу. Затем мы скопировали Задачу 1 в Задачу 2 и для второй задачи ввели процент завершения 50%. MS Project установил для нее фактическую длительность 2 часа и определил фактические трудозатраты как 1 час, так как в первые 2 часа был запланирован только 1 час трудозатрат .

MS Project: Использование методов отслеживания

Рис. 19.19. Изменение процента завершения для задачи

Как видно из этого примера, значение поля % Complete (% завершения) соответствует длительности задачи, а не ее трудозатратам. (В нашем случае выполнено только 33,3% запланированных трудозатрат.) В MS Project 2002 есть и поле для обозначения процента завершения по трудозатратам, называемое % Work Complete (% завершения по трудозатратам). Это поле, содержащее процент фактических трудозатрат от запланированных, автоматически обновляется при вводе фактических трудозатрат для задачи, а при его изменении автоматически обновляются, поля с данными фактических и оставшихся трудозатрат .

Однако иногда значения рассчитываемых полей не соответствуют реальному состоянию задачи. Представим постройку кирпичной стены, состоящей из 100 кирпичей, выложенных в 5 рядов. Первый ряд из 20 кирпичей укладывается в 20 минут, но на укладку второго ряда требуется 25 минут, поскольку теперь нужно поднимать кирпичи немного выше и работа занимает больше времени .

Третий ряд будет укладываться 30 минут, четвертый 35 и пятый 40, и всего MS Project: Использование методов отслеживания постройка стены займет 150 минут. После укладки 60 кирпичей проект будет реально завершен на 60% (уложено 60 кирпичей из 100). Однако на это потрачено только 75 из 150 минут, поэтому % завершения или % завершения по трудозатратам будет равен только 50%. Поскольку в отчетах (которые мы будем разбирать далее) иногда важно опираться на реальные данные, в MS Project включено поле Physical % Complete (Физический % завершения) .

Значение этого поля не рассчитывается, а устанавливается вручную и используется для отчетов в тех случаях, когда рассчитанный программой процент завершения не соответствует действительности (см. раздел «Пример анализа методом освоенного объема») .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Подготовка к вводу данных отслеживания Прежде чем начинать отслеживание, к нему необходимо подготовиться .

Сначала нужно настроить параметры MS Project в соответствии с принципами, которые Bы будете использовать при отслеживании. Эти параметры расположены на уже знакомой нам вкладке Calculation (Расчет) диалогового окна настройки программы Options (Параметры). Далее мы перейдем к подготовке таблицы для ввода данных и работе с панелью инструментов, предназначенной для отслеживания .

Настройка параметров расчетов

В Bepxнeм разделе вкладки Calculation (Расчет) (рис. 19.20, файл 16.mpp) расположены параметры, влияющие на работу программы в целом. С помощью параметра Calculation mode (Режим расчета) можно определить, будет ли MS Project автоматически пересчитывать календарный план после ввода фактических данных, или пересчет придется запускать вручную. Для перехода к первому режиму нужно выслать переключатель Automatic (Автоматический), ко второму — Manual (Ручной). Значение параметра Calculate (Расчет) определяет, какие проекты будут пересчитываться: все открытые проекты (переключатель All open projects (Во всех открытых проектах)) или только активный (переключателе Active project (В активном проекте)) .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Рис. 19.20. Вкладка Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки параметров MS Project Если вы выбрали запуск пересчета календарного плана вручную (Обычно это удобно при больших файлах проектов, где пересчет занимает много времени, и автоматический пересчет, запускающийся при любом изменении одной из задач, существенно задерживает работу), то для пересчета календарного плана нужно будет использовать расположенную в этом диалоговом окне кнопку Calculate Now (Рассчитать). Запустить пересчет можно и из любого представления, нажав клавишу F9 .

В следующем разделе расположены параметры расчета для открытого проекта. Как обычно, для того чтобы они использовались при работе с другими проектами, после выбора значений параметров нужно нажать кнопку MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Set as Default (По умолчанию) внизу вкладки. Поскольку часть используемых при отслеживании параметров мы уже рассматривали в этом уроке, остановимся на незнакомых параметрах .

Флажок Updating task status updates resource status (Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи) определяет, будет ли программа обновлять данные о ресурсах (фактические и оставшиеся трудозатраты, фактические затраты), когда вводится процент завершения задачи. Если не установить этот флажок, то при отслеживании методом ввода процента завершения для ресурсов потребуется вводить фактические данные вручную .

Флажок Actual costs are always calculated by Microsoft Project (Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project) определяет, будет ли MS Project автоматически рассчитывать фактические затраты на задачи или же эти данные будут вводиться вручную. Если установить этот флажок, то программа будет определять фактические затраты на задачи, исходя из повременных ставок задействованных ресурсов, затрат на использование ресурсов и фиксированных затрат задач. При установленном флажке изменить значение поля Actual Cost (Фактические затраты) для задачи можно лишь после того, как она будет выполнена. Если же этот флажок снять, то MS Project не будет рассчитывать фактические затраты, и заполнять значение этого поля для каждой задачи нужно будет вручную или импортируя значения .

Если сбросить этот флажок, станет доступен флажок Edits to total actual cost will be spread to the status date (Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии), определяющий связь повременных данных о фактических затратах со сводными. Если его сбросить, то сводные данные о фактических затратах переводятся в повременные пропорционально фактическим повременным трудозатратам .

Например, в файле cost.mpp (рис. 19.21) у Задачи 2 фактические трудозатраты за первый день работы составляют 8 часов, а за второй день — 2 часа. Соответственно, после ввода в поле фактических затрат 1000 p. MS Project распределил их на 800 р. и 200 р. повременных затрат за первые 2 дня работы над задачей .

Если выполнение задачи не началось, то все затраты учитываются на первый день, когда запланировано выполнение задачи. Например, на рис. 19.21 у Задачи 1 мы указали сводные затраты в размере 1000 р., и MS Project отнес их на первый день выполнения задачи .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Рис. 19.21. Ввод данных о фактических затратах на задачу вручную при отключении режима распределения итоговых фактических затрат Если же установить флажок Edits to total actual cost will be spread to the status date (Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии), то сводные затраты при вводе будут распределяться во времени по другим принципам. При вводе данных они будут распределяться равномерно от даты начала задачи (или даты последнего ввода данных о фактических затратах) до даты отчета. При распределении MS Project рассчитывает число минут от начала задачи до даты отчета и делит затраты на это число, определяя стоимость одной минуты. Затем каждой минуте от начала задачи до даты отчета назначаются затраты .

Например, в файле cost1.mpp (рис. 19.22) мы обнулили сводные затраты на задачи и включили режим их распределения. Затем, когда мы снова ввели сводные затраты в 1000 р. на каждую из задач, они были распределены по 500 р. в каждый из двух дней (Распределение в этом случае производится па два дня потому, что от начала задачи до даты отчета пройдет два дня. Дата MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания отчета помечена линией на диаграмме Ганта в верхнем представлении) .

Распределение не зависит от фактических трудозатрат .

При установке этого флажка необходимо учитывать еще одну важную особенность работы MS Project. После того как дата отчета была изменена, мы увеличили данные о фактических затратах на задачи до 3000 р. на каждую (рис. 19.23, файл cost2.mpp). MS Project определил, что с момента последнегр ввода информации о фактических затратах они увеличились на 2000 р., и распределил именно эти затраты с момента последнего ввода фактических данных до даты отчета (по 1000 р. на каждый из двух дней) .

Данные же за предыдущий период остались неизменными .

Аналогично действует флажок Edits to totaltask % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии). Дело в том, что MS Project хранит повременную информацию о проценте завершения задачи. Обычно если распределение отключено, то процент завершения за период соответствует проценту фактических трудозатрат за период от общих трудозатрат задачи. Например, если трудозатраты задачи составляют 100 часов, то процент завершения за день, когда фактические трудозатраты составили 8 часов, равен 8% .

Соответственно, при изменении сводного процента завершения для задачи повременные данные о проценте завершения распределяются пропорционально запланированным трудозатратам .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Рис. 19.22. Ввод данных о фактических затратах на задачу вручную при включении режима распределения сводных затрат MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Рис. 19.23. Повторный ввод фактических данных о затратах Например, в файле work.mpp (рис. 19.24) мы создали Задачу 1 с трудозатратами 100 часов и сбросили флажок Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии). После того как мы указали, что сводный процент завершения равен 10%, программа выделила 8% на первый день выполнения задачи, а оставшиеся 2% перенесла на второй. Автоматически были учтены фактические трудозатраты в 10 часов, соответствующие выполнению задачи на 10% .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Рис. 19.24. Ввод данных о проценте завершения задач при снято'м флажке Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии) Логика распределения сводных данных о проценте завершения в повременные при сброшенном флажке повторяет логику распределения сводных данных о затратах. Отличие состоит лишь в том, что при вводе данных о затратах программа не определяет соответствующие им фактические трудозатраты. То есть если для неначатой задачи мы укажем 10% завершения (как на рис. 19.24), то MS Project автоматически учтет 10 часов трудозатрат. Если же мы укажем для неначатой задачи объем затрат 1000 р. (см. рис. 19.21), то программа будет по-прежнему считать, что задача не началась .

