WWW.MASH.DOBROTA.BIZ
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - онлайн публикации
 

«(ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж») СОГЛАСОВАНО ВЕРЖДАЮ На заседании педагогического совета АПОУТО Протокол № / колледж» от _2017 г. Макарова ^2017 ИНСТРУКЦИЯ по ...»

государствснное автономное профессиональное образовательное учреждение

Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

(ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж»)

СОГЛАСОВАНО ВЕРЖДАЮ

На заседании педагогического совета АПОУТО

Протокол № / ______ колледж»

от _______2017 г. Макарова ^2017

ИНСТРУКЦИЯ

по ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

ГАПОУ т о «Тюменский медицинский колледж»

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Общие правила создания документов

2.1. Бланки документов

2.2. Правила печатания документов

2.3. Оформление реквизитов документов

3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Положения

3.2. Инструкции

3.3. Приказ

3.4. Протокол

3.5. Акт

3.6. Записки

3.7. Справки

3.8. Служебная переписка

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация доставки и отправки документов

4.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 22

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.4. Направление документов на исполнение

4.5. Организация контроля исполнения

4.6. Обработка и регистрация исходящих документов



4.7. Отправка документов

4.8. Работа исполнителей с документами

4.9. Порядок снятия документа с контроля

5. Организация хранения документов

5.1. Номенклатура дел

5.2. Формирование и оформление дел

5.3. Экспертиза ценности документов

5.4. Составление описей дел

5.5. Организация оперативного хранения документов

5.6. Передача дел в архив колледжа

5.7. Передача дел на государственное хранение

5.8. Уничтожение документов

6. Учет бланков документов

7. Учет и хранение печатей и щтампов

8. Порядок снятия и выдачи копий с документов

Приложения

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учётом, хранением, копированием и тиражированием служебных документов в Государственном автономном профессиональном образовательном учреждении Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

(далее - Колледж, головной офис) и его филиалах, и обязательна для исполнения всеми сотрудниками Колледжа .

1.2. В Ялуторовском филиале Государственного автономного профессионального образовательного учреждения Тюменской области «Тюменский медицинский колледж» (далее

- филиал, Ялуторовский филиал. Филиал Колледжа) делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции .

1.3. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами .



Общие требования», ГОСТ Р 7.0.8-2003 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении .

Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Основными правилами работы архивов организации; Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения .

Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжением Правительства Тюменской области от 23.04.2012 N 636-рп "О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства" .

1.4. В сфере действия инструкции требования к работе бухгалтерской документации распространяются лищь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение. Требования инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий .

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглащение содержащейся в них служебной информации .

1.5. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в колледже осуществляет менеджер по качеству колледжа, а в Филиале колледжа секретарь руководителя, которые дают указания по вопросам организации, ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями колледжа и филиала, проверяют состояние делопроизводства и осуществляют обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства .

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей .

Непосредственное ведение делопроизводства возлагается приказом колледжа, а в филиале приказом филиала на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учёт и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству .

1.6. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник, ответственный за делопроизводство в подразделении, обязан сдать по акту имеющуюся у него документацию по ведению делопроизводства другому работнику. Подписанный обеими сторонами акт хранится у руководителя подразделения, копия акта передается секретарю Страница 3 из 69 директора колледжа (документоведу), а в филиале секретарю руководителя(документоведу). В случае болезни, командировки, отпуска ответственного за делопроизводство его обязанности возлагаются на другое должностное лицо по распоряжению руководителя структурного подразделения .





Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения директора колледжа или его заместителя (по поручению директора), а в филиале с разрешения директора филиала .

Запрещается переписка между структурными подразделениями колледжа, за исключением переписки между колледжем и филиалом .

Ведение переписки с вышестоящими и другими организациями от имени колледжа осуществляется директором колледжа или его заместителем и директором филиала .

С настоящей инструкцией работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, знакомит каждого сотрудника своего подразделения под подпись .

В настоящей инструкции применимы основные понятия (Приложении 31) .

2. Общие правила создания документов

2.1. Бланки док'ментов Документы, создаваемые в колледже, оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах формата А4 (210x297 мм) или в виде электронных документов, которые имеют обязательные реквизиты расположенные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30Приложения 1, 2) .

Изготовление бланков производится специалистами колледжа с помощью компьютерной техники на основе шаблонов бланков, утвержденных данной инструкцией .

В колледже применяются одноцветные гербовые бланки с черно-белым изображением герба Тюменской области .

- бланк письма колледжа с продольным расположением реквизитов (Приложение 4);

- бланк письма филиала с продольным расположением реквизитов (Приложение 4А);

- бланк письма колледжа с угловым расположением реквизитов (Приложение 5);

- бланк письма филиала с угловым расположением реквизитов (Приложение 5А);

Приказы по кадровым вопросам оформляются на унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г .

Внутренние документы: положение, протокол, акт, докладная записка, справка, объяснительная записка и т.п. - оформляются на общем бланке с применением наименования организации и логотипа колледжа (Приложение 3, ЗА). Заявление, объяснительная записка и др .

документы, авторами которых являются физические лица, могут быть написаны от руки .

Управление документацией СМК в колледже производится в соответствии с Руководством по качеству (РК 02 - 2015 п. 4.2.3., ДП 01 «Управление документацией СМК») .

2.2. П равила печатания документов Печатание документов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях колледжа с использованием компьютерной техники с соблюдением требований настоящей инструкции .

При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word 2007 (2010) и выше с использованием шрифта Times New Roman размером №12 и (или) №10 - для оформления табличных материалов, через 1 или 1,5 межстрочного интервала. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста .

Печатание документов производится на бланках установленной формы, на бумаге стандартных размеров (210x297мм.). При печатании документов необходимо соблюдать установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации .

Печатание документов может производиться с двух сторон страницы (чет, нечет) .

Размеры служебных полей на документах должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое (Приложение 2) .

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой фаницы текстового поля .

При изготовлении документов страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине нижнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «Страница» .

Документы должны быть скреплены (в соответствии с нормативными требованиями) с учетом возможности свободного чтения текста документов .

2.3. Оформ.1енне реквизитов документов 2.3.1. Реквизит «Герб Тюменской области»

Изображение герба Тюменской области помешается на бланках колледжа в соответствии с Законом 1'юменской области «О гербе и флаге Тюменской области» .

На бланках документов колледжа герб изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом - Департамент образования и науки Тюменской области .

2.3.2. Реквизит «Код организации» проставляется в соответствии Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) .

2.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами .

Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с доку.ментами, выдаваемыми налоговыми органами. Данные реквизиты проставляются на бланках писем при необходимости .