Если же мы установим флажок Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач д даты отчета о состоянии) и затем укажем для задачи 20% завершения (файл work1.mpp), то MS Project распределит эти данные равномерно с момента начала задачи (или последнего ввода процента завершения) до даты отчета. На рис. 19.25 (файл work1.mpp) видно, что процент завершения за каждый из двух дней до даты отчета равен 10%. При этом данные о проценте завершения не связаны с фактическими трудозатратами. На рисунке видно, что 4 часа фактических трудозатрат были отнесены на третий день, но процент завершения за этот день не учитывается .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Флажок распределения процента завершения задачи до даты отчета может пригодиться при отслеживании длинных задач или фаз с помощью ввода процента завершения. Поскольку информацию о проценте завершения нужно будет вводить несколько раз, то при установленном флажке MS Project будет определять, насколько состояние задачи изменилось с момента последнего ввода данных, п относить эти данные к тому периоду, за который осуществляется ввод .

Рис. 19.25. Ввод данных о проценте завершения задач при установленном флажке Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии) Например, вы отслеживаете задачу еженедельно. После первой недели задача была завершена на 10%, а после второй — на 30%. Если не устанавливать флажок, то данные о проценте завершения будут распределены пропорционально запланированным трудозатратам. Если же флажок установить, то 10% будут отнесены на первую неделю, а 20% — на вторую, что более точно .

Хотим напомнить, что не рекомендуется помещать в план проекта задачи длительностью больше одной недели, поскольку это затрудняет контроль выполнения проекта .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания Подготовка таблиц и представлений Когда параметры, влияющие на расчеты, настроены, нужно подготовиться к вводу данных в файл. Для этого можно изменить стандартную таблицу Tracking (Отслеживание), чтобы в нее были включены необходимые поля .

Можно также создать таблицу для отслеживания в автоматическом режиме с помощью панели Project Guide (Консультант) .

На панели Project Giride (Консультант) нужно щелкнуть на кнопке Track (Отслеживание), а затем в области задач щелкнуть на ссылке Prepare to track the progress of your project (Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом). На первом шаге подготовки настраиваются параметры подключения к серверу Microsoft Project Server, с которым мы познакомимся в следующем уроке, а пока на этом шаге нужно выбрать переключатель No (Нет) и с помощью ссылки внизу области задач перейти к следующему шагу (рис. 19.26) .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания

Рис. 19.26. Настройка таблиц для отслеживания с помощью Консультанта

Консультант предлагает выбрать один из методов отслеживания и в соответствии с этим конфигурирует представление для ввода данных. Первый сверху переключатель нужно выбрать, если вы будете использовать, отслеживание по проценту завершения, второй переключатель соответствует отслеживанию с вводом фактических или оставшихся трудозатрат. Последний переключатель, выбранный на рис. 19.26, соответствует наиболее точному методу — отслеживанию с вводом повременной информации .

Представления и таблицы, создаваемые Консультантом, не сохраняются после выхода из программы, переключения в другое представление или выбора другого метода отслеживания. Поэтому если вы хотите сохранить представление или таблицу для использования при отслеживании, нужно сделать это, пока она находится на экране .

Для отслеживания с помощью ввода процента завершения удобно использовать представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта) или его разновидности. С помощью диаграммы Ганта можно вводить процент завершения, просто перетаскивая мышью границу отрезка хода исполнения, отображаемого поверх отрезка задачи. Например, на рис. 19.18 этот отрезок отображается поверх Задачи 2. Когда процент завершения задачи равен нулю и этот отрезок еще не появился, мышь нужно тянуть от левого края отрезка задачи. В этот момент курсор должен изменить форму и содержать символ %. Это означает, что при его перетаскивании вы определяете процент завершения задачи .

Назначения удобно отслеживать с помощью диалогового окна сведений о назначениях, открываемого при двойном щелчке на назначении в представлении Task Usage (Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов). Вторая вкладка диалогового окна, Tracking (Отслеживание), содержит поля, в которые можно ввести данные о фактических трудозатратах сотрудника в рамках назначения (рис. 19.27) .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания

Рис. 19.27. Ввод фактических данных для назначения

На этой вкладке можно указать плановые (Work (Трудозатраты)), фактические (Actual work (Фактические трудозатраты)) и оставшиеся трудозатраты (Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты)), процент завершения по трудозатратам (% Work complete (% завершения по трудозатратам)), даты фактического начала (Actual start (Фактическое начало)) и окончания (Actual finish (Фактическое окончание)) работ. Поле Actual Cost (Фактические затраты) недоступно для редактирования, но если в диалоговом окне настройки программы на вкладке Calculate (Расчет) сбросить флажок Actual costs are always calculated by Microsoft Project (Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project) (см. раздел «Настройка параметров расчетов» урока 19), то и в него можно будет вводить данные .

Панель инструментов Tracking (Отслеживание)

В MS Project имеется специальная панель инструментов Tracking (Отслеживание), которую удобно использовать для быстрого ввода данных о ходе выполнения работ по проекту. Чтобы вывести эту панель на экран, нужно щелкнуть на ее названии в подменю View Toolbars (Вид Панели инструментов) .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания

Рис. 19.28. Панель инструментов Tracking (Отслеживание)

Первая кнопка панели (рис. 19.28), Project Statistics (Статистика проекта), открывает окно с данными базового, текущего и фактического плана и расхождениями между текущим и базовым планом. Подробнее мы рассмотрим это окно в разделе «Статистика проекта». Окно статистики проекта можно также вызвать с помощью кнопки Statistics (Статистика) в диалоговом окне Project Information (Сведения о проекте) .

Вторая кнопка, Update as Scheduled (Обновить по графику), вводит фактические данные о выполнении выделенной задачи, как если бы эта задача выполнялась в точности по графику. Фактические данные заполняются дл» интервала от начала задачи (или со времени прекращения выполнения фактической работы) до даты отчета .

Чтобы продемонстрировать эту операцию, в файле IS.mpp мы создали Задачу 1 с трудозатратами в 3 дня по 8 часов и установили дату отчета таким образом, чтобы она истекала на второй день выполнения задачи. Затем мы скопировали эту задачу под номерами от 2 до 4, причем для задач 3 и 4 мы ввели фактические трудозатраты за первый день работ (8 часов). Таким образом, задачи 1 и 2 еще не начали выполняться, а по задачам 3 и 4 работы шли 1 день .

Затем мы выделили задачи 2 и 4 и нажали кнопку Update as Scheduled (Обновить по графику) на панели инструментов Tracking (Отслеживание) .

Программа автоматически ввела фактические данные от даты запланированного, шчала задачи до даты отчета для Задачи 2 и от даты прекращения выполнения фактической работы для Задачи 4. После этого обе задачи стали выглядеть на плане так, как если бы по ним до даты отчета велась работа в соответствии с текущим планом проекта (рис. 19.29, файл 15 .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания mpp) .

Использовать обновление по графику удобно для задач, выполняемых по плану. В таком случае вам не придется вводить для каждой из них информацию о ходе выполнения — программа сама определит процент выполнения задачи на текущий момент .

Нажатие кнопки Reschedule Work (Изменить график работ), расположенной третьей на панели инструментов, приводит к тому, что все трудозатраты выделенной задачи, которые должны были быть выполнены до даты отчета и до сих пор не выполнены, переносятся на время после даты отчета .

Рис. 19.29. Обновление задач по графику

Если задача не началась до даты отчета, то программа переместит начало задачи на более поздний срок, используя ограничение типа Start No Earlier Than (Начало не ранее). Если же задача начата, но ее выполнение отстает от расписания, то MS Project перенесет невыполненный фрагмент задачи так, MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания чтобы его выполнение начиналось после указанной даты .

Например, в файле 19.mрр мы сохранили Задачу 2 из файла IS.mpp и скопировали ее в Задачу 3. Затем мы перенесли дату отчета на один день вперед, и получилось, что выполнение задачи отстает от расписания на один день. После того как мы выделили Задачу 3 и нажали кнопку Reschedule Work (Изменить график работ), этот день трудозатрат был перенесен так, чтобы начинаться после даты отчета, а в задачу был добавлен перерыв (рис. 19.30, файл 19.mрр) .