2.3.4. Реквизит «Наименование организации»

Наименование колледжа в документе должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе - Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж» - полное наименование, ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж» - сокращенное .

Наименование Филиала колледжа в документе должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе - Ялуторовский филиал Государственного автономного профессионального образовательного учреждения Тюменской области «Тюменский медицинский колледж» - полное наименование. Ялуторовский филиал ГАПОУ ТО «ТМК» сокращенное .

В документах: бланк письма с продольным и угловым расположением реквизитов, над наименованием колледжа указывают полное наименование вышестоящей организации Департамент образования и науки Тюменской области (Приложение 4,5) .

В документах филиала: бланк письма с продольным и угловым расположением реквизитов, над наименованием Филиала указывают сокращенное наименование колледжа и полное наименование вышестоящей организации, - Департамент образования и науки Тюменской области (Приложение 4а. 5а) .

2.3.5. Реквизит «Справочные данные» включают в себя: почтовый адрес, номер телефона/ факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта .

2.3.6. Реквизит «Наименование вида документа»

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора (акт, приказ, распоряжение и др.). Этот реквизит является обязательным при оформлении всех документов .

В бланке письма наименование вида документа не указывается .

2.3.7. Реквизит «Дата документа» .

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события .

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или лицом, ответственным за делопроизводство, при регистрации документа .

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами .

Например, дату I октября 2016 г. следует оформлять 01.10.2016 .

В приказах, документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты .

Например: 01 октября 2016 г .

2.3.8. Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер состоит из его порядкового номера и проставляется при его регистрации .

2.3.9. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, заключение и др.), и включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ .

2.3.10. Реквизит «Место составления или издания документа» указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» .

2.3.11. Реквизит «Адресат»

Направляемые документы адресуются организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

–  –  –

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне .

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

–  –  –

2.3.13. Реквизит «Резолюция» - это указание директора по исполнению документа, включающее фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись директора и дату рассмотрения документа, например:

Ивановой М.И .

Подготовить проект ответа в недельный срок Личная подпись 01. 10.2016 2.3.14. Реквизит «Заголовок к тексту»

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например: О создании аттестационной ко.миссии чего (кого)?, например: Должностная инструкция лаборанта заголовок печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится .

2.3.15. Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью соблюдения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К» или штампом «Контроль», располагая ее на лицевой стороне документа в правом верхнем углу .

2.3.16. Реквизит «Текст документа»

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур .

Текст должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной информации .

Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностью которого является употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов.

Например:

«В соответствии с...». «В 1{е:1ях...», «Считае.м щчесообразным...» и т.п .

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без преамбулы; письма, заявления - просьбу без пояснения) .

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту .

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами .

В распорядительных документах (приказ) колледжа текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю») .

В документах коллегиальных органов (Наблюдательный Совет, конференция) текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от третьего лица множественного числа («приказываем», «решили») .

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили») .

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или.множественного числа («отдел осуществ.пяет функгрш», «в состав Наблюдате.чьного совета входят», «ко.миссия установию») .

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направ.чяе.м на расс.мотрение»):

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»):

- от третьего лица единственного числа («колледж не возражает», «администрация считает возможным»), 2.3.17. Реквизит «Отметка о наличии приложения» используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положения, правилам, инструкциям и др. документам .

Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.

Отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Прило.жение: на 5 л. в 1 экз .

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: I. Техническое задание по капитачьно.му ремонту на 2014 год на 2 л. в 1 экз .

2. Дефектная ведомость по капитачьно.му ре.монту на 2014 год на 1 л. в 1 экз .

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают .

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Прилолсение: пись.мо Росархива от 05.06.2009 №02-6/172 и причожение к не.му, всего на Зл .

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Причожение: на Зл. в 2 экз. только в первый адрес .

В приложении к организационно-распорядительному документу (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указание.м наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

–  –  –

Если приложением к документу (например, приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже гриф утверждения документа, например:

–  –  –

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами .

2.3.18. Реквизит «Подпись» - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов является компетенцией директора колледжа или лица его замещающего в соответствии с соответствующим правовым актом (уставом, доверенностью, приказом и др.) .

В состав реквизита «Подпись» входят; наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

–  –  –

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель директора, имеющий право подписывать документы за директора, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ .

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом, исполняющим обязанности временно отсутствующего директора (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

–  –  –

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

–  –  –

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

–  –  –

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля .

2.3.19. Реквизит «Гриф согласования документа». При необходимости оценки целесообразности докзиента, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование проводится как внутри колледжа (подразделениями и должностными лицами, так и вне его Страница 10 из 69 (вышестоящими или сторонними организациями). Данный реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне документа и включает; слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

–  –  –

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

- со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;



- с органами, осуществляющими государственный вневедомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

- с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций .

2.3.20. Реквизит «Визы согласования документа». Для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц. структурных подразделений в пределах колледжа с решением вопроса, изложенным в документе, проводится согласование данного документа. Оно оформляется визой согласования (Приложение 7) .

Визы согласования проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

–  –  –

Для документа, подлинник которого остается в колледже, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа .

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа .

При наличии замечаний к докзт^1енту визу оформляют следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу .

2.3.21. Реквизит «Оттиск печати». Оттиск гербовой печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи .

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ .

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или ины.м образом .

2.3.22. Реквизит «Отметка о заверении копни». Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Заверение копии производится для придания ей юридической силы .

При заверении соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», слово «Копия верна»-, наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию) дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Копия верна должность Личная подпись И.О.Фамичия 01.10.2017 печать На заверительную надпись ставится печать структурного подразделения, к которому относится должностное лицо, заверившее копию .

Листы многостраничных копий (выписок из документа Приложение 8) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии 5.ч.» допускается заверять отметкой «Копия верна»

каждый лист многостраничной копии документа .

2.3.23. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает: фамилию, имя, отчество полностью исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне документа в левом нижнем углу или оборотной стороне последнего листа документа, например:

Иванова Мария Ивановна (3452) 75-98-07 2.3.24. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

включает следуюшие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; подпись исполнителя и дату направления документа в дело, например:

Отправлен факсот 01.10.2017№ 156в де.чоличная подпись01.10.2017

2.3.25. Реквизит «Отметка о поступлении документа». Отметка о поступлении документа в колледж содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа .

проставляется в виде штампа на первом листе в правом нижнем углу документа «Входящий №___ 01.10.2017»

2.3.26. Реквизит «Ознакомление с документом»

Отметка об ознакомлении с документом в колледже оформляется в листе ознакомления личной подписью по форме;

–  –  –

Лист ознакомления является обязательным приложением в конце каждого документа на последней странице. Лист ознакомления может оформляться отдельно от документа .

(Приложение 9 А и Б) .

3. Подготовка н оформление отдельных видов документов .

3.1. Положения Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы в колледже .

Правила оформления положений, регламентирующих деятельность в колледже, оформляется в соответствии с данной инструкцией. Форма титульного листа (Приложение 10) .

Положение согласовывается с ответственными за область деятельности, на которую распространяется действие положения. Положение утверждается приказом или грифом утверждения директора колледжа. При утверждении Положения приказом устанавливается срок введения его в действие, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. При утверждении грифом утверждаю, срок введения в действие является дата утверждения, если в тексте не установлен иной порядок введения .

3.2. Инструкции 3.2.1. Общие сведения об инструкциях Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности колледжа, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов .

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования .

Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается» и т.д. текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме .

Инструкция согласовывается с руководителями структурных подразделений, ответственными за область деятельности, на которую распространяется действие инструкции, а также с управлением правового обеспечения. Инструкция утверждается приказом или грифом утверждения директора колледжа. При утверждении инструкции приказом устанавливается срок введения в действие инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. При утверждении фифом срок введения в действие является дата утверждения, если в тексте не установлен иной порядок введения .

3.2.2. Должностная инструкция (ДИ) Форма титульного листа должностной инсфукции (Приложение 11)

3.3. Приказ 3.3.1. Приказы оформляются на бланке установленной формы. Датой приказа является дата его подписания директором колледжа (Приложение 12) .

Разработка проекта приказа производится ответственными лицами структурных подразделений, в компетенции которых находится вопрос деятельности, отражаемый в приказе .

Приказы подписываются личной (собственноручной) подписью директора или в период его временного отсутствия лицом, исполняющим его обязанности. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам обладает только директор колледжа (при его отсутствии исполняющий обязанности директора, назначенный приказом по колледжу) .

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года по следующим группам:

- по основной деятельности;

- по личному составу;

- по отпускам;

- по административно-хозяйственным вопросам;

- по командировкам .

Для регистрации приказов по личному составу - «ЛС», по командировкам - «К», по отпускам и пр. - без литеры .

Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы 14 шрифтом через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля.

Имеет следующие реквизиты:

• герб Тюменской области;

• наименование колледжа,

• наименование вида документа (приказ)

• дата и регистрационный номер. Дата оформляется цифровым способом, а номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например: 05.08.2016 № 400 .

• место составления (издания) документа (Тюмень);

• заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается обычным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

Об организации научно-практической конференции Заголовок, оформленный на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по левому краю .

• текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 14 шрифтом через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля .

3.3.2. Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части .

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она. как правило, начинается словами "В целях". "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа то в констатирующей части указываются также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, например, "В соответствии с приказом Департамента здравоохранения Тюменской области от 23 августа 2003 г. N 987 "О дополнительных мерах по противодействию терроризму и экстремизму" .

Преамбула в проектах приказов завершается словом "П Р И К А 3 Ы В А Ю", которое печатается вразбивку прописными буквами .

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта .

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица .

Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, например:

4. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора по административно-хозяйственной работе Иванова И. И .

В приказ не включается пункт «Приказ довести до сведения » .

Если приказ изменяет, отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указание.м его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами "Признать утратившим ст у..."

или «Отменить действие приказа№...» .

3.3.3. Подпись состоит из наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия) .

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля .

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иное не указано в тексте приказа .

3.3.4. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу, например:

–  –  –

3.3.5. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ .

Приказы о приеме, увольнении, перемещении, командировках, отпусках и т.д .

оформляются на бланках в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2017 №1 .

3.3.6. Передача копий приказов работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора колледжа, а в филиале с разрешения директора филиала. Пример оформления приказа приведен в Приложении 13 .

3.4. Протокол Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на совещаниях (заседаниях) .

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня заседания .

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. материалов .

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение .

Протокол печатается на обшем бланке колледжа или стандартном листе бумаги формата

А4 и имеет следующие реквизиты (Приложении 14):

• наименование организации - указывается полное официальное название колледжа;

• наименование док)^ента - "Протокол" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

• заголовок протокола отвечает на вопрос «чего» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;

• место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

• дата и номер протокола. Датой протокола является дата протокольного мероприятия .

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита .

• текст протокола, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть составляется по схеме:

Председатель Инициалы и Фалиыия Секретарь Инициачы и Фамичия Присутствуют Фамичия и инициалы присутствующих в алфавитном порядке .

Если присутствующих бо.чее 10 че.човек, то указывается их общее ко.чичество, например: 35 че.човек (список причагается) .

На собраниях, конференциях, где принятие решения требует кворума, в разделе «Присутствуют» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Папример: Всего 134 че.човека, присутствуют 129, что состав.чяет 98% (список прилагается) .

Инициалы, Фамилия приглашенных должностных лиц. которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приг.чашенные» .

Приглашенные перечис.чяются с указание.м полной до.чжности, т.е. в нее входит по.чное ичи сокращенное наименование предприятия, инициачы и Фамичия по алфавиту .

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Каждый вопрос нумеруется и начинается с пред.чога «О» («Об») .

1. О состоянии учебной, научно-методической и воспитательной работы в колледже по итогам за 2017/2018 учебный год .

Докладчик - Федорова Е.М., зам. директора по НМР

2. Об

Докладчик -.. .

Основная часть протокола печатается через 1,0 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

1.СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. (в родите.чьно.м падеже), должность, о состоянии учебной, научно-методической и воспитательной работы... (вопрос из повестки дня)

- краткое ичи развернутое из.чожение содержания (докчада ичи ссылка на причагае.мый к протоко.чу текст)- от первого лица .

ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. (в имените.чьно.м падеже), должность

- краткое содер.)1сание каждого выступчения, заданные вопросы и ответы (от первого лица) .

РЕШИЛИ:

1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.), срок исполнения .

2. Аналогично оформляется пункт второй постановление по первому вопросу .

2.СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому .

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу .

Протокол приобретает юридическую силу при наличии двух подписей - председателя и ведущего протокол (секретаря). Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел .

3.5. Акт Акт - это документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты или события. В колледже составляются акты работы различньпс комиссий, акты о приеме-передаче дел, акты об отказе от подписи, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и т.д .

Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть, выводы. Введение содержит основание для составления акта (указание на событие, ссылку на документ и т.д.) и список фамилий с указанием должностей лиц составивших акт .

В составе комиссии, составившей акт, первым указывается председатель комиссии, затем, (в алфавитном порядке) члены комиссии .

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты или результаты проверки. В случае необходимости акт может содержать выводы и предложения комиссии .