При изменении графика используется тот же принцип, что и при переносе оставшихся частей задачи вперед к дате отчета (см. раздел «Дата отчета и ввод фактических данных»). Отличие между использованием флажка и кнопки Reschedule Work (Изменить график работ) заключается в том, что при установленном флажке оставшиеся части задач переносятся к дате отчета только при вводе фактической информации о задаче, а используя кнопку, можно перенести оставшиеся трудозатраты вперед в любой момент .

Эта возможность полезна, потому что часто при вводе фактических данных ход выполнения задачи соответствует плану и установка флажка не перенесет оставшуюся работу на более поздний срок. А в будущем, когда отклонение от плана появилось, а новых фактических данных о выполнении задачи еще нет, только с помощью этой кнопки можно автоматически перенести вперед планируемые работы .

MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания

Рис. 19.30. Перенос невыполненных задач и их частей вперед

Кроме того, с помощью кнопки Reschedule Work (Изменить график работ) можно автоматически переносить вперед задачи, выполнение которых еще не началось. Например, в файле 19.mррмы создали Задачу 4, выполнение которой не началось до даты отчета. Если выделить эту задачу и нажать кнопку Reschedule Work (Изменить график работ), то задача переносится в плане так, чтобы начинаться после даты отчета (см. рис. 19.30) .

Если нажать четвертую кнопку, Add Progress Line (Добавить линию хода выполнения), то курсор примет форму линии хода выполнения, которую нужно перетащить на шкалу времени диаграммы Ганта. С помощью линии хода выполнения можно отслеживать общий ход работ по проекту, и ее использование мы рассмотрим в далее .

С помощью следующих пяти кнопок панели (см. рис. 19.28) можно быстро установить процент завершения для выбранных задач в соответствии с цифрой на кнопке. Например, после щелчка по кнопке с надписью 75% в MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания поле % Complete (% завершения) выбранных задач будет помещено значение 75% .

Щелчок по десятой кнопке, Update Tasks (Обновить задачи), открывает одноименное диалоговое окно для ввода фактических данных о задаче (рис .

19.31, файл 19.mрр) .

Рис. 19.31. Диалоговое окно Update Tasks (Обновить задачи) Диалоговое окно содержит поля с данными текущего плана и фактическими данными. Данные текущего плана — название задачи, информацию о запланированной длительности и датах начала и окончания — нельзя редактировать. Фактические данные — процент завершения, фактическую и оставшуюся длительность задачи, даты фактического начала и окончания задачи — редактировать можно. Нажатие кнопки Notes (Заметки) открывает диалоговое окно редактирования заметок задачи .

Последняя кнопка панели, Workgroup Toolbar (Панель инструментов совместной работы), служит для запуска панели инструментов совместной работы. Эту панель мы рассмотрим в следующем уроке (см. раздел «Панель инструментов для совместной работы») .

Диалоговое окно обновления проекта Диалоговое окно Update Tasks (Обновить задачи) удобно использовать при отслеживании процента завершения задач, так как при этом отпадает необходимость настраивать таблицу для ввода данных. Вызывать его можно как с панели инструментов Tracking (Отслеживание), так и с помощью MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания одноименной команды в меню Tools Tracking (Сервис Отслеживание). Из этого же меню можно вызвать другое диалоговое окно, Update Project (Обновить проект), с помощью которого обновляется статус проекта в целом .

Это диалоговое окно (рис. 19.32, файл 19.mрр) удобно использовать при отслеживании всех задач проекта сразу .

Рис. 19.32. Диалоговое окно Update Project (Обновить проект)

Выбрав переключатель Update work as complete through (Обновить трудозатраты как завершенные по) и указав соответствующую дату в поле ввода справа от него, можно быстро обновить состояние задач, выполнение которых должно было начаться до указанной даты. При обновлении программа будет считать, что выполнение задач шло по плану, и введет для них фактические данные равными плановым. Введенная дата будет установлена в качестве даты отчета проекта .

Если дата начала задачи по текущему плану находится после введенной даты, то MS Project будет считать, что она еще не началась, и ее процент завершения будет равен 0. Если дата планового окончания задачи находится до введенной даты, то программа будет считать задачу выполненной и установит для нее процент завершения равным 100 .

Если же дата начала задачи находится до введенной даты, а дата окончания запланирована на дату после введенной, то MS Project определит фактическую длительность задачи от начала до введенной даты и рассчитает процент завершения .

Процент завершения для задач, находящихся в процессе выполнения, будет рассчитываться, только если выбран переключатель Set 0% — 100% complete (Устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100). А вот если выбран переключатель Set 0% or 100% complete only (Устанавливать % завершения MS Project: Подготовка к вводу данных отслеживания равным только 0 или 100), то программа будет определять процент завершения только для неначатых или завершенных задач .

Если задачи, выполнение которых было запланировано до даты отчета, еще не завершены, то работу по ним нужно перенести на более поздний срок. Для этого в диалоговом окне нужно выбрать переключатель Reschedule uncompleted work to start after (Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после) и выбрать дату, после которой задачи будут помещены в плане .

С помощью параметра For (Для), расположенного внизу диалогового окна, можно определить, весь ли проект будет обновляться после нажатия кнопки ОК (Entire project (Всего проекта) или только выбранные задачи (Selected tasks (Выбранных задач) .

Таким образом, по функциональным возможностям это диалоговое окно повторяет кнопки Update as Scheduled (Обновить по графику) и Reschedule Work (Изменить график работ) панели инструментов Tracking (Отслеживание). При этом возможности первого переключателя диалогового окна несколько шире, чем первой из упомянутых кнопок, поскольку у пользователя есть выбор: обновлять все задачи в соответствии с планом или же только выполненные или неначатые. Кроме того, с помощью диалогового окна удобно обновлять информацию о выполнении всего проекта, тогда как при работе с панелью инструментов для этого пришлось бы выделять все задачи. Наконец, диалоговое окно удобно и тем, что непосредственно в нем можно установить дату отчета .

MS Project: Процесс отслеживания проекта Процесс отслеживания проекта Из приведенных примеров становится понятно, что процесс отслеживания проекта заключается не только в сборе фактических данных и сравнении их с базовыми. Во время отслеживания, в соответствии с поступающей фактической информацией, происходит постоянное изменение текущего плана проекта. Например, если задача отстает от расписания, то запланировать ее выполнение (или выполнение отстающего фрагмента) нужно на более поздний срок .

MS Project содержит ряд автоматизированных средств для оперативного перепланирования, позволяющих быстро перенести невыполненную работу на время после заданной даты (текущей даты или даты отчета). Они запускаются автоматически в момент ввода данных по задачам (при установленных флажках в настройках расчетов, которые переносят невыполненные работы к дате отчета) или вручную в любой момент (с помощью панели инструментов и диалоговых окон обновления задач и проекта). Перепланирование можно также проводить вручную с помощью диаграмм с повременными данными, например Task Usage (Использование задач) .

При отслеживании проекта могут использоваться несколько методов, причем наиболее точным является ввод повременной информации о ходе исполнения каждого назначения каждой задачи проекта. Но этот метод требует больше всего времени. Другие методы менее точны, но их применение требует меньших трудозатрат .

Чтобы сделать использование самого точного метода возможным, в MS Project включен ряд средств для автоматизации сбора повременной информации и внесения ее в план проекта. Мы перейдем к их рассмотрению в следующем уроке .

MS Project: Что нового вы узнали?

Что нового вы узнали?

Что такое базовый и промежуточный планы проекта, чем они отличаются от текущего плана .

Как сохранять, изменять и удалять данные базового и промежуточного

–  –  –

Какие параметры влияют на логику работы программы при вводе фактических данных .

Как подготовить таблицы и представления для ввода фактических данных .

Как использовать при отслеживании специальную панель инструментов и диалоговые окна обновления задач и проекта .

MS Project: Глава 19. Совместная работа Глава 19. Совместная работа Настройки совместной работы

–  –  –

Что нового вы узнали?

MS Project: Настройки совместной работы Настройки совместной работы Средства совместной работы предназначены для быстрого обмена информацией между членами проектной команды. С помощью этих средств можно автоматизировать сбор повременных данных о трудозатратах и тем самым обеспечить точность отслеживания. Кроме того, можно автоматизировать рассылку задач членам проектной команды и обсуждение трудозатрат при планировании .

В этом уроке вы узнаете, как пользоваться возможностями совместной работы, используя только электронную почту или сервер MS Project Server .

Вы научитесь настраивать MS Project для использования одного из средств совместной работы и определять параметры совместной работы для отдельных ресурсов. Вы узнаете, как осуществлять согласование задач и сбор фактической информации о ходе работ над ними, как организовывать группы внутри проектной команды и как обрабатывать поступающие фактические данные с помощью правил .

Прежде чем переходить к совместной работе, нужно соответствующим образом настроить MS Project. Настройки параметров совместной работы осуществляются на вкладке Collaborate (Совместная работа) в диалоговом окне настройки программы. Это диалоговое окно можно открыть с помощью команды меню Tools Options (Сервис Параметры). Для быстрого доступа к этой вкладке можно использовать команду меню Collaborate Collaboration Options (Совместная работа Параметры совместной работы) .