Акт оформляется на общем бланке колледжа и содержит следующие реквизиты:

• название документа (АКТ);

• дату и место составления;

• заголовок к тексту (формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) работы комиссии по инвентаризации. Может формулироваться с помощью отглагольного существительного «О приеме-передаче дел»);

• текст;

• указание на количество экземпляров и их местонахождение;

• подписи (располагаются в той же последовательности, как и вводной, части, но без указания должности) .

3.6. Записки Записки служат для обмена информацией между работниками организации .

В зависимости от цели предоставления информации различают следующие разновидности записок докладную, служебную, объяснительную .

3.6.1. Доклады ые зап иски Докладная записка - документ. адресованный руководителю прямого (непосредственного) подчинения (от нижестоящего должностного лица к вышестоящему), который информирует его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, выполненной работе, и содержит выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства .

Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение .

Поэтому текст докладной записки делится на две части:

1) констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация;

2) в которой излагаются предложения, просьбы .

Образец докладной записки представлен в Приложении 15 .

3.6.2. Служебные записки Служебная записка - применяемый на одном уровне управления (между структурными подразделениями или должностными лицами непрямого подчинения) документ. В тексте излагаются факт или событие, послужившие поводом для ее написания, а также выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Образец служебной записки представлен в Приложении 16 .

3.6.3. Объяснительные записки Объяснительная записка - документ, адресованный руководителю, составляемый в ответ на его просьбу или указание объяснить какие-либо факты и события. Объяснительная записка является обязательным документом, который руководитель должен затребовать от работника, в следующих случаях: при нарущении трудовой дисциплины до применения дисциплинарного взыскания; при расследовании несчастного случая; для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт. Образец объяснительной записки представлен в Приложении 17 .

3.7. Справка Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий (обучение, работа и пр.) .

Справки подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания и конкретную информацию .

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается директором колледжа, главным бухгалтером и заверяется гербовой печатью колледжа .

Справки социально-правового характера подписываются директором и руководителем (специалистом) структурного подразделения, выдающего справку и заверяется гербовой печатью колледжа .

3.8. Служебная переписка 3.8.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности колледжа .

Виды деловой переписки:

• Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату по почтовой связи .

Деловые (служебные) письма готовятся как:

• ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;

• ответы на запросы различных учреждений, организаций, предприятий и частных лиц;

• сопроводительные письма;

• инициативные письма;

• гарантийные письма;

• письма - запросы, письма - извещения, письма - приглашения и др .

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией директора колледжа, сроки подготовки инициативных писем переделяются руководителями структурных подразделений колледжа .

Служебные письма печатаются на бланке письма колледжа (Приложение 4, 5 и 4А, 5А) и содержат следующие обязательные реквизиты:

• Герб Тюменской области;

• наименование колледжа:

• справочные данные о колледже;

• адресат;

• дату;

• регистрационный номер;

• заголовок к тексту;

• ссылку на дату документа и исходящий номер адресата;

• текст документа;

• подпись должностного лица;

• отметку об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметку о наличии приложений, в письмах финансового характера или содержащих обязательства, заверяются печатью колледжа, а в письмах содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» - Для служебного пользования .

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования .

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения .

Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, содержание (доказательство) и заключение.

Всту'пление может содержать:

• ссылку на документ (нормативный, правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием для письма;

• констатацию факта, события, сложившейся ситуации .

Содержание письма составляет: детальное описание факта, события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства .

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, напоминаем, предоставляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо) .

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) .

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать формулу уважительного обращения к адресату: «Уважае.мый Алексей Владимирович!», «Уважае.мый господин Райдер!» .

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию .

Объем страниц не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускается до пяти страниц машинописного текста .

Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечаюший на вопрос «О чем?»: «Об участии в совешании» .

Если письмо является ответным, то в письме указывается номер и дата письма, на который дается ответ «на № о т ___________ » .

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки .

Письма подписываются директором колледжа или его заместителями в рамках предоставленных им полномочий .

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью директора «Иванов Иван Петрович 8(34535) 2-03-06» .

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается .

Датой письма является дата его регистрации .

3.8.2. Телеграмма Телеграммы составляются только по срочным служебным вопросам в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения проблемы .

Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов, местоимений, знаки препинания обозначаются: зпт., тчк., двтч., квч., тире и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами .

Текст печатается на одной стороне листа через 1,5 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в 2-х экземплярах, из которых первый остается в телеграфном отделении, второй - подшивается в дело структурного подразделения .

В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя .

Телеграмма должна быть завизирована директором колледжа .

3.8.3. Факсимильное сообщение Факсимильное сообщение - документ, полученный по факсимильному аппарату, по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является, по сути, незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же .

Регистрация корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке .

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна .

Факс считается переданным, если получателем сообщена фамилия лица, принявшего его .

3.8.4. Электронное письмо Электронное письмо - это документ, передаваемый «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый на экране монитора в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере .

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри колледжа, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства .

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебнто информацию, и текста (прилагаемого файла) .

Стандартный формат адреса выглядит так: uapou-mk-tmn@ined-to.ru

4. Организация документооборота и исполнения документов Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки .

Система электронного документооборота (далее - СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним .

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт ее создания, отправления или получения .

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые .

Документы регистрируются один раз: проступающие - в день поступления, создаваемые

- в день подписания или утверждения .

4.1. Организация доставки и отправки документов 4.1.1. Доставка документов в колледж осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и другими средствами связи (факсы, телефонограммы), нарочным, посредством электронной связи и СЭД .

Электронная почта в колледж поступает и отправляется через секретаря директора .

Адрес электронной почты: gapou-ink-tmnwmcd-to.ru Поступившие по электронной почте и посредством СЭД документы распечатываются и регистрируются в общем порядке .

4.1.2. Отправка корреспонденции осуществляется секретарем структурного подразделения заказной, простой, электронной почтой, факсами, телеграммами, посредством СЭД .

Вид отправки документа определяет исполнитель .

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов: наличие адреса отправки, приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов .

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю .

4.2. Прием, обработка, регистрация н распределение поступающей корреспонденции 4.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение корреспонденции, поступающей в адрес колледжа, производится централизованно секретарем руководителя. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю .

4.2.2. Все конверты (бандероли) вскрываются. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, секретарь директора созванивается с отправителем для решения вопроса о регистрации документа, при невозможности связи по телефону составляется акт о недовложении документов в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю .

Не вскрывается корреспонденция, имеюшая гриф «лично», документы на съемных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.) ошибочно доставленная корреспонденция отправляется адресату обратно .

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; к документам, поступившим из судебных органов .

4.2.3. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые .

Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера и даты поступления .

Не подлежат регистрации следующие документы:

• статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;

• копии писем, присланные для сведения;

• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

• периодические печатные издания (книги, журналы, газеты и т.п.);

• поздравительные письма и пригласительные билеты, телеграммы .

4.2.4. Поступившие документы регистрируются секретарем директора в журнал «входящая документация» .

При регистрации заполняются следующие реквизиты:

• входящий номер;

• дата регистрации;

• исходящий номер и дата поступившего документа;

• корреспондент;

• вид документа;

• наименование документа;

• резолюция (кому направлен документ для рассмотрения);

• срок контроля по исполнению документа (для типовых писем) .

При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется .

Документы, поступившие по электронной почте, посредством СЭД, телефонограммы или факсограммы. регистрируются на общих основаниях. Документы, поступившие по факсу, передаются на рассмотрение директору в виде ксерокопии .

4.3. Предварительное рассмотрение документов Секретарь предварительно рассматривает поступившие зарегистрированные документы в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения директором колледжа, документов, требующих срочного ответа .

Документы, поступившие в колледж по вопросам, не требующим рассмотрения директором колледжа. адресованные структурным подразделениям, направляются непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа должностному лицу .

Результатом предварительного рассмотрения документа является его направление на вынесение резолюции (поручения) директору колледжа или направление документа непосредственно в структурные подразделения .

4.4. Направление документов на исполнение Рассмотренные директором документы возвращаются секретарю для внесения текста резолюции, автора резолюции, даты резолюции в журнал. Затем документы копируются и передаются на исполнение. Копии документов с резолюцией директора колледжа хранятся у исполнителя, кому отписан документ .

Работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, получают корреспонденцию в приемной директора ежедневно с 8^® до 17*^'^ (кроме субботы, воскресенья). Срочная корреспонденция передается немедленно .

4.5. Организация контроля исполнения Контроль над исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется путём регистрации документов, подлежащих контролю, в журнале входящей корреспонденции .

Контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя директора колледжа и требующие исполнения и подготовки ответа .

На входящую и внутреннюю документацию, требующую контроля исполнения, заводится учетно-контрольная карточка (Приложение 18) .

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно»

— исполняются в 3-дневный срок;

• имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок;

• остальные — в срок не более 30 дней;

• по обращениям граждан до 7 дней для принятия неотложного решения, требующим дополнительного изучения и проверки — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней;

Телеграммы:

• требующие срочного решения -до 2 дней

• остальные - не позднее 10 дней

• представления прокуратуры - в течение 30 дней

• протесты прокуратуры - не позднее 10 дней Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях, для входящего документа

- со дня регистрации, для внутреннего - со дня подписания или утверждения .

Ответственность за осуществление контроля над исполнением документов возлагается приказом на секретаря приёмной и заместителей директора, которые в ежедневном режиме отслеживают сроки исполнения документов руководителями структурных подразделений и при необходимости напоминают им об истечении срока исполнения документа .

Заместители директора еженедельно на планерке докладывает в устной форме директору колледжа о состоянии исполнительской дисциплины и соблюдений сроков исполнения документов .

Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нём вопросы и соблюдены следующие сроки: если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок .

Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи «В дело №...», подписи, даты, исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении .

4.6. Обработка и регистрация исходящих документов 4.6.1. Регистрацию и учет исходящей корреспонденции колледжа осуществляет секретарь руководителя в журнале «Исходящая» .

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день .

Документы для отправки передаются полностью оформленными, при необходимости с указанием почтового адреса и листом рассылки (если адресатов более четырех) .

Ответственность за составление и оформление документа возлагается на структурное подразделение колледжа - исполнителя документа .

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился .

4.6.2. Исходящие письма подписываются в двух (при необходимости оставления копии письма в структурном подразделении - в трех) экземплярах .

Ответственными за полное комплектование исходящей корреспонденции с приложениями в адрес отправителя и для секретаря директора являются исполнители структурных подразделений, неполный комплект документов возвращается исполнителю без регистрации до полного его комплектования .

Секретарь проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.) заверяют их копии и вносят необходимые записи в журнал регистрации исходящей корреспонденции .

Первый экземпляр и приложения к нему направляются адресату, второй экземпляр со всеми приложениями и перепиской остается у секретаря .

4.6.3. Дата исходящего документа проставляется при регистрации .

Документам одинакового содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер .

При регистрации исходящих документов заполняются следующие реквизиты:

• регистрационный номер;

• дата документа;

• адресат;

• заголовок (краткое содержание)

• ссылка на исходящий номер и дату документа;

• исполнитель;

• руководитель подписавший документ;

• дата и способ отправки документа .

4.7. О тправка документов Обработка исходящих документов, для отправки почтовой связью, осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях колледжа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи:

- документов, предназначенных для отправки телеграфной связью .

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

срочная корреспонденция отправляется в первую очередь .

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, электронных сообщений .

4.8. Работа исполнения с документами 4.8.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях колледжа осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) директора колледжа, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц .

Подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно .

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т .

п.) .

Ответственный исполнитель несёт персональную ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок .

4.8.2. Специалисты структурных подразделений колледжа в процессе исполнения документа осуществляют:

• сбор и обработку необходимой информации;

• подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;

• согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

• доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

• в необходимых случаях - подготовку списка рассылки документа;

• представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

• определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел. в которое должен быть помещен документ .

4.8.3. Порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам:

• ответственный за свод исполнитель направляет при необходимости запрос, информируя и согласовывая его с остальными исполнителями

• ответственный за свод может сам назначить срок представления информации соисполнителям контрольного документа

• соисполнители представляют сводящему информацию на бумажном носителе и в электронном виде не позднее назначенного им срока

• сводящий при необходимости может созывать исполнителей для выработки совместного решения

• сводящий осуществляет редактирование документа в целом .

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь и т.д.), руководитель структурного подразделения назначает другого ответственного и информирует об этом ответственного за свод специалиста .

4.8.4. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных доку.ментов. с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к исполнению .

4.9. Порядок снятия документа с контроля Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу .

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным .

Снять документ с контроля могут только должностные лица, поставившие его на контроль, или секретарь, ответственный за обеспечение контроля .

Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства колледжа является документ-ответ, подписанный директором или его заместителем, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения .

5. Организация хранения документов

5.1. Номенклатура дел 5.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке .

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве .

Номенклатура дел структурного подразделения оформляется по установленной форме .

Номенклатура дел структурного подразделения, составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства. подписывается руководителем структурного подразделения и представляется архивариусу до 1 декабря текущего года .

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива .

Сводная номенклатура дел колледжа составляется Архивом колледжа на основе номенклатуры дел структурных подразделений, рассматривается Экспертной комиссии колледжа по вопросам формирования, хранения и уничтожения дел, согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Тюменской области и утверждается директором колледжа (Приложение 19) .

Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года .

После утверждения номенклатуры дел колледжа структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе. Один экземпляр утвержденной номенклатуры дел хранится у архивариуса колледжа .

Согласовывается номенклатура дел с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Тюменской области не реже 1 раза в 5 лет, если не было структурных изменений в колледже .

Сводная номенклатура дел колледжа в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с января следующего календарного года .

В номенклатуру дел колледжа включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы колледжа .

Названиями разделов номенклатуры дел колледжа являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой .

В номенклатуру дел колледжа не включаются периодические издания .

5.1.2. Основные требования к оформлению номенклатуры дел .

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения .

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы дел. включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового индекса структурного подразделения, согласно штатного расписания и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения .

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами .

Пример: 08-01. где:

08— обозначение структурного подразделения, 01 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре .

В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей) .

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела .

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, протоколы, переписку и т.д. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела .

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретньк формулировок («разные.материалы», «общая переписка» и т.д.) .

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел .

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле .

Пример:

• «Учебно-методический комплекс (лекции, график проведения занятий)»;

• «документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан»;

• «документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов) о ходе приема в колледж» .

Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются .

Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Указывается количество дел (единиц хранения), заведенных в структурном подразделении .

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей с ссылкой на перечень. Сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен перечнем, срок хранения устанавливает Экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов Тюменской области и Экспертная комиссия колледжа .

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение .

5.2. Формирование и оформление дел Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела .

Дела в колледже формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях .

Исполненные документы формируются в дела ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях .

Контроль за правильным формированием дел осуществляется руководителем структурного подразделения .

5.2.1. Общие требования к формированию и оформлению дел .

При формировании дел необходимо соблюдать общие правила:

• помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

• группировать в дело документы одного календарного или учебного года;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

• помещать приложения вместе с основными документами;

• В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лищние экземпляры, черновики;

• по объему дело не должно превыщать 250 листов и 4-х см в высоту (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превыщать 10 см.). При превыщении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением обозначений: «Т.1», «Т.2» и т.д .

Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопроснологической последовательности или их сочетании .

Все документы отчетного или информационного характера по исполнению документов, находящихся на контроле, подщиваются в дело переписки за текущий год .

Положения, инструкции, утвержденные приказом по основной деятельности колледжа, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документа.ми .

Приказы по основной деятельности фуппируются отдельно от приказов по личному составу .

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов .

Утвержденные учебные планы, отчеты, экзаменационные ведомости, списки студентов фуппируются отдельно от проектов .

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке .

Переписка фуппируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом .

При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года .

Дела колледжа считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подщиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы .

5.2.2. Оформление дела — подготовка дела к хранению .

Оформление дела включает в себя комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под конфолем секретаря руководителя (документоведа) .

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел .

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыще 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

• подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле;

• составление заверительной надписи дела (Приложение 20,21);

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 22);

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (Приложение 23) .

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению .

Такие дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не ну.меровать. заверительные надписи не составлять .

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом. Чистые листы из дела изымаются и уничтожаются. Листы внуфенней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов и частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно .

5.3. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения .

Экспертиза ценности документов в колледже проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению .

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в колледже создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) .

Функции и права ЭК колледжа, а также организация её работы определяются положением, которое утверждается директором .

Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в структурных подразделениях колледжа с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК колледжа .

Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел колледжа, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения, путём постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения .

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения .

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению .

5.4. Составление описей дел 5.4.1. На заверщённые дела постоянного, временного (свыще 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются .

Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения: опись № 1 дел постоянного хранения (Приложение 24), опись № 2 дел постоянного хранения по личному составу сотрудников (Приложение 25), опись № 3 дел по личному составу студентов .

5.4.2. В каждом структурном подразделении колледжа описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива колледжа. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи колледжа, которую готовит архив и по которой он сдаёт дела на государственное хранение (Приложение 20, 21) .

5.4.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородного дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года); графа ОПИСИ «Примечание» используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п. Описи дел составляются в установленной форме в трёх экземплярах, сводные описи колледжа - в 4-х экземплярах .

5.5. Организация оперативного хранения документов С момента заведения и до передачи в архив колледжа дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и формирование их в дела .

Дела, находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корещками наружу в щкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света .

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне щкафа. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре .

Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам .

5.6. Передача дел в архив колледжа Для обеспечения сохранности документов создаётся архив колледжа .

В архив колледжа передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу .

В своей деятельности архив колледжа руководствуется нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, положением об архиве колледжа .

Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям .

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке по акту (Приложение 26) .

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом. Приём каждого дела производится лаборантом архива (архивариусом) в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приёма - передачи дел, подписи лаборанта архива (архивариуса) и сотрудника, передавшего дела .

Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений, увязанные в связки. Вместе с делами в архив колледжа передаются регистрационные картотеки на документы .

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника (Приложение 27) .

5.7. Передача дел на государственное хранение Документы Архивного фонда Российской Федерации временно находящиеся в архиве передаются на постоянное хранение в Государственный архив Тюменской области, в дальнейшем (ГАТО) .

Предельный срок временного хранения архивных документов в ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж» - 10 лет; документов по личному составу - 75 лет .

При ликвидации являющегося источником комплектования государственного архива, документы передаются в ГАТО .

Передача документов постоянного срока хранения в ГАТО осуществляется ежегодно согласно графику ГАТО .

Документы передаются в государственный архив по утверждённым ЭПК описям дел .

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приёме документов в государственный архив .

Приём документов на постоянное хранение оформляется актом приёма-передачи .

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем ГАТО проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт;

устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации .

5.8. Уничтожение документов После сдачи дел постоянного и долговременного хранения в архив (включая управленческую документацию, аудиовизуальную и др.), дела с истекшими сроками хранения за этот же период выделяются к уничтожению .

На отобранные к уничтожению дела лаборантом архива (архивариусом) колледжа, а в филиале секретарем руководителя, составляется акт (Приложение 26). В акте указываются все дела, выделенные к уничтожению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Если в акт вносятся однородные дела за разные годы, то названия всех дел не перечисляются, а заголовок пишется один раз и указывается общее количество дел. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения .

Акт о выделении дел к уничтожению утверждается директором колледжа/заведующим филиала только после согласования с экспертной комиссией колледжа .