Вкладка (рис. 20.1, файл 1.mpp) состоит из двух разделов, в первом из которых определяются общие параметры совместной работы в MS Project, а во втором -параметры для открытого проекта. Первый раздел содержит только один элемент — флажок Each time I publish to Microsoft Project Server, show dialog confirming success (При каждой публикации на сервере Microsoft Project Server выводить подтверждение успеха). Если установить его, то каждый раз при успешном завершении публикации плана проекта программа будет выводить сообщение. При этом не имеет значения, как публикуются данные — с помощью сервера или по электронной почте. Мы рекомендуем установить этот флажок, чтобы всегда знать, была ли информация опубликована .

Во втором разделе в раскрывающемся списке Collaborate using (Средство для совместной работы) определяется, каким образом будет осуществляться совместная работа: только по электронной почте, с помощью сервера MS Project Server, или же не будет осуществляться вообще. В первом случае MS Project: Настройки совместной работы нужно выбрать пункт списка E-mail only (Только электронная почта), во втором — Microsoft Project Server, а в третьем — None (Нет) .

Остальные параметры в этом разделе диалогового окна становятся активны в зависимости от выбранного в раскрывающемся списке средства совместной работы. Поскольку мы начнем с рассмотрения совместной работы по электронной почте, то опишем параметры, которые становятся доступными при выборе ее как средства совместной работы .

В MS Project имеется команда Publish New and Changed Assignments (Опубликовать новые и измененные назначения), позволяющая опубликовать назначения, которые появились или были изменены с момента последней публикации данных проекта. Определяя, считать ли задачу (или назначение) измененной, она может учитывать изменения как в любом из полей задачи, так и только в полях Start (Начало), Finish (Окончание), % Complete (% завершения) или Outline Level (Уровень структуры). Логика работы этой команды определяется группой из двух переключателей "Publish New and Changed Assignments" updates resources' assignments when: (При публикации новых и измененных назначений назначения ресурсов обновляются в случае:) .

MS Project: Настройки совместной работы

Рис. 20.1. Настройки совместной работы с использованием электронной почты

Если выбрать переключатель Start, Finish, % Complete or outline changes (Изменения начала, окончания, % завершения или структуры), то среди измененных назначений будут отбираться лишь те, у которых изменены данные в ограниченном наборе полей. Если же выбрать переключатель Any task information changes (Любых изменений задач), то измененными будут считаться даже назначения с таким измененным полем, о котором можно не сообщать ресурсу. Мы рекомендуем выбрать первый переключатель .

Следующая группа параметров, On every save, publish the following information on Microsoft Project Server (При каждом сохранении на сервере Microsoft Project Server публиковать), определяет, какие проектные данные будут публиковаться при каждом сохранении плана (рассылаться по почте MS Project: Настройки совместной работы или публиковаться на сервере MS Project Server). При совместной работе с помощью электронной почты в этой группе доступен только флажок New and Changed assignments (Новые и измененные назначения) .

Мы рекомендуем сбросить его, поскольку во время работы файл часто сохраняется в промежуточном состоянии, и отсылать измененные данные каждый раз не требуется. Удобнее инициировать отсылку данных вручную, когда работа над планом будет действительно завершена .

MS Project: Совместная работа с помощью электронной почты Совместная работа с помощью электронной почты При совместной работе с помощью электронной почты обмен данными происходит непосредственно между руководителем проекта и членами проектной команды (ресурсами проекта). При этом данные передаются вместе с письмами в виде вложения (attachment) в специальном формате .

Чтобы организовать совместную работу с использованием электронной почты, каждому члену проектной команды необходимо установить программу для чтения электронной почты, совместимую с MAPI, например Microsoft Outlook или Microsoft Outlook Express. Затем каждому нужно установить программу Microsoft Workgroup Message Handler, входящую в установочный комплект MS Project. Для ее установки нужно запустить файл \FILES\SUPPORT\WGSETUP \wgsetup.exe, расположенный на установочном диске MS Project .

MAPI (Messaging Application Programming Interface) — обозначение стандартного интерфейса для обмена сообщениями электронной почты .

Обычно все почтовые программы для Windows совместимы с этим интерфейсом .

При установке этой программы нужно только выбрать папку размещения, никаких дополнительных настроек не требуется .

Эта программа обеспечивает возможность обрабатывать проектные данные, вложенные в сообщения, изменять их перед отправкой и добавлять получаемые данные в файл проекта. После того как программа установлена на компьютерах всех участников команды (включая руководителя), можно начинать совместную работу. Участникам проекта не нужно устанавливать MS Project — это необходимо только руководителю проекта .

MS Project: Согласование назначений Согласование назначений После того как план создан и определены предварительные трудозатраты на выполнение задач, даты начала и окончания задач, нужно согласовать назначения с исполнителями. Чтобы использовать для этого электронную почту, в файл проекта нужно ввести адреса электронной почты ресурсов или названия их учетных записей в домене Windows .

Адреса учетных записей нужны, если в качестве почтового сервера в вашей сети используется Microsoft Exchange Server и почтовые записи в нем связаны с учетными записями в домене (это можно уточнить у администратора сети). В таком случае указание учетной записи избавляет нас от необходимости вводить адрес электронной почты. Например, в файле 1.mpp у ресурса Bogdanov мы указали именно учетную запись Windows, а адрес электронной почты не указывали .

Подготовка к отправке данных

Для ввода почтовых адресов или учетных записей в домене можно воспользоваться диалоговым окном сведений о ресурсе, в котором на вкладке General (Общие) есть поля Email (Адрес эл. почты) и Windows Account (Учетная запись Windows). Рядом с последним полем есть кнопка, щелкнув на которой можно выбрать пользователя из списка адресатов. Чтобы удостовериться, что для всех ресурсов введена необходимая информация, можно добавить в ресурсную таблицу Entry (Ввод) поля Email (Адрес электронной почты) и Windows User Account (Учетная запись Windows). Например, в файле 1.mpp эти поля добавлены в таблицу Entry (Ввод) .

Даже если у ресурса не указан адрес электронной почты, при отсылке писем программа будет пытаться найти адрес ресурса в адресной книге, что очень неудобно. Поэтому, если ресурс не участвует в совместной работе, нужно указать это программе. В диалоговом окне сведений о ресурсе на вкладке General (Общие) есть раскрывающийся список Workgroup (Рабочая группа). В нем следует выбрать пункт None (Нет). Например, в файле 1.mpp именно такая настройка сделана для Иванова .

Отправка данных

Когда ресурсные данные введены, можно рассылать информацию. Для этого в подменю Collaborate Publish (Совместная работа Опубликовать) нужно выбрать либо команду All Information (Все данные), либо команду New and Changed Assignments (Новые и измененные назначения). В первом случае MS MS Project: Согласование назначений Project просто разошлет проектную информацию всем ресурсам без возможности дополнительных настроек. Во втором случае появится диалоговое окно, предназначенное для настройки публикации проектных данных. В обоих случаях перед началом операции программа запросит подтверждение на сохранение файла .

В диалоговом окне публикации новых и измененных назначений (рис. 20.2, файл1.mpp) отображаются назначения, информация о которых будет разослана членам проектной команды. Вверху диалогового окна расположен раскрывающийся список, с помощью которого можно выбрать, какие задачи должны быть разосланы: все (пункт списка Entire project (Всего проекта)), задачи текущего представления (Current view (Текущего представления)) или выделенные в представлении задачи (Selected items (Выбранных элементов)) .

Поэтому, если вы хотите опубликовать только часть задач проекта, нужно предварительно отфильтровать представление и затем выбрать в указанном раскрывающемся списке пункт Current view (Текущего представления). Если же нужно опубликовать незначительное число задач, то можно выделить их в таблице и затем перейти в диалоговое окно публикации новых и измененных назначений с помощью одноименной команды в контекстном меню выделенных задач. В этом случае диалоговое окно сразу будет отображать только выделенные в таблице задачи .

ПРИМЕЧАНИЕ

Несмотря на то что в диалоговом окне выбран режим отображения всех задач проекта, в таблице не отображается задача, в которой задействован Иванов .

Это произошло потому, что он не участвует в совместной работе .

MS Project: Согласование назначений Рис. 20.2. Диалоговое окно публикации новых и измененных назначений После определения принципа отбора публикуемых задач список задач в таблице, расположенной в центре диалогового окна, перестраивается. Вид этой таблицы определяется параметром Show preview grouped by (Просмотр с группировкой по), расположенным прямо под ней. Если в качестве его значения выбран переключатель Resource (Ресурсам), то задачи группируются по ресурсам, как на рис. 20.2, а если выбран переключатель Task (Задачам), то задачи представлены в виде списка без группировки .