После этого колледж/филиал имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. Уничтожение производится путем порыва или с использованием бумагоуничтожительной техники. Подлежащие уничтожению дела на электронных носителях уничтожаются с помощью той же техники или путем стирания информации с использованием сертифицированного программного обеспечения, установленного на ПЭВМ с гарантированным уничтожением. Информация об уничтожении дел вносится в заверительную запись акта о выделении дел к уничтожению .

На рабочих местах в структурных подразделениях на документацию, образующуюся в процессе деятельности, подлежащей уничтожению, так же составляется акт об уничтожении .

Данный акт о выделении дел к уничтожению утверждается руководителем структурного подразделения .

Уничтожение документов, содержащих персональные данные, производится в соответствии с Порядком уничтожения персональных данных ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж» .

Уничтожение доку.ментов без оформления соответствующих актов не допускается .

6. Учет бланков документов Организация работы по получению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти (дипломы, сертификаты, свидетельства и др.) возложена на бухгалтерию колледжа, который:

• осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в структурные подразделения колледжа .

• бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в накладной учета выдачи бланков .

В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах. Ответственные за учет и выдачу бланков в структурных подразделениях ведут книги учёта .

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается .

7. Учет н хранение печатей н штампов

7.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу .

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др .

Колледж применяет печать с изображением ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ .

Кроме печати с изображением герба в колледже используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для справок», «Для документов» и др.) .

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство колледжа .

Заявки на изготовление печатей и их эскизы оформляется в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную часть, которая офор.мляет заказ на предприятии-изготовителе печатей .

Учет всех печатей и штампов, имеющихся в колледже, ведется главным бухгалтером в специальном журнале с проставлением их оттисков. Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под подпись в журнале учета печатей и штампов (Приложение 28) .

Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из колледжа не допускается .

Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях несет руководитель структурного подразделения .

Печати и штампы пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату главному бухгалтеру, они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета .

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей .

7.2. Местонахождение печатей и их применение:

Гербовая печать колледжа (основная) хранится у главного бухгалтера, гербовая печать филиала (основная) хранится у заместителя главного бухгалтера. Печатью заверяются подписи директора, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, имеющих доверенность в пределах полномочий, делегированных директором колледжа (Приложение 28) .

8. Порядок снятия и выдачи копий с документов Копии документов, изданных в колледже и касающиеся служебной деятельности колледжа, выдаются с разрешения директора колледжа, а в филиале с разрешения заведующего филиала .

При разрешении вопросов, касающихся приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и т.п. прав, при формировании личньрс дел рабочих, служащих и учащихся, колледжу разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств о получении образования и т.д.) .

Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей, в приёмной - на секретаря .

При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется «Копия верна», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии» .

При пересылке копии в другие учреждения или вьщаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать структурного подразделения выдающего копию .

–  –  –

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Государствснное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

(ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж»)

–  –  –

• Акты (проверок и ревизий; приема работ, оборудования; экспертизы; передачи дел;

списания и т.д.)

• Ведомости (выдачи материальных запасов; дефектные на капитальный ремонт)

• Графнкн (отпусков, дежурств и т.д.)

• Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

• Инструкции (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

• Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

• Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.)

• Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, работ с вредными условиями труда; должностей имеющих право на получение бесплатной спецодежды и т.д.) .

• Планы (календарно-тематические, учебные; руководителя структурного подразделения и т.д.)

• Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

• Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

• Расценки

• Расписание учебных занятий

• Регламенты

• Сметы

• Спецификация Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые) Структу’ра и штатная численность Тарифные ставки Устав учреждения Формы унифицированных док'ументов Ш татные расписания и изменения к ним Приложение 7 к П.2.3Л9 .

–  –  –

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

(ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж»)

ВЫ П И С К А ИЗ П РИ К А ЗА

–  –  –

Об организации охраны труда в колледж е Руководствуясь основны ми принципами государственной политики в области охраны труда, в целях обеспечения безопасны х и здоровы х условий труда работников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В озлож ить обязанности инж енера по охране труда .

2.... .

Д иректор (долж ность руководителя организации) (подпись) (инициалы, ф амилия)

–  –  –

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

(ГАПОУ ТО) «Тюменский медицинский колледж»

–  –  –

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

(ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж»)

П РИ КАЗ

–  –  –

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

(ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж»)

ПРИКАЗ

–  –  –

Об утверж дении «И нструкция по делопроизводству в ГАПО У ТО «Тю менский медицинский колледж »

В целях дальнейш его соверш енствования докум ентационного обеспечения в Тю менском медицинском колледже

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. У твердить и ввести в действие с 01.09.2017 И нструкцию по делопроизводству в ГАПО У ТО «Тю менский медицинский колледж» .

2. Руководителям структурны х подразделений, ответственны м за организацию делопроизводства, принять необходимы е меры по обеспечению исполнения всех полож ений, излож енных в И нструкции .

3. М енедж еру Т.А. Воскресенской ознаком ить с И нструкцией по делопроизводству руководителей всех структурны х подразделений и сотрудников, назначенных ответственны м и исполнителями по ведению делопроизводства в подразделениях .

4. Д окументоведу С.М. И скендеровой ознакомить с данны м приказом руководителей всех структурны х подразделений .

5. К онтроль исполнения настояш его приказа оставляю за собой .

–  –  –

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О выполнении решений предыдущего заседания .

Докладчик - Федорова Е.М., зам. директора по НМР

2. О применении современных педагогических технологий в преподавании теории. Деловая игра .

Докладчик - Гурциева И.В., методист

3. Разное:

3.1. О повышении квалификации преподавателей колледжа .

Докладчик - Федорова Е.М., зам. директора по НМР

1. СЛУШАЛИ: Федорову Е.М., заместителя директора по научно-методической работе, о выполнении решений предыдущего заседания .

- текст доклада пртагается или дословно .

ВЫСТУПИЛИ: Козлова Г.А., председатель ЦМК.- предлагаю.. .

(Фиксируются вопросы, поступившие от ч.чеиов ко.плегиалыюго органа с указанием Ф.И.О, а также ответы на та) .

РЕШ ИЛИ:

1 .

2 .

{Фиксируется принятое решение, сроки и ответственные.чица) .

2. СЛУШАЛИ: Гурциеву И.В., методиста, о применении современных педагогических технологий в преподавании теории (докчад пргсчагается) .

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШ ИЛИ:

3. РАЗНОЕ:

ЗЛ. СЛУШ АЛИ: Федорову Е.М., заместителя директора по научно-методической работе, о повышении квалификации преподавателей колледжа .

- текст докчада прилагается ичи дословно .