В таблице отображается название задачи, названия выделенных на нее ресурсов, трудозатраты, даты начала и окончания. Кроме того, в таблице есть поле Task Notes (Заметки для задачи), в которое руководитель проекта может ввести свои комментарии к задаче, как, например, у Задачи 1 на рис. 20.2 .

При отправке письма его темой станет название команды, используемой для его отправки. Например, в нашем случае темой станет Publish New and Changed Assignments (Публикация новых и измененных назначений), а если бы для MS Project: Согласование назначений публикации мы воспользовались командой меню All Information (Все данные), то в теме письма было бы указано Publish All Information (Публикация всех данных) .

Если тему письма менять нельзя, то его текст изменить можно. Для этого нужно нажать кнопку Edit message text (Изменить текст сообщения) и в открывшемся диалоговом окне отредактировать стандартное сообщение. После нажатия кнопки ОК программа разошлет письма ресурсам, и в случае успешного завершения операции отобразит сообщение .

При совместной работе с помощью электронной почты состояние переключателя Notify all affected resources via e-mail (Оповещать все ресурсы по электронной почте) не имеет значения — ресурсы всегда будут получать сообщения по почте. После того как запрос на согласование отправлен, MS Project отображает особый индикатор рядом с задачей (рис. 20.3, файл 2.mрр) .

Рис. 20.3. Пока ресурс не подтвердит своего участия в задаче, рядом с задачей будет отображаться индикатор После того как информация о задаче отправляется назначенному на нее ресурсу, в поле Response Pending (Ожидается ответ) помещается значение Yes (Да), а в поле Confirmed (Подтверждено) — No (Нет). Значения этих полей изменяются только автоматически, и в дальнейшем вы сможете отобрать задачи, в которых назначенные ресурсы не подтвердили свое участие или отказались участвовать, с помощью фильтра .

Получение запроса и отправка ответов

Каждый ресурс, входящий в рабочую группу, получает письмо, к которому прикреплен файл с проектными данными, причем если ресурс назначен на несколько задач, то данные о них будут помещены в единый файл. При открытии этого файла запустится программа Microsoft Workgroup Message Handler, отображающая окно с присланными данными .

В этом окне отображается тема и текст сообщения и таблица с информацией о задачах, на которые ресурс назначен. В таблице задач присутствуют те же столбцы, что и в диалоговом окне, из которого осуществлялась отсылка задач (см. рис. 20.2), но первым идет новый столбец Accept? (Принять?). В качестве MS Project: Согласование назначений его значения можно указать Yes (Да) или No (Нет), причем для изменения значения нужно дважды щелкнуть на поле в этом столбце .

После двойного щелчка на значении в поле столбца Accept? (Принять?) или нажатия кнопки Reply (Ответить) в поле текста сообщения добавляется отделенная чертой от исходного текста пустая строка, куда можно ввести текст .

Например, на рис. 20.3 там написано: Да, устраивают. Кроме того, становится доступно поле темы письма и тему можно редактировать. После внесения необходимых изменений нужно нажать кнопку Send (Отправить), и сообщение отправится назад руководителю проекта .

При использовании программы Microsoft Outlook в качестве почтового клиента после принятия задачи письмо будет автоматически удалено, а в список текущих задач, который ведется в Outlook, будет добавлена новая задача. Ее свойства (название, дата начала) будут совпадать со свойствами принятой задачи .

Обновление плана проекта

После того как ресурс ответил на запрос, руководитель проекта получает сообщение с вложением, при открытии которого запускается программа обработки писем. Чтобы сохранить полученный ответ в файле проекта, нужно нажать кнопку Update Project (Обновить проект) .

После этого запустится MS Project, откроет соответствующий файл с планом и внесет в него изменения. Если план проекта открыт, то обновление произойдет незаметно. Если ресурс согласился участвовать в задаче, то в поле Confirmed (Подтверждено) будет помещено значение Yes (Да), а если отказался — то No (Нет). Значением поля Response Pending (Ожидается ответ) станет No (Нет), и индикатор ожидания ответа рядом с задачей пропадет .

Если же ресурс отказался и вы хотите ему ответить, то это можно сделать, нажав кнопку Reply (Ответить) и введя текст сообщения в поле в центре диалогового окна. В таком случае при получении вашего ответа у ресурса снова появится возможность принять назначение .

Если впоследствии вы измените свойства задачи, рядом с ней появится значок с восклицательным знаком, символизирующий, что данные о задаче были обновлены и их нужно опубликовать (рис. 20.6, файл З.mрр) .

MS Project: Согласование назначений Рис. 20.6. После изменения согласованной задачи MS Project сообщает о необходимости сообщить ресурсам об обновлении Такой значок появляется только у задач, согласованных с ресурсами. Если же ресурс не участвует в рабочей группе (как Иванов), то несмотря на редактирование задачи значок не появляется. Кроме того, принцип определения обновленных задач зависит от значения параметра "Publish New and Changed Assignments" updates resources' assignments when: (При публикации новых и измененных назначений назначения ресурсов обновляются в случае:) в настройках совместной работы (см. выше раздел «Настройки совместной работы» этого урока). Например, если задача считается измененной в случае изменения любого из ее свойств, то такой значок появится при изменении, например, типа ограничения или крайнего срока .

Если же задача считается измененной только в случае изменения ограниченного набора полей, то значок будет появляться намного реже .

Изменив задачу, ее можно отправить на повторное согласование уже известным вам способом. При этом, если ресурс уже подтвердил свое участие в ней раньше, она будет по-прежнему считаться подтвержденной, поскольку значение поля Confirmed (Подтверждено) не изменяется при повторной отправке задачи на согласование .

MS Project: Учет фактических трудозатрат Учет фактических трудозатрат Чтобы учесть фактические трудозатраты сотрудника по исполнению задачи, нужно отправить ему особый запрос. Этот запрос представляет собой форму, аналогичную той, что ресурс получает для принятия задачи. В ней нужно указать затраты на выполнение задачи и время, требуемое для ее завершения .

Отправка запроса

Для отправки запроса нужно воспользоваться командой Request Progress Information (Запросить ход выполнения) в меню Collaborate (Совместная работа) или в контекстном меню задачи или ресурса. При этом появится диалоговое окно для отправки запроса о ходе выполнения .

В файле 4.mррмы создали Задачу 1 с объемом работы 24 часа и длительностью 3 дня, на которую назначили ресурс Bogdanov (тот же, что и в предыдущем примере) .

Затем мы решили запросить у ресурса ход ее выполнения, что и сделали с помощью команды Request Progress Information (Запросить ход выполнения) .

Во-первых, в таблице в центре диалогового окна отображаются новые столбцы:

Completed (Завершено) и Remaining (Остаток), в которых содержатся данные о завершенных и оставшихся трудозатратах задачи. Из-за этого поле Task Notes (Заметки для задачи) выходит за границы диалогового окна, поэтому если вы хотите сопроводить задачу комментарием, то нужно воспользоваться полосой прокрутки под таблицей .

Во-вторых, внизу диалогового окна можно определить период, за который запрашивается информация о ходе работы. Для этого нужно ввести соответствующие даты в поля from (с) и to (по) параметра Request progress information for period (Запросить сведения о выполнении для периода) .

Например, на рисунке мы запросили ход выполнения за период с 03.06.02 по 14.06.02. Мы специально выбрали даты, находящиеся раньше планируемого начала задачи и позже планируемого завершения, поскольку зачастую фактическое выполнение работы начинается раньше и заканчивается позже запланированного срока .

MS Project: Учет фактических трудозатрат

Рис. 20.8. Файл 4.mpp после отправки запроса хода выполнения

После того как запрос хода выполнения отправлен ресурсу, индикатор рядом с задачей принимает вид конверта со знаком вопроса и часами. Кроме того, в поле TeamStatus Pending (Ожидается отчет о состоянии работ групп) помещается значение Yes (Да). Это видно на рис. 20.8 и в файле 4.mрр .

Ресурс, которому был направлен запрос, получает сообщение по почте с темой Request Progress Information (Запрос хода выполнения) и, открыв его, он увидит диалоговое окно .

Это диалоговое окно напоминает то, что используется для подтверждения ресурсом участия в выполнении задач, и работает по тем же принципам, отличаясь лишь составом полей в таблице. В таблице присутствует поле Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты), а за ним расположены столбцы с датами, в которые нужно ввести объем фактических трудозатрат по задаче за каждую из дат. Эти даты соответствуют интервалу, определенному MS Project: Учет фактических трудозатрат руководителем проекта в диалоговом окне создания запроса .

ВНИМАНИЕ

Заполняя поля в таблице, важно не забыть правильно ввести оставшиеся трудозатраты (Remaining Work). Если задача выполнена, то значением этого поля должен быть нуль .

После того как сотрудник ввел данные о фактической работе, их можно отправить назад руководителю, нажав кнопку Send (Отправить), или сохранить и отправить позднее. Сохранить файл можно с помощью кнопки Save and Send Later (Сохранить и отправить позднее), а для отправки в дальнейшем его нужно будет снова открыть и нажать кнопку Send (Отправить) .

Обновление проекта После того как сотрудник отправил заполненную данными таблицу, руководитель получает сообщение с вложением, открыв которое он увидит диалоговое окно для внесения данных в план проекта, аналогичное представленному на рис. 20.5. Отличаться будет только состав полей в таблице. После нажатия кнопки Update Project (Обновить проект) данные будут внесены в файл проекта .

На рис. 20.10 изображен файл 5.mpp после того, как мы обновили его с учетом данных, присланных ресурсом .

MS Project: Учет фактических трудозатрат Рис. 20.10. Файл проекта после обновления с учетом фактических данных Фактические данные о трудозатратах видны в нижнем представлении, и они соответствуют введенным в таблицу. Кроме того, после получения ответа поле TeamStatus Pending (Ожидается отчет о состоянии работ групп) приняло значение No (Нет) .

ПРИМЕЧАНИЕ

Как вы помните, при подсчете длительности задач MS Project не учитывает перерывы в выполнении и нерабочие дни. Поэтому значение поля Duration (Длительность) Задачи 1 в файле 5.mpp равно 3 дням, хотя по календарю задача длится 4 дня — ведь в третий день из четырех работы не проводились, и поэтому он считается перерывом в выполнении .

MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server Совместная работа с помощью сервера MS Project Server Совместную работу над проектом можно организовать не только через почтовую систему, но и с помощью сервера MS Project Server. MS Project Server — это продукт, входящий в комплект MS Project, позволяющий автоматизировать процесс раздачи заданий, сбора информации о фактических трудозатратах и внесение их в план проекта. Предшественником сервера MS Project Server 2002 был сервер MS Project Central, входивший в состав MS Project 2000 .

Преимущества MS Project Server

Целесообразность использования в проекте сервера MS Project Server определяется типом проекта, структурой и размером проектной команды, а также организационными регламентами. Чтобы определить преимущества использования сервера, сравним схемы группового взаимодействия при использовании почтовой системы и при использовании сервера .

На рис. 20.11 представлена схема совместной работы с использованием почтовой системы. Руководитель проекта напрямую связывается с членами проектной команды с помощью электронной почты, причем все участники переписки должны установить на компьютерах специальную программу. Как вы уже знаете, для внесения изменений в план проекта руководителю нужно открыть письмо от исполнителя и нажать соответствующую кнопку .

MS Workgroup Message Handler MS Workgroup Message Handler MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server

Рис. 20.11. Схема совместной работы с использованием почтовой системы

При совместной работе с помощью MS Project Server, схема которой представлена на рис. 20.12, руководитель проекта публикует проект на сервере, и сотрудники получают всю необходимую информацию о своих задачах на сервере. При этом можно использовать электронную почту как дополнительное средство оповещения сотрудников. Доступ к информации осуществляется с помощью стандартного браузера, поэтому ни сотрудникам, ни руководителю проекта не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение на свои компьютеры. Поступающие от сотрудников фактические данные могут вноситься в план как после одобрения руководителем, так и в автоматическом режиме, в зависимости от настроек, которые сделает руководитель .

MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server

Рис. 20.12. Схема совместной работы с использованием сервера MS ProjectServer

Однако преимущества сервера MS Project Server этим не ограничиваются — сервер предоставляет множество дополнительных возможностей. Так, с его помощью ресурсы могут сообщать руководителю об изменениях в своем персональном расписании, передавать задачи друг другу. На сервере хранятся документы, связанные с задачами проекта, и сообщения о возникающих проблемах .

Использование сервера MS Project Server необходимо для управления проектами в рамках организации, поскольку позволяет легко определить уровень текущей и запланированной загрузки сотрудников и спланировать финансовые затраты на проекты .

Таким образом, использование сервера удобно в тех случаях, когда в организации выполняется несколько проектов и руководители проектов и руководство хотят иметь централизованное хранилище проектной информации, чтобы эффективно управлять компанией. Рассмотрим использование сервера MS Project Server для публикации плана проекта и сбора фактических данных хода выполнения .

Настройка MS Project для работы с сервером Чтобы начать работу с сервером, нужно изменить настройки совместной работы в MS Project1 .

MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server Предварительно администратор должен установить и сконфигурировать сервер MS Project Server. Установке и конфигурации сервера посвящена глава Установка и конфигурирование сервера MS Project Server .

Для этого с помощью команды меню Collaborate Collaboration Options (Совместная работа Параметры совместной работы) откроем диалоговое окно изменения этих настроек (файл б.mрр). В раскрывающемся списке Collaborate using (Средство для совместной работы) выберем пункт Microsoft Project Server и введем адрес сервера в поле Microsoft Project Server URL (URL сервера Microsoft Project Server) .

Адрес сервера вам сообщит его администратор. Обычно адрес строится но принципу: httр://имя cepвepa/ProjectServer, например в нашем случае сервер называется test-polygon, соответственно, адрес сервера — http:// testpolygon/ProjcctSеrvеr .

После этого все параметры диалогового окна станут доступны для редактирования (рис. 20.13, файл 6.mрр) .

MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server Рис. 20.13. Настройка MS Project для организации совместной работы с помощью MS Project Server С помощью кнопки Test Connection (Проверить подключение) можно проверить корректность введенного адреса сервера. В разделе Identification for Microsoft Project Server (Идентификация для сервера Microsoft Project Server) определяется, как сервер будет определять пользователя, сохраняющего на сервере проектные данные .

Возможны два варианта: определение по учетной записи пользователя Windows или по имени пользователя MS Project. В первом случае нужно выбрать переключатель Windows user account (Учетная запись пользователя Windows), а во втором — MS Project user name (Имя пользователя Microsoft Project). Выбор переключателя зависит от настроек безопасности, MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server определенных администратором сервера, и, выбирая между ними, нужно проконсультироваться с ним .

Если настройки безопасности позволяют, то незарегистрированные на сервере руководители проектов могут создавать учетные записи прямо из MS Project. Для этого нужно нажать кнопку Create Account (Создать учетную запись). Если вы предварительно выбрали идентификацию по учетной записи Windows, то ваши имя пользователя и пароль на MS Project Server будут совпадать с данными вашей учетной записи Windows'. При этом в качестве имени пользователя, которое нужно будет вводить при авторизации, выступает ваше полное имя пользователя в домене. Например, на рисунке полное имя пользователя — SWD.IBS.RU\VBogdanov, где SWD.IBS.RU — имя домена. Если же вы выбрали идентификацию по имени пользователя MS Project, то вашим именем пользователя на сервере MS Project Server будет ваше имя пользователя в MS Project (например, в нашем случае это Vadim Bogdanov), а пароль для доступа к серверу будет пустым .

В группе параметров On every save, publish the following information on Microsoft Project Server (При каждом сохранении на сервере Microsoft Project Server публиковать) при организации совместной работы с помощью MS Project Server становится доступен флажок Project Summary (Суммарные данные проекта). Если установить его, то при сохранении на сервер будут передаваться сводные данные о проекте (данные, находящиеся в строке суммарной задачи проекта). При этом станет доступен флажок Including full project plan (Включая полный план проекта). Если установить и его, то при сохранении файла проекта его план полностью будет передаваться на сервер. Флажок Allow resources to delegate tasks using Microsoft Project Server (Ресурсы могут делегировать задачи с помощью сервера Microsoft Project Server) определяет, будет ли ресурсам дана возможность передавать друг другу (делегировать) задачи, назначенные им руководителем .

Первое подключение к серверу После того как вы создали учетную запись на сервере (либо получили имя пользователя сервера и пароль от администратора), мы рекомендуем открыть страницу сервера в браузере. На первой странице вам будет предложено ввести имя пользователя и пароль .

Прежде чем вводить их, откройте диалоговое окно настроек Internet Explorer и перейдите на вкладку Security (Безопасность), содержащую настройки уровня безопасности. На этой вкладке внесите адрес сервера в список проверенных сайтов, выбрав значок Trusted Sites (Доверенные узлы) и MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server щелкнув на кнопке Sites (Узлы). На странице внесения узлов в список снимите флажок Require server verification (https:) for all sites in this zone (Требовать проверку сервера (http:) для всех узлов этой зоны) .

Теперь перейдите к настройке уровня безопасности для доверенных узлов .

Для этого щелкните на кнопке Custom level (Настроить), расположенной на вкладке Security (Безопасность), предварительно выбрав значок Trusted Sites (Доверенные узлы). В открывшемся диалоговом окне настроек в разделе, посвященном работе с ActiveX-компонентами, установите значение Enable (Разрешить) во всех пунктах .