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШ ИЛИ:

–  –  –

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 01.02. 201 года (Фамилия. Имя, Отчество, занимаемая должность работника) на работу не вышел. Причина невыхода его на работу мне неизвестна .

Предлагаю: в том случае, если Фамилия И.О. отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин, уволить его за прогул, поскольку он неоднократно нарушал и продолжает нарушать трудовую дисциплину (далее можно изложить фактические обстоятельства)

–  –  –

в настоящее время в учебном отделе необходимо выполнить большой объем работы по подготовке к производственной практике студентов. Однако секретарь учебного отдела находится в учебном отпуске .

Учитывая сложившиеся обстоятельства, предлагаю перевести секретарем в учебный отдел лаборанта Фамилия И.О. сроком на 20 дней .

–  –  –

По поводу опоздания на работу 01 апреля 2017 года я опоздал на работу на 40 минут вследствие следующих причин;

–  –  –

г осударственное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

____________ (ГАПОУ ТО «Тюменский медицинский колледж»)______________

–  –  –

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж»

(ГАПОУ ГО «Гюменский медицинский колледж») ДЕЛО № 01-06 ТОМ № Приказы №№ 1-25 по личному составу работников (о приеме, увольнении, переводе, премировании, наказании, установлении надбавок .

об изменении фамилии, о присвоении категорий, замещении вакантной должности) (Заголовок дела)

–  –  –

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Тюменской области «Тюменский медицинский колледж» в лице директора ______________________________, с одной стороны, передал, а ______________________ в лице, с другой стороны, принял следующие документы:

–  –  –

акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания бланков строгой отчетности, экспертизы и т.д.);

архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;

академические справки;

• банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций,совершаемых организацией;

• гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);

• договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями,коллективные, изменения и дополнения к ним;

• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведениедел в суде, арбитражном и третейском судах);

• дипломы, (приложения к диплому);

• заявления (на аккредитацию, лицензирование и т.д.);

• зачетные книжки студента;

• копии учредительных документов;

• локальные нормативные акты учреждения;

• отчеты установленной формы и пр.;

• описи дел постоянного хранения;

• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями и т.д.);

• платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);

реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк);

• свидетельства о повышении квалификации;

• сертификат специалиста;

• соглашения;

• сметы расходов;

• студенческие билеты;

• устав учреждения;

• удостоверение взамен утерянного диплома;

• чековые книжки;

• штатное расписание и изменения к нему;

Приложение 30 к п. 1.9 .

Основные понятия

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в колледже (филиале):

документ - официальный документ, созданный колледжем (филиалом), юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот колледжа (филиала):

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно­ цифровой форме:

Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор докух1ентов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним .

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавщее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронно-цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный эле.мент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеюший юридической силы;

заверенная копия - копия, документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение граждан - направленные в колледж или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалобы, а также устные обращения граждан .

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации .

шаблон б.танка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронном фор.ме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем доку'ментооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в колледже, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Тюменской области;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел .

СОГЛАСОВАНО:

–  –  –






Похожие работы:

«ВОЗМОЖНОСТИ ТЬЮТОРСКОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА СТУДЕНТОВ В УСЛОВИЯХ РАЗВИТИЯ СОВРЕМЕННОГО ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ Геворкян Т.В. Оренбургский государственный университет, г. Оренбург Сегодня многие вузы ощущают необходимость введения новых образовательных технологий. Одной из перспе...»

«204 СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Председатель Управляющего Директор МОУ средней Совета МОУ средней общеобразовательной школы №8 общеобразовательной школы №8 _ А.Г.Русаков _ Л. С. Бышкина "01" сентября 2010г....»

«Содержание Страницы ЦЕЛЕВОЙ РАЗДЕЛ 3 Пояснительная записка Цель Основные задачи СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ 4 Содержание работы 4-5 лет ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ РАЗДЕЛ 7 Предполагаемые результаты Формы поведения итогов и способы проверки знаний Целевой раздел Пояснительная записка Настоя...»

«МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ" ФГБОУ ВО "И...»

«Читаем вместе с детьми 2-3 лет Дети третьего года жизни могут слушать доступные им по содержанию стихи, сказки, рассказы. При повторном их чтении проговаривать слова, небольшие фразы. А так же большой интерес для них представляет рассматривание иллюстраций в зна...»

«UR-105 CT URWERK: "нью-йоркское состояние души" Сентябрь 2017 года. Компании URWERK исполнилось 20 лет. Для некоторых это означает наступление зрелости. Наконец-то! Для нас же это подходящий момент, чтобы окинуть взглядом пройденный путь без ностальгии и ложного пафоса, но с искренним волнением. Итак, 20 лет назад 22-летний Фелик...»

«АНАЛИЗ ПРЕДВЫБОРНЫХ ОБЕЩАНИЙ: ПОДДЕРЖКА СЕМЕЙ С ДЕТЬМИ Пирьо Турк, Андрес Вырк Nr 4/2011 Центр политических исследований Praxis следит за связанными с выборами в 12-ый состав Рийгикогу предвыборными дебатами и составляет беспристрас...»

«А.В. Болотнов Томский государственный педагогический университет Отражение индивидуальных особенностей ментально-психологического подстиля публичной языковой личности в дискурсивной практике Аннотация: В статье с позиций коммуникатив...»

«I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Блок дополнительного образования детей (БДО) в ГБОУ Школа № 1989 создан в целях формирования единого образовательного пространства общеобразовательного учреждения, для повышения качества образования и реализации процесса становления личности в разнообразных развивающих средах. БДО...»

«Инструкция по эксплуатации и установке Сушильная машина с тепловым насосом PT 7137 WP Vario ru-RU, UA, KZ До установки, подключения и подготовки прибора к работе обязательно прочитайте инструкцию по эксплуатации. Вы обезопасите себя и предотвратите повреждения Ваш...»

«Государственное бюджетное специальное (коррекционное) образовательное учреждение для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья специальная (коррекционная) общеобразовательная школа-интернат № 1 имени К. К. Грота Красногвардейского района Са...»

«КГАУ "КРАЕВОЙ ЦЕНТР ОБРАЗОВАНИЯ" УТВЕРЖДЕНА Генеральный директор КГАОУ КЦО Э.В.Шамонова РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ДЗЮДО В ШКОЛЕ"Составил: Учитель А.Ю . Самборук Хабаровск 2015 г. Пояснительная записка Сегодня проблема здоровья к форми...»

«Пояснительная записка Успешное овладение знаниями в начальных классах общеобразовательной школы невозможно без интереса детей к учебе. Основной формой обучения в школе является урок. Строгие р...»




 
2019 www.mash.dobrota.biz - «Бесплатная электронная библиотека - онлайн публикации»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.