Вернитесь на страницу ввода имени пользователя и пароля и введите их .

Сервер проверит ваши данные и, если они корректны, вы перейдете на страницу пользовательского соглашения. После того как вы его подтвердите, сервер перенаправит вас на страницу загрузки ActiveX-компонентов для работы с сервером. Затем они будут установлены в браузер, и вы попадете на персональную страницу пользователя сервера .

После успешного подключения к серверу и загрузки всех необходимых компонентов для работы с ним закройте браузер и продолжайте работать в MS Project .

Определение способа отчетности ресурсов о ходе работ При работе на сервере ресурсам будут предлагаться заранее настроенные представления, в которых для редактирования будет доступен лишь ограниченный набор полей. Состав доступных для редактирования полей определяется способом отчетности отслеживания проектов, установленным на сервере администратором. Этот метод может не соответствовать тому, который используете вы, например администратор мог выбрать отчетность по проценту завершения, а вы отслеживаете проект с помощью ежедневных почасовых данных. Поэтому перед началом совместной работы над проектом необходимо проверить, какой метод отчетности используется на сервере по умолчанию, и изменить его в случае необходимости .

Для этого предназначено диалоговое окно настройки опубликованных полей, открываемое с помощью команды меню Tools Customize Published Fields (Сервис Настройка Опубликованные поля). При выборе этой команды программа подключается к серверу MS Project Server и определяет текущие настройки отчетности. Параметры диалогового окна настройки опубликованных -полей становятся активными только после того, как программа загрузит необходимые данные с сервера .

MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server Диалоговое окно содержит четыре переключателя, с помощью которых вы можете выбрать способ отчетности. Если выбрать первый переключатель, то для подачи отчетов будет использован режим, установленный на сервере по умолчанию (он указывается рядом с этим переключателем после загрузки сведений с сервера). Например, в нашем случае это Percent of Work Complete (% завершения по трудозатратам) .

Следующие три переключателя служат для выбора одного из стандартных вариантов: Percent of Work Complete (% завершения по трудозатратам), Actual Work Done and Work Remaining (Фактические и оставшиеся трудозатраты) и Specific hours of work done per day per week (Часы трудозатрат за период). Если способ отчетности, который вы хотите использовать, совпадает с установленным на сервере, то следует выбрать первый переключатель (как в нашем случае). При выборе последнего переключателя период подачи отчетов будет соответствовать определенному администратором серверу (он указывается в скобках после переключателя) .

В правой части диалогового окна напротив переключателей указывается, какие поля будут входить в представление, соответствующее выбранному переключателю. Здесь выводится список отображаемых в представлении полей и список полей, которые ресурс сможет редактировать .

Кроме того, вы можете добавить в представление дополнительные поля. Для этого их нужно выбрать из левого списка диалогового окна и с помощью верхней из кнопок, расположенных справа от списка, добавить их в правый список. В списке полей есть как стандартные поля, так и настраиваемые. Эти поля могут иметь те же типы, что и обычные настраиваемые поля MS Project .

Настраиваемые поля для использования на сервере не соответствуют настраиваемым полям, используемым в обычном плане, поэтому в списке вы не увидите ранее настроенных полей .

После добавления настраиваемого поля в список публикуемых можно определить, к назначениям или к задачам оно будет относиться. Для этого нужно выбрать соответствующее значение параметра Custom filed type (Тип настраиваемого поля). Чтобы поле относилось к задачам, нужно выбрать переключатель Task (Поле задачи), к назначениям — Assignment (Поле назначения). Чтобы ресурсы могли изменять содержимое поля во время обновлений задачи, необходимо установить флажок Let resource change field (Ресурсы могут изменять поле) .

После изменения настроек нужно нажать кнопку О К для отправки данных на сервер. Если вы хотите отменить настройки и использовать установленный по умолчанию на сервере способ подачи отчетности, нужно нажать кнопку Reset (Сброс) .

MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server

Согласование задач

В файле 6.mрр мы создали простой проект из трех задач, на которые назначили три ресурса .

Чтобы опубликовать его в MS Project Server, нужно воспользоваться одной из команд подменю Collaborate Publish (Совместная работа Опубликовать). Поскольку опубликовать план можно с помощью нескольких команд этого подменю, рассмотрим их подробнее .

СОВЕТ Если сотрудник постоянно работает с MS Project Server и получает информацию о задачах только на нем, то можно настроить папку Tasks (Задачи) в Outlook таким образом, чтобы при щелчке на названии папки автоматически загружалась страница сервера MS Project Server. Для этого нужно указать адрес сервера в качестве домашней страницы папки в диалоговом окне настройки ее свойств .

Попав на персональную страницу, сотрудник увидит сообщение о том, что он назначен на исполнение новых задач. Ссылка на эти задачи отображается в центре страницы. Над разделом с задачами отображается приветствие, в котором указан логин сотрудника. На рисунке видно, что мы находимся на персональной странице Проектировщика .

Чтобы просмотреть информацию о новых назначениях, сотрудник щелкает на ссылке, сообщающей о них. Другой способ просмотреть новые назначения — перейти в раздел Tasks (Задачи) с помощью верхнего меню страницы .

Этот раздел отображен на рисунке, где мы просматриваем страницы сервера MS Project Server в обычном браузере. В верхней части страницы находится меню для переключения между разделами, а в боковом меню расположены ссылки для изменения формата отображения списка задач и для осуществления дополнительных операций с задачами. В центре страницы располагается представление, в котором отображается список задач сотрудника и новая задача выделена специальным значком .

В нашем примере Проектировщику поступила задача Проектирование модуля с трудозатратами 15,03 часа (первая задача в проекте 6.mрр). Задачи в представлении сгруппированы по проектам, поэтому задача относится к суммарной задаче .

Чтобы принять все новые задачи, достаточно нажать кнопку Update All (Обновить все), а чтобы принять задачу, на которой установлен курсор, нужно нажать кнопку Update Selected Rows (Обновить выделенные строки) .

MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server При этом руководителю проекта автоматически направляется сообщение о том, что сотрудник принял задачу .

Если сотруднику задача по каким-то причинам не подходит, можно отказаться от ее выполнения, установив на нее курсор и нажав кнопку Reject (Отклонить). Автоматически руководителю проекта будет направлено уведомление. В нашем проекте назначение отклонил Разработчик 2 .

Если же нажать кнопку Hide (Скрыть), то задача будет удалена из расписания сотрудника, но руководитель не получит уведомления, и она сохранится в плане проекта. Эту кнопку стоит использовать для удаления из расписания самостоятельно созданных задач, которые еще не одобрены руководителем и не включены в план проекта .

Чтобы отправить руководителю комментарий или вопрос по поводу задачи, нужно воспользоваться кнопкой Insert Notes (Добавить заметки). После этого откроется окно, в котором можно ввести ее текст. После завершения ввода заметка добавляется к задаче, и для отсылки ее руководителю нужно воспользоваться кнопкой Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки) .

Создание задачи сотрудником

С помощью MS Project Server сотрудник может предложить добавить в план проекта необходимые задачи, о которых забыл руководитель. Для этого предназначена ссылка Create a new task (Создание новой задачи) в левой колонке страницы. На странице создания задачи сотрудник выбирает проект, в который задача будет добавлена, определяет, к какой фазе проекта относится задача, вводит название, дату начала задачи и предполагаемые трудозатраты. Кроме того, задачу можно прокомментировать .

Новая задача добавляется в список задач сотрудника и после нажатия кнопки Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки) уведомление направляется руководителю, который должен утвердить включение задачи в план проекта. Например, в нашем случае Тестировщик добавил в план задачу Тестирование документации .

Получение сообщений от сотрудников

Для просмотра сообщений, поступивших от сотрудников, руководитель проекта должен зайти на сервер MS Project Server и ввести свой логин и пароль. На персональной странице руководитель увидит оповещение о MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server поступивших обновлениях и ссылку для их просмотра. После щелчка на ней открывается раздел Updates (Обновления), в который можно попасть и с помощью верхнего меню страницы .

В центре страницы находится таблица со списком изменений, сгруппированных по проектам — ведь руководитель может одновременно работать с несколькими проектами. Поэтому в первой строке в таблице на указано название нашего проекта — 6 .

Относящиеся к одному проекту изменения сгруппированы по типам: Task update (Обновление задачи), Task rejection (Отклонение задачи) и New task request (Запрос на создание задачи). Изменения, относящиеся к одному типу, сгруппированы по сотрудникам, приславшим изменения. В нашем случае каждый из сотрудников прислал по одному изменению .

В таблице есть колонка индикаторов, содержащая значки, при наведении мыши на которые можно просмотреть дополнительную информацию об изменении. Например, на рисунке видно сообщение, появляющееся при наведении мыши на значок рядом с задачей, созданной Тестировщиком. А для просмотра и редактирования заметок нужно дважды щелкнуть на значке заметки .

Чтобы принять изменение и внести соответствующие изменения в план проекта, в первом столбце таблицы в строке с изменением нужно выбрать из раскрывающегося списка пункт Accept (Принять). Если же изменение вас не устраивает, следует выбрать в этом списке пункт Reject (Отклонить). Чтобы принять все изменения, нужно нажать кнопку Accept all (Принять все), распложенную над первым столбцом таблицы. Определившись с тем, какие изменения принимаются, а какие — нет, и установив соответствующие значения в первом столбце, нужно нажать кнопку Update (Обновить) в верхнем правом углу страницы .

После этого запускается MS Project и в нем открывается файл проекта, в который автоматически вносятся принятые изменения. После внесения изменений MS Project предлагает сохранить файл, и если вы откажетесь от этого, то изменения не будут считаться принятыми и останутся на сервере .

Если же сохранить файл, то изменения будут считаться принятыми и пропадут из списка изменений на сервере .

ПРИМЕЧАНИЕ

Таким образом, внести изменения в план проекта можно только в том случае, если вы работаете с сервером MS Project Server с компьютера, на котором MS Project: Совместная работа с помощью сервера MS Project Server установлен MS Project и хранится план проекта, изменяемый вами на сервере .

В файле 7.mрр видно, что в план добавилась задача, поступившая от Тестировщика, причем в соответствии с настройками, сделанными сотрудником, установлены трудозатраты задачи и ограничение по дате ее начала .

В файле 5.mpp мы изменили положение задачи в плане и опубликовали обновленное назначение .

Учет фактических трудозатрат

При совместной работе с помощью MS Project Server руководителю для получения фактических данных о ходе работ не обязательно запрашивать ресурсы задач. На странице персональных задач в таблице рядом с диаграммой сотрудник может вводить фактические данные в доступные для редактирования поля .

Если сотрудник не присылает данные о ходе работ, их можно запросить с помощью команды меню Collaborate Request Progress Information (Совместная работа Запросить ход выполнения). В таком случае сервер может направить сотруднику уведомление по почте (если администратор сервера настроил его для работы с почтовой системой) или просто добавит в список задач пометку о необходимости сообщить руководителю проекта о состоянии задачи .

Ввод фактических данных сотрудником

MS Project Server позволяет учитывать фактические трудозатраты с помощью любого из трех методов (учета процента завершения, фактических и оставшихся трудозатрат или повременных трудозатрат), и в соответствии с установленным администратором методом отслеживания в таблице становятся доступны для редактирования те или иные поля .



Pages:     | 1 | 2 || 4 |



Похожие работы:

«Государственное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад № 4 Кировского района Санкт-Петербурга ПУБЛИЧНЫЙ ДОКЛАД О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГБДОУ ДЕТСКОГО САДА № 4 В 2017-2018 УЧЕБНОМ ГОДУ Составлен: заведующим ГБДОУ детский сад № 4...»

«"НОВОГОДНЯЯ ДИСКОТЕКА" Старшая группа 2016г. Цель: формирование интереса к традиционному празднику, доставить эмоциональное наслаждение ребенку, вызвать чувство радости от участия в празднике.Задачи: 1. Закрепить знания детей о празднике в нашей стране и познакомить с персонажами `родственниками Д. Мороза` в некоторых других странах.2...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УРАЛЬСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ПЕРВОГО ПРЕЗИДЕНТА РОССИИ Б . Н. ЕЛЬЦИНА Г. А. Савчук, Ю. В. Мокерова УПРАВЛЕНИЕ МАРКЕТИНГОМ НА ПРЕДПРИЯТИИ Рекомендовано методическим советом УрФУ в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по прог...»

«ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ Гл а д и л ь н а я д о с к а COMPACT PLUSE 1. Важные инструкции по безопасности Во время эксплуатации гладильной доски, обязательно соблюдайте следующие требования по технике безопасности! Вставляйте вилку шнура питания гладильной доски только в заземленную...»

«Веснiк БДУ. Серыя 4. Філалогiя, журналiстыка, педагогiка, №2, 2011. С. 124 – 127. Л. Ф. ГЕРБИК. РУССКИЙ ЯЗЫК КАК ИНОСТРАННЫЙ: АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ МЕТОДИКИ И ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА В ВУЗЕ В данной статье рассматривается комплекс проблем, свя...»

«Беседа 7 Предсказание о падении Петра Симон Петр сказал Ему: Господи! куда Ты идешь? Иисус отвечал ему: куда Я иду, ты не можешь теперь за Мною идти, а после пойдешь за Мною. Петр сказал Ему: Господи! почему я не...»

«Руководство пользователя АИС "Дневник-ОУО" для сотрудников муниципальных органов управления образованием (роль "Пользователь") Руководство пользователя МОУО для роли "Пользователь" Оглавление 1. Общая информация 2. Разделы профиля ОУО 3. Раздел "Моя орга...»

«Внутренняя рецензия на образовательную программу "Судомоделирование" Структура и содержание дополнительной образовательной программы педагога Личмана Павла Викторовича соответствует основным современным требованиям. Титульный лист оформлен согласно требуемым стандартам. Информационная кар...»

«Бутиков Евгений Иванович Параметрический резонанс 1 Введение Как можно раскачать детские качели? Можно, например, периодически подталкивать качели в направлении движения. Даже при небольших прилагаемых усилиях можно получить большой размах колебаний, е...»

«Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение "Детский сад №29" Практикум для воспитателей "Использование здоровьесберегающих технологий в ДОУ" (Игровые приемы, развивающие речь) Учи...»

«Сценарий мероприятия: КВН по пожарной безопасности для детей и родителей "Я пожарный!" (старшая группа) Цель: закрепить знания детей о пожарной безопасности, создать праздничное настроение, эмоциональный отклик. Оборудование: 2 мольберта, 2 компле...»

«Пояснительная записка Формирование у дошкольников музыкально-двигательного, в том числе танцевального творчества является одной из программных задач воспитания в детском саду. Практика музыкального восприятия дошкольников давно уже ориентирует детей на то, чтобы отражать в дв...»

«ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ МАШИНКА ДЛЯ СТРИЖКИ ВОЛОС Модель: OR-HC02 РУССКИЙ RU 1. ВВЕДЕНИЕ Этот продукт предназначен для стрижки волос. В комплект входят также дополнительные...»

«Из цикла "Учение Иисуса: скрытое в явном" Д.В. Щедровицкий Два пути Электронное издание Теревинф УДК 27-32 ББК 86.37 3,81 Щ36 В оформлении обложки использована картина Василия Поленова "И возвратился в Галилею в с...»

«Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования "Дворец детского творчества" Открытое занятие по программе "Растем и развиваемся" раздела "Акварелька" Тема: Рисование первых весенних цветов (подснежников). Педагог дополнительн...»

«Введено в действие Принято приказом директора общим собранием трудового коллектива от 01.09.2015 г. № 74-АХД МБУДО ЦДТ "Феникс" Протокол № 3 общего собрания трудового коллектива от 31.08....»

«В деревне драма в четырех дейстанях Д ЕЙС Т ВУЮ ЩИЕ Л ИЦА Пр ч кан. Старик. Е л ю к, ее падчерица. С в а т. В а н ю ш, парень. По с аженый о тец. С т е п а н, женатый человек. С т а р ш и й д р у ж к а. Е с к а р, старуха...»

«3 ПРИЛОЖЕНИЕ Уважаемый покупатель! Поздравляем Вас с приобретением новой тепловой завесы. При правильном обращении она прослужит Вам долгие годы. Вся продукция торговой марки Termica производится в соответствии с международными и российскими стандартами безопасности и качества. Перед испо...»

«Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение города Нижневартовска детский сад №60 "Золушка" Программа по дополнительной платной образовательной услуге спортивно оздоровительной направленности для детей дошкольного возраста 6 7 лет "Шахматный мир". Разработана на основе программы И.Г.Сухина "Шахма...»

«Содержание рабочей программы: 1 часть.1.Пояснительная записка.. 2 2. Основные цели и задачи образовательной области "Музыка". 3 3 . Комплексно – тематическое планирование 4 Вторая младшая группа 4.1. Возрастные особенности детей 3-4 лет..4.2. Содержание образовательной области "Музыка...»

«  Всероссийская олимпиада школьников по литературе — 2013/14 уч. г. Школьный этап — 9 класс Часть I 1. Определите и назовите автора и произведение по фрагментам текста. (6 баллов) Фрагмент автор произведение Уста премудрых нам гласят: Там разных...»







 
2019 www.mash.dobrota.biz - «Бесплатная электронная библиотека - онлайн публикации»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